Командировка сотрудника является очень распространенным рабочим мероприятием. Работодатели направляют своих работников в командировки для решения производственных задач: участия в семинарах, конференциях, выставках, для заключения договоров, проведения аудита и так далее.
При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан оформить командировочные документы, в число которых входит справка о командировке. Этот документ подтверждает срок и цель поездки работника, а также служит основанием для возмещения расходов по командировке.
Что указывают в справке о командировке
Справка о командировке заполняется на фирменном бланке организации. В ней указывают следующие сведения:
- наименование организации;
- должность, фамилия, имя, отчество командированного работника;
- место назначения (куда направляется работник);
- цель командировки;
- даты начала и окончания командировки с указанием полного количества дней;
- дата и номер приказа о направлении в командировку;
- сумма выданного аванса на командировочные расходы;
- подпись руководителя организации;
- печать организации.
Как правильно заполнить справку о командировке
Чтобы заполнить справку о командировке правильно, необходимо следовать определенным правилам:
- Указывать полное наименование организации в соответствии с уставными документами.
- Писать фамилию, имя и отчество командированного работника полностью, без сокращений.
- Конкретно указывать место назначения: город, наименование организации.
- Подробно раскрывать цель командировки в соответствии с приказом о направлении в командировку.
- Указывать точные даты начала и окончания командировки.
- Указывать полные реквизиты приказа: дату и номер.
- Проверять правильность всех данных перед подписанием справки руководителем.
При соблюдении этих правил справка будет оформлена корректно и позволит командированному работнику подтвердить цель поездки.
Образец заполнения справки о командировке
Рассмотрим конкретный пример заполнения справки о командировке сотрудника:
Как видно из образца, в справке указаны все необходимые реквизиты: наименование организации, данные командированного сотрудника, место и цель командировки, ее сроки, реквизиты приказа о направлении в командировку, сумма выданного аванса. Справка подписана руководителем и заверена печатью организации.
Как получить справку о командировке
Чтобы получить оформленную справку о командировке, работнику необходимо обратиться в отдел кадров своей организации. Сотрудники отдела кадров готовят справку на основании приказа о направлении работника в командировку.
Готовую справку о командировке можно получить:
- Лично на руки в отделе кадров.
- По электронной почте в виде скан-копии или фотографии.
- В личном кабинете сотрудника на корпоративном портале, если такой функционал предусмотрен.
Справку о командировке обычно выдают до начала поездки, чтобы работник мог ее предъявить по месту назначения. Оформленная по всем правилам, она подтверждает законность командировки сотрудника.
Получив справку о командировке, работник должен бережно хранить ее на протяжении всей поездки. Этот документ может понадобиться в различных ситуациях.
Предъявление справки в гостинице
При заселении в гостиницу по месту командировки администратор может попросить предъявить справку о командировке. Это делается для подтверждения статуса приезжающего. Поэтому справку нужно иметь при себе при заселении.
Подтверждение командировки на мероприятии
Если целью командировки является участие в конференции, семинаре, выставке, справка может потребоваться для регистрации, получения документов, подтверждения статуса участника. Организаторы могут сверить данные из справки с заявкой на участие.
Предъявление документов в налоговых органах
Иногда во время командировки работника могут остановить сотрудники налоговых органов и попросить предъявить документы. В такой ситуации справка о командировке подтвердит, что нахождение вне места жительства связано со служебной необходимостью.
Подтверждение факта командировки при обращении в загс
Если во время командировки произошло важное событие, например рождение ребенка, и требуется получить свидетельство о рождении по месту пребывания, справка о командировке поможет подтвердить факт нахождения в данном городе.
Обоснование задержки на работе
Если по каким-то причинам возвращение из командировки задерживается, справка поможет объяснить и обосновать это обстоятельство перед руководством. Например, при задержке авиарейса, болезни во время поездки.
Таким образом, справка о командировке не только оформляет поездку работника, но и может пригодиться в самых разных обстоятельствах. Поэтому бережно хранить этот документ нужно в течение всего времени пребывания в командировке.
По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 рабочих дней предоставить авансовый отчет об израсходованных суммах.
Составление авансового отчета
Для составления авансового отчета работник должен сохранить все документы, подтверждающие его расходы в командировке: чеки, квитанции, билеты и другие платежные документы. На основании этих документов заполняется унифицированная форма авансового отчета, которая включает:
- суммы фактических расходов по направлениям (проезд, проживание, суточные и т.д.);
- реквизиты подтверждающих документов;
- общую сумму израсходованного аванса;
- остаток неизрасходованных средств.
Проверка авансового отчета
Составленный работником авансовый отчет проверяет бухгалтерия. Бухгалтер проверяет:
- соответствие сумм в отчете первичным документам;
- правильность применения норм расходов;
- наличие всех необходимых подписей и печатей;
- арифметическую точность подсчетов.
После проверки авансовый отчет утверждается руководителем организации.
Возмещение расходов
На основании утвержденного авансового отчета работнику возмещаются понесенные в командировке расходы в размере, не превышающем установленные нормы. Если сумма аванса превышала реальные расходы, работник обязан вернуть остаток в кассу.
Оформление командировочных документов
После завершения командировки весь пакет оформленных документов передается в бухгалтерию: отчет о командировке, авансовый отчет, первичные документы по расходам, командировочное удостоверение. На основании этих документов в бухучете отражаются расходы на командировку.
Хранение командировочных документов
Весь комплект командировочных документов хранится в бухгалтерии в течение срока, установленного номенклатурой дел. Обычно это 5 лет. Документы хранятся вместе с приказом о направлении сотрудника в командировку.
Таким образом, по возвращении из командировки на работника ложится обязанность своевременно и правильно оформить все необходимые отчетные документы.
