Товарный чек без кассового аппарата широко используется индивидуальными предпринимателями и малым бизнесом. Это удобный инструмент для оформления продаж и расчетов с контрагентами. Однако есть ряд нюансов, о которых нужно знать, чтобы избежать проблем с налоговой.
Как правильно заполнить товарный чек
Чтобы товарный чек был действительным, в нем должна содержаться вся необходимая информация:
- Наименование документа — «Товарный чек»;
- Порядковый номер чека;
- Дата и время совершения покупки;
- Наименование организации или ИП;
- ИНН и адрес организации;
- Наименование и количество товара;
- Сумма продажи;
- Подпись лица, выдавшего чек.
Товарный чек без кассового может быть напечатан или заполнен вручную. Главное, чтобы в нем четко читалась вся информация.
Можно ли отчитаться товарным чеком перед налоговой
С 2020 года для отчетности перед налоговой товарные чеки без кассового аппарата уже не подходят. Согласно 54-ФЗ, все расчеты нужно проводить через онлайн-кассу с выдачей фискального чека. Исключение составляют некоторые виды деятельности и ситуации, где разрешены расчеты без ККТ.
Например, без кассы могут работать:
- Интернет-магазины с доставкой товаров курьером;
- Организации, оказывающие услуги населению;
- ИП на патентной системе налогообложения;
- ИП с доходом до 2 млн рублей в год и др.
В таких случаях товарный чек без кассового по-прежнему может служить первичным документом.
Какие санкции грозят за неприменение ККТ
Если предприниматель по закону обязан использовать онлайн-кассу, но продолжает работать по товарным чекам, ему грозят серьезные санкции:
- Штраф от 25% до 50% от суммы расчета;
- Приостановка деятельности на срок до 90 дней;
- Конфискация изъятых сумм нарушений.
Поэтому перед тем, как отчитываться товарными чеками без кассового аппарата, нужно убедиться, что бизнес попадает в список исключений.
Когда товарный чек уместен наряду с кассовым
Даже при работе через ККТ товарные чеки могут использоваться в дополнение к фискальным в таких случаях:
- Для учета товаров, принятых на реализацию;
- При внутреннем перемещении товаров;
- Для оформления торговых операций между ИП;
- Вместо накладных при отгрузке продукции и др.
Главное, чтобы эти операции не подразумевали расчетов с наличными деньгами. Иначе чек из ККТ будет обязателен.
Таким образом, товарный чек без кассового по-прежнему остается удобным документом для внутреннего документооборота. А для отчетности перед налоговой следует использовать фискальные чеки из онлайн-кассы. Это позволит избежать крупных штрафов и других неприятных последствий.
Подробнее о требованиях к реквизитам товарного чека
Чтобы товарный чек считался действительным первичным документом, он должен содержать обязательные реквизиты.
Во-первых, это наименование документа - "Товарный чек". Оно пишется в верхней части бланка. Также указывается порядковый номер чека, чтобы можно было отличить его от других чеков.
Затем идут дата и точное время оформления чека. Это важно для хронологического учета операций.
Далее заполняются реквизиты организации: наименование, ИНН, адрес, подпись ответственного лица. Без этих данных чек не будет иметь юридической силы.
Пример правильно заполненного образца товарного чека
Чтобы лучше разобраться, как заполнять товарный чек, давайте рассмотрим конкретный образец:
Как видно из образца, чек содержит все необходимые реквизиты: номер, дату, наименование организации, адрес, ИНН. Также указаны наименование товара, его количество, цена и общая сумма. И имеется подпись ответственного лица. Разобрались, как заполнять товарный чек, идем дальше.
Особенности оформления товарного чека ИП
Если товарный чек выдает ИП, он заполняется так же, как и организацией, но с небольшими отличиями:
- Вместо наименования организации указывают ФИО ИП;
- В реквизитах проставляют ИНН и адрес ИП;
- Чек подписывает сам ИП.
При этом на чеке обязательно должен быть указан статус ИП, например: "Иванов И.И. - ИП". Это важно для идентификации лица, выдавшего чек.
Когда товарный чек нельзя считать действительным
Бывают ситуации, когда товарный чек не может служить первичным документом, даже если он полностью заполнен. К таким случаям относятся:
- Отсутствие печати организации или ИП на чеке;
- Исправления в указанных реквизитах;
- Отсутствие подписи ответственного лица;
- Просроченный бланк чека;
- Нечитаемое заполнение реквизитов.
При выявлении подобных нарушений налоговая может не принять такие чеки к учету. Поэтому нужно контролировать правильность заполнения этого важного документа.
