Обязательные реквизиты являются неотъемлемой частью любого официального документа. Их наличие регламентируется государственными стандартами, в частности ГОСТ Р 6.30-2003. Данный стандарт устанавливает требования к оформлению управленческой документации, в том числе к составу обязательных реквизитов.
Наименование организации
Первым обязательным реквизитом любого официального документа является наименование организации - автора документа. Это должно быть указано полностью, без сокращений, в именительном падеже. Наименование обычно располагают в верхнем колонтитуле документа. Если организация имеет сложное название, допускается размещать его в несколько строк.
Реквизиты служебных документов
Служебные документы также должны содержать обязательные реквизиты. К ним относятся докладные и объяснительные записки, заявления, акты и другие. В таких документах обязательно указывают наименование вида документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Номер и дата документа
Важными обязательными реквизитами являются номер и дата документа. Номер присваивается документу при его регистрации в журнале. Дата - это дата подписания или утверждения документа, она ставится цифрами в последовательности день, месяц, год. Номер и дата позволяют идентифицировать документ, установить юридическую силу и место в документообороте организации.
Печать и подпись на документах
Важнейшими реквизитами любого официального документа являются печать и собственноручная подпись уполномоченного лица. Подпись придает документу юридическую силу, печать заверяет подлинность подписи должностного лица. Располагаются эти реквизиты в нижнем колонтитуле. Если документ подписывается несколькими лицами, их подписи располагают на одном уровне.
ГОСТ Р 6.30-2003
Таким образом, обязательные реквизиты - это атрибуты официального документа, наличие которых предусмотрено государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Соблюдение требований данного ГОСТа обеспечивает единообразие и правильность оформления документов, что важно для управления документооборотом и работы с документами.
Реквизиты первичных документов
К первичным документам относятся документы, составленные непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Это может быть накладная, акт, счет-фактура и другие. Первичные документы также должны содержать обязательные реквизиты - наименование документа, дату составления, содержание и участников операции, подписи и так далее.
Требования к реквизитам по ГОСТ
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает не только состав обязательных реквизитов, но и требования к их оформлению. Например, наименование организации должно быть без сокращений и в именительном падеже. Дата оформляется цифрами в последовательности день, месяц, год. Каждый реквизит должен располагаться в определенном месте на бланке.
Унифицированные формы документов
Для унификации документов применяются типовые формы, утвержденные в составе унифицированных систем документации. Эти системы устанавливают формуляр-образец оформления определенных видов документов. Например, приказы оформляются по ГОСТ Р 6.30-2003.
Юридическая сила документа
Наличие обязательных реквизитов и правильное их оформление придает документу юридическую силу. Документ считается действительным и может служить доказательством, если он соответствует установленным стандартам. Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита может сделать документ недействительным.
Контроль правильности оформления
За правильным оформлением документов в организации должен быть установлен контроль. Это позволяет избежать ошибок и нарушений стандартов, обеспечить единообразие документов. Контроль осуществляют сотрудники канцелярии или специально выделенные лица.
Виды документов
Существует множество видов документов, используемых в делопроизводстве. Это может быть организационно-распорядительная документация, к которой относятся приказы, распоряжения, положения. Также выделяют информационно-справочные документы - акты, письма, справки. Каждый вид документа имеет свою форму.
Бланки документов
Для изготовления официальных документов используются специальные бланки. Бланк - это типовая форма документа с воспроизведением реквизитов. Различают бланки писем, приказов, распоряжений. Бланки могут быть общими и бланками для писем.
Реквизиты электронных документов
В настоящее время широко используются электронные документы. Несмотря на особенности оформления, они также должны содержать обязательные реквизиты - наименование, дату, регистрационный номер, подпись. Для электронных документов используется электронная подпись.
Сроки хранения документов
Документы хранятся в организации в течение установленного срока. Срок хранения зависит от вида документа и определяется номенклатурой дел. Например, приказы по основной деятельности могут храниться постоянно в архиве.
Полное наименование организации
Очень важный реквизит - полное наименование организации. Оно включает организационно-правовую форму и название организации. Указывается без кавычек, в именительном падеже. Полное наименование отличает данную организацию от других.
Обработка и анализ документов
Документы не просто хранятся в архиве организации. С ними ведется постоянная работа: выдача копий и выписок, проверка исполнения, анализ для составления отчетов и принятия управленческих решений. Для этого важна обработка документов.
Структура реквизитов
Реквизиты документа имеют определенную структуру, которая регламентируется государственным стандартом. Обычно выделяют следующие группы реквизитов: общие, исполнения документа, оформления документа, утверждения документа.
Общие реквизиты
К общим реквизитам относятся: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, гриф утверждения, адресат, заголовок к тексту, текст документа.
Реквизиты оформления
Реквизиты оформления - это реквизиты, отражающие работу с документом после его подписания: отметка об исполнителе, резолюция, отметка о контроле и другие.
