Расходная накладная является одним из основных документов, подтверждающих факт отпуска товарно-материальных ценностей со склада организации. Поэтому правильное оформление и заполнение расходной накладной имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета.
Согласно действующему законодательству, расходная накладная должна содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа и дата его составления
В верхней части бланка расходной накладной указывается ее полное наименование «Расходная накладная» и дата составления в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Реквизиты организации, отпускающей товар
Указывается полное или сокращенное наименование организации в соответствии с учредительными документами, ее юридический адрес и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Также указываются реквизиты подразделения организации, если расходная накладная выписывается не головным офисом.
Реквизиты организации, получающей товар
Указываются наименование, юридический адрес и ИНН организации, которая является получателем товарно-материальных ценностей. Если получателем выступает физическое лицо, то указываются его ФИО, паспортные данные, ИНН (при наличии).
Сведения о товарно-материальных ценностях
В этом разделе расходной накладной перечисляются отпускаемые товары или материалы. Для каждой позиции указываются:
- Наименование товара
- Единица измерения (штуки, килограммы и т.д.)
- Количество отпущенных единиц
- Цена за единицу
- Сумма отпущенных товаров по каждой позиции
В конце раздела указывается общая сумма отпущенных товаров прописью и цифрами.
Подписи ответственных лиц
Расходная накладная подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, а также главным бухгалтером или бухгалтером, ответственным за оформление расходных операций. Подписи заверяются печатью организации.
Таким образом, расходная накладная является первичным учетным документом, который отражает факт отпуска товарно-материальных ценностей со склада. Правильное оформление этого документа в соответствии с установленными требованиями имеет принципиальное значение для ведения бухгалтерского и налогового учета организации.
Образец расходной накладной нуждается в утверждении руководителем организации. Утвержденный образец расходной накладной затем используется для оформления всех расходных операций в организации.
Прежде всего, образец расходной накладной должен соответствовать требованиям действующего законодательства и содержать все необходимые обязательные реквизиты. Кроме того, рекомендуется отразить в образце дополнительные реквизиты, необходимые для учета в конкретной организации.
После разработки образца расходной накладной целесообразно провести его юридическую экспертизу и проверку соответствия требованиям бухгалтерского и налогового учета. Это позволит выявить возможные недочеты и ошибки в оформлении документа до начала его применения.
Также важно обеспечить согласование образца расходной накладной с заинтересованными подразделениями организации. В частности, образец расходной накладной должен быть согласован с бухгалтерией, юридическим отделом, складом и другими подразделениями, участвующими в оформлении отпуска материалов.
После внесения всех необходимых правок образец расходной накладной утверждается руководителем организации. Утвержденный образец расходной накладной становится стандартной формой первичного учетного документа, обязательной для применения в организации.
Утвержденный образец расходной накладной должен быть доведен до сведения всех подразделений организации, участвующих в отпуске материалов со склада и оформлении расходных накладных. Кроме этого, рекомендуется организовать обучение сотрудников, ответственных за заполнение расходных накладных, правилам работы с новой формой документа.
Таким образом, утвержденный образец расходной накладной позволит упорядочить оформление расходных операций, повысить качество первичной документации и обеспечить соблюдение требований бухгалтерского и налогового учета при отпуске материалов в организации.
Порядок заполнения образца расходной накладной
После утверждения образца расходной накладной важно обеспечить правильное его заполнение сотрудниками организации.
В первую очередь, необходимо указывать полное наименование документа «Расходная накладная» без сокращений и кавычек. Дату составления следует проставлять в соответствии с фактической датой отпуска товаров со склада.
Реквизиты организации-отправителя должны полностью соответствовать информации из ЕГРЮЛ. Если расходная накладная выписывается обособленным подразделением, то указывается его полное наименование и местонахождение.
Реквизиты получателя заполняются на основании соответствующих документов: ЕГРЮЛ, договора, доверенности и т.д. ФИО физического лица указываются полностью без сокращений.
Контроль правильности заполнения расходной накладной
Для исключения ошибок при заполнении расходных накладных необходимо организовать контроль их правильного оформления.
В обязанности сотрудника, ответственного за составление расходной накладной, должна входить тщательная проверка заполнения всех реквизитов перед передачей документа на подпись.
Кроме того, целесообразно возложить контрольные функции на сотрудника бухгалтерии, который будет проверять правильность заполнения расходных накладных перед их отражением в учете.
Выявленные в ходе контроля ошибки в расходной накладной должны быть исправлены путем составления нового экземпляра документа.
Электронный документооборот расходных накладных
Для упрощения работы с расходными накладными целесообразно организовать электронный документооборот этих первичных документов.
Внедрение системы электронного документооборота позволит автоматизировать процесс создания, согласования и обработки расходных накладных, существенно упростит контроль правильности их заполнения.
При электронном документообороте рекомендуется использовать электронно-цифровые подписи ответственных лиц вместо «живых» подписей. Это позволит максимально исключить риск фальсификации отпускных документов.
Внедрение электронного расходно-приходного документооборота требует соответствующих финансовых вложений, однако в дальнейшем это позволит вывести работу с первичными документами на качественно новый уровень.