Нюансы использования товарного чека для ИП на патенте
Индивидуальные предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения, имеют право работать без кассового аппарата и применять товарные чеки.
Однако есть особенности оформления таких чеков:
- В реквизитах обязательно указывается, что ИП работает на патенте;
- Проверяется срок действия патента, чтобы чек выдавался в его рамках;
- Указывается вид предпринимательской деятельности по патенту.
Это нужно, чтобы подтвердить право ИП на расчеты без применения ККТ в рамках патента.
Особенности заполнения товарного чека интернет-магазином
Для интернет-магазинов, осуществляющих доставку товаров курьером, товарный чек тоже подходит.
Однако при его заполнении есть нюансы:
- Указывается, что товары реализуются дистанционным способом;
- Прописываются реквизиты заказа (номер, дата);
- Указывается способ оплаты (наличный/безналичный расчет).
Это позволяет идентифицировать продажу как онлайн-заказ с курьерской доставкой.
Порядок выдачи и хранения товарного чека
Товарный чек выдается покупателю непосредственно при осуществлении покупки. ИП выдал товарный чек без кассового - предусмотрены штрафы.
Выданные чеки хранятся в кассе в течение года. Затем можно перенести в архив, где срок хранения составляет не менее 4 лет.
Риски использования товарного чека вместо кассового
К сожалению, некоторые предприниматели все еще пытаются использовать товарные чеки в обход кассового аппарата там, где это запрещено 54-ФЗ.
Однако такие действия чреваты высокими штрафами и другими мерами ответственности. Поэтому перед тем, как выдать товарный чек, нужно еще раз убедиться, что бизнес имеет на это право.
Безопаснее работать легально и использовать ККТ там, где она предписана законом. Это позволит избежать конфликтов с проверяющими органами.
Как правильно хранить оформленные товарные чеки
После оформления товарных чеков в соответствии со всеми правилами необходимо обеспечить их надлежащее хранение.
В течение года выданные чеки хранятся в доступном месте в кассе или у ответственного сотрудника. Это нужно для оперативного доступа и проверок.
По истечении года чеки можно перенести в архив организации. Срок их хранения в архиве составляет не менее 4 лет с момента оформления.
Чеки рекомендуется систематизировать по датам и номерам, чтобы при необходимости можно было быстро найти нужный документ.
Товарные чеки должны храниться в оригинале на бумажных носителях. Недопустимо их уничтожение до истечения установленного срока.
Ответственность за нарушение порядка применения товарных чеков
Если предприниматель нарушает правила оформления и применения товарных чеков, к нему могут быть применены меры ответственности.
Например, за невыдачу покупателю товарного чека по его просьбе ИП грозит штраф от 1500 до 3000 рублей.
Если ИП или организация выдает товарный чек вместо кассового там, где это запрещено, штрафы гораздо выше - от 25% до 50% от суммы расчета.
Поэтому очень важно строго соблюдать все правила оформления и выдачи товарных чеков, чтобы исключить риски наказания.
Правила оформления товарного чека при возврате товара
Иногда возникает необходимость оформить возврат товара, ранее приобретенного по товарному чеку. В этом случае также применяется товарный чек, но с учетом особенностей.
В чеке на возврат указываются:
- Пометка "возврат товара";
- Реквизиты исходного товарного чека (номер, дата);
- Наименование товара и его количество;
- Сумма, подлежащая возврату.
При этом чек заверяется подписями лица, осуществившего возврат, и покупателя.
Контроль за использованием товарных чеков
Товарные чеки, выданные организацией или ИП, должны строго учитываться.
Для этого ведут:
- Реестр выданных товарных чеков;
- Журнал учета выданных товарных чеков;
- Книгу кассира-операциониста.
Сверка данных по этим документам позволяет выявить расхождения или нарушения правил применения товарных чеков.
Выдача товарного чека покупателю
Товарный чек выдается покупателю в обязательном порядке и бесплатно.
Чек должен быть выдан непосредственно после осуществления покупки или получения предоплаты.
Отказ в выдаче чека является нарушением и влечет ответственность для продавца.
Взаимосвязь товарного и кассового чеков
Товарный и кассовый чек - разные документы, которые могут дополнять друг друга.
Товарный чек фиксирует сам факт сделки, кассовый - факт расчета. Их данные должны совпадать.
Автоматизация оформления товарных чеков
Чтобы ускорить и упростить оформление товарных чеков, можно внедрить специальное программное обеспечение.
Оно позволяет формировать чеки в автоматическом режиме по заданным параметрам, избегая ошибок.