Реквизиты утверждения
Реквизиты утверждения придают документу правовой статус, к ним относятся: гриф утверждения, подпись, печать. Утверждение оформляется соответствующим грифом.
Использование типовых форм
Для унификации документов и правильного расположения реквизитов используются типовые формы документов - бланки и формуляры. Они устанавливаются государственными стандартами для наиболее распространенных видов документов.
Электронный документооборот
Развитие электронного документооборота внесло изменения в работу с документами. Но обязательные реквизиты сохраняются и в электронных документах. При этом используются новые способы их оформления и заверения электронной подписью.
Подготовка проекта документа
Перед составлением официального документа проводится подготовительная работа. Определяется необходимость создания документа, его вид, изучаются требования к оформлению. Готовится проект с указанием предполагаемых реквизитов.
Согласование документа
Проект документа направляют на согласование заинтересованным должностным лицам или в структурные подразделения. Согласование оформляется визой на документе или на отдельном листе. Это обязательная процедура.
Регистрация документа
После подписания документ регистрируется в журнале или картотеке. Ему присваивается порядковый номер, указывается дата регистрации. Эти данные вносятся в регистрационный номер и дату документа.
Оформление копий документа
Подлинник документа помещается в дело, а заинтересованным лицам раздаются его копии или выписки. На копии обязательно указывается, с какого документа она взята.
Отправка и доставка документа
Официальные документы доставляют адресатам специальными средствами: почтой, курьером, фельдъегерской связью. Отправка документов регистрируется для контроля исполнения.
Обеспечение сохранности документов
В организации должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность документов и носителей. Документы хранятся в специально оборудованных помещениях или сейфах.
Контроль исполнения документов
Важной частью работы с документами является контроль за их исполнением. Контроль позволяет убедиться, что документ исполнен в установленный срок и надлежащим образом. Осуществляется путем проверок, запросов, сверки данных.
Систематизация документов
Для упорядочения работы с документами проводится их систематизация - распределение document по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизация внутри дел.
Экспертиза ценности документов
С целью отбора документов для дальнейшего хранения проводится экспертиза их ценности. Определяется, являются ли документы ценными, подлежат ли они дальнейшему хранению или уничтожению по истечении сроков.
Передача документов на архивное хранение
Документы с долгосрочными сроками хранения, обладающие исторической ценностью, передаются на хранение в архив организации, а затем в государственный архив.
Уничтожение документов
Документы с истекшими сроками хранения, не имеющие ценности, подлежат уничтожению. Уничтожение проводится по акту списания дел с последующим измельчением или сожжением.
Восстановление документов
При обнаружении утраты или порчи документов принимаются меры по их восстановлению. Документы могут быть восстановлены по имеющимся копиям или составляются заново.
Структура текста документа
Текст любого документа имеет определенную структуру. Обычно в нем выделяют введение, основную часть и заключение. Во введении определяются цели и задачи. Основная часть содержит информацию по существу вопроса. Заключение подводит итоги.
Язык и стиль документа
Язык служебного документа должен быть четким, лаконичным, соответствовать нормам литературного языка. Не допускается использование разговорных выражений. Текст излагается в безличной форме.
Реквизиты отмены и замены документов
При отмене или замене документов составляется документ об отмене или замене. Он должен содержать ссылку на отменяемый документ, причины отмены, реквизиты нового документа.
Оформление приложений
К документам могут прилагаться различные материалы - сведения, таблицы. Приложения оформляются на отдельных листах, нумеруются, в тексте делается ссылка на них.
Формуляр документа
Для стандартизации документов утверждаются формуляры - образцы, устанавливающие типовой состав реквизитов и требования к оформлению определенных видов документов.
Особенности электронных документов
Электронные документы имеют ряд особенностей оформления обязательных реквизитов в связи с использованием электронной подписи и специального программного обеспечения.
Правила оформления реквизитов
Существуют определенные правила оформления обязательных реквизитов документов. Например, наименование организации печатается в верхнем колонтитуле через один межстрочный интервал. Дата документа проставляется арабскими цифрами в последовательности день, месяц, год.
Порядок расположения реквизитов
Реквизиты располагаются на документе в определенном порядке, предусмотренном государственным стандартом. Соблюдение установленного порядка обеспечивает быстрый поиск необходимой информации.
Особенности реквизитов приказов
Для такого распространенного вида документа как приказ установлен свой типовой состав обязательных реквизитов с учетом особенностей этого документа. Например, обязательным является резолютивная часть.
Применение унифицированных форм
Унифицированные формы документов устанавливают не только состав реквизитов, но и правила их оформления применительно к конкретному виду. Это обеспечивает единообразие документов.
Особенности электронных подписей
В электронных документах применяются усиленные электронные подписи, основанные на сертификатах ключей. Существуют определенные правила их оформления и проверки.
Контроль правильности оформления
В организациях должен быть налажен контроль за соблюдением установленных правил оформления документов и их реквизитов. Это позволяет избежать ошибок.
