Форма т8 является одним из важнейших документов в сфере трудовых отношений. От правильности ее заполнения и своевременной сдачи зависит оформление увольнения сотрудника. Давайте разберемся, как грамотно заполнить форму т8 и не допустить ошибок.
Что такое форма т8
Форма т8 - это унифицированная форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Она применяется для оформления приема, перевода и увольнения работников.
В форме т8 отражаются основные сведения о сотруднике и его трудовой деятельности в организации: ФИО, дата рождения, образование, сведения о приеме, переводе, увольнении. Форма позволяет контролировать движение кадров на предприятии.
Кто заполняет и подает форму т8
Заполняет форму работодатель - руководитель организации или уполномоченное им лицо, например, кадровик. Работник лишь подписывает уже заполненную форму.
Подавать форму т8 нужно в налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Срок подачи:
- При приеме на работу - не позднее недели со дня приема;
- При переводе - не позднее недели со дня перевода;
- При увольнении - не позднее недели со дня увольнения.
Порядок заполнения формы т8
Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению формы:
- В верхней части указываются данные организации - полное наименование, ИНН, КПП, адрес, код по ОКПО. Эти данные заполняются при любом движении кадров.
- Далее заполняются персональные данные работника - ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации.
- Указывается дата и номер приказа, на основании которого происходит оформление приема, перевода или увольнения сотрудника.
- Заполняются данные о приеме, переводе или увольнении - дата, должность, подразделение, оклад.
- Ставятся подписи ответственных лиц и печать организации.
Особое внимание стоит уделить заполнению кодов, которые идентифицируют вид деятельности организации и должности работников. Коды должны соответствовать общероссийским классификаторам.
Типичные ошибки при заполнении формы т8
Чаще всего при заполнении допускаются такие ошибки:
- Некорректные персональные данные работника;
- Неправильные коды ОКВЭД и должности;
- Несоответствие дат;
- Отсутствие необходимых подписей и печати.
Такие ошибки могут повлечь отказ в регистрации документа, наложение штрафов на организацию, задержку выплат пособий и компенсаций сотруднику.
Электронная форма т8
С 2019 года форма т8 может подаваться в электронном виде через систему Пенсионного фонда ЭСИА. Электронная форма т8 имеет такую же юридическую силу, как и бумажная.
Преимущества электронной формы:
- Быстрота и удобство подачи;
- Исключение ошибок при заполнении;
- Экономия времени и денег.
Электронную форму т8 можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации.
Заполнение и подача формы т8 - важный этап в оформлении трудовых отношений, от которого зависит соблюдение прав работника. Следуя простым рекомендациям, можно избежать ошибок и проблем при заполнении формы.
Главное - внимательно проверять данные работника, коды, даты, не допускать несоответствий. Использование электронной формы т8 позволит упростить процесс и сэкономить время.
Подача формы т8 при разных кадровых мероприятиях
Рассмотрим особенности подачи формы т8 при различных кадровых ситуациях в организации.
Прием на работу
При приеме на работу в форме т8 указываются дата и номер приказа о приеме, дата приема на работу, наименование должности и подразделения, оклад. Данные о приеме заполняются в соответствующем разделе формы.
Перевод на другую должность
При переводе работника на другую должность или в другое подразделение в форме т8 отражаются дата и номер приказа о переводе, предыдущая и новая должности работника, дата перевода. Эти данные заполняются в разделе о переводах.
Совмещение должностей
Если работнику поручается совмещать свою основную должность с дополнительной, об этом также делается запись в форме т8. Указываются обе должности и дата начала совмещения.
Оформление отпуска
На время отпуска (очередного, учебного, по беременности и родам) за работником сохраняется его должность. В форме т8 делается отметка о предоставлении отпуска работнику в соответствующих графах.
Увольнение
При прекращении трудового договора в форме т8 указывается дата и номер приказа об увольнении, последняя должность работника, дата увольнения, а также основание прекращения трудового договора.
Ответственность за нарушение порядка заполнения и подачи формы т8
Работодатели обязаны строго соблюдать установленный порядок заполнения и сдачи формы т8. За нарушения предусмотрена административная ответственность.
К нарушениям относятся:
- Непредставление сведений или представление недостоверных сведений - штраф до 5000 рублей;
- Нарушение сроков представления сведений - предупреждение или штраф до 3000 рублей.
Повторное нарушение в течение года влечет более крупный штраф - от 1000 до 5000 рублей.
Кроме того, некорректное заполнение формы т8 может повлечь отказ в регистрации документа, задержку выплат работнику, проблемы при назначении пенсии.
Поэтому работодателям следует максимально внимательно и ответственно подходить к заполнению и сдаче формы т8, чтобы избежать ошибок и негативных последствий.