Особенности оформления товарного чека при реализации подакцизных товаров
Если по товарному чеку реализуются подакцизные товары (алкоголь, табак и др.), есть ряд особенностей его оформления:
- Обязательное указание вида и объема подакцизного товара;
- Отметка об уплате акциза;
- Наличие лицензии на розничную продажу.
Без этих данных товарный чек на подакцизный товар считается недействительным.
Типичные ошибки при заполнении товарного чека
Чтобы избежать проблем с действительностью товарного чека, нужно внимательно контролировать его заполнение и не допускать типичных ошибок:
- Нечеткое заполнение обязательных реквизитов;
- Отсутствие подписи или печати;
- Исправления в указанных данных;
- Несоответствие формы установленным требованиям.
Любая из этих ошибок может повлечь отказ налоговой в признании чека документом первичного учета.
Порядок выдачи повторного экземпляра товарного чека
Если покупатель по какой-то причине утратил товарный чек, у него есть право обратиться за получением повторного экземпляра.
Для этого нужно написать соответствующее заявление продавцу с указанием причин.
Продавец на основании данных по выданным чекам может выписать дубликат, если такой чек действительно выдавался.
Срок действия бланка товарного чека
Бланки товарных чеков, на которых они оформляются, действительны в течение года с момента их изготовления типографским способом.
По истечении года бланки товарных чеков считаются недействительными и использованию не подлежат.
Данное ограничение нужно учитывать при организации документооборота.
Порядок аннулирования ошибочно заполненного товарного чека
Иногда по ошибке может быть заполнен товарный чек, требующий исправления. Для этого чек аннулируется и выписывается новый.
Чтобы аннулировать товарный чек, на нем делается надпись "Аннулирован", проставляются дата и подпись.
Затем этот чек помещается в отдельную папку для аннулированных документов.
Отличия товарного чека от товарной накладной
Товарный чек и товарная накладная имеют сходное назначение, но отличаются по ряду признаков:
- Чек выдается при розничной продаже, накладная - при оптовой;
- Чек регистрирует переход права собственности, накладная - отгрузку товара;
- Чек выдает продавец, накладная - поставщик.
Порядок выдачи товарного чека иностранному гражданину
При продаже товара иностранному гражданину товарный чек выдается в общем порядке.
Однако по требованию покупателя чек может быть заполнен на английском языке или на языке, который ему понятен.
В этом случае продавец делает в чеке отметку "Дубликат чека на русском языке получен" и заверяет подписью покупателя.
Налоговые последствия отсутствия товарных чеков
Если предприниматель не может предъявить товарные чеки или их данные вызывают сомнения, налоговая не будет учитывать соответствующие расходы.
А если чеков нет вообще, то весь товар считается приобретенным незаконно. Это влечет доначисление налогов и штрафов.
Срок исковой давности по товарному чеку
Срок исковой давности по требованиям, вытекающим из товарного чека, составляет 3 года.
То есть в течение 3 лет с момента покупки по чеку можно предъявить претензии за некачественный товар и т.п.
По истечении этого срока требования по чеку в судебном порядке не принимаются.
Особенности заполнения товарного чека при комиссионной торговле
Если товар реализуется через комиссионера, в товарном чеке дополнительно указываются:
- Сведения о комитенте - собственнике товара;
- Реквизиты договора комиссии;
- Размер комиссионного вознаграждения.
Это необходимо для отражения перехода права собственности от комитента к покупателю.
Порядок выдачи товарного чека при предоплате
Если покупатель вносит предоплату, товарный чек также выдается, но с отметкой "предоплата" в реквизитах.
После отгрузки товара оформляется новый чек на полную стоимость с указанием реквизитов чека по предоплате.
Возможность выставления счета-фактуры к товарному чеку
К товарному чеку может быть выставлен счет-фактура, если в нем есть реквизиты для этого.
В частности, должны быть указаны ИНН покупателя, наименование товаров, ставка и сумма НДС.
Выставление счета-фактуры к товарному чеку возможно, но необязательно.
Особенности выдачи товарного чека на товары по дисконтной карте
При продаже со скидкой по дисконтной карте в чеке дополнительно указываются:
- Номер дисконтной карты;
- Размер предоставленной скидки;
- Сумма со скидкой.
Это необходимо для подтверждения правомерности скидки в чеке.
Налоговые последствия выдачи ложного товарного чека
Выдача товарного чека, который заведомо не соответствует факту продажи, рассматривается как налоговое правонарушение.
Последствия - доначисление налогов, пеней, возможно до 40% от суммы ложного чека, а также штрафы для должностных лиц.
