Опись дела - это основной учетный документ, позволяющий упорядочить хранение дел в архиве. Грамотно составленная опись дел помогает быстро найти нужное дело и получить о нем исчерпывающую информацию.
Рассмотрим подробно, как правильно составить опись дела, какие обязательные реквизиты она должна содержать и особенности заполнения.
1. Назначение и сущность описи дела
Опись дела представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием их индексов, сроков и объема хранения. Опись составляется для учета и поиска документов.
Основными функциями описи дела являются:
- Учет дел, заведенных в архиве
- Систематизация дел
- Определение сроков хранения дел
- Поиск необходимых документов
- Проверка наличия и состояния дел
Таким образом, опись дела выступает важнейшим архивным справочником, обеспечивающим быстрый доступ к документам.
2. Правила оформления описи дела
Опись дел составляется по установленной форме, утвержденной специальным перечнем Минкультуры России. Опись имеет специальный бланк, включающий обязательные реквизиты.
Рассмотрим основные правила оформления описи дел:
- Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации документов.
- Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
- Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены в заголовок дела.
- Заголовок дела должен быть расположен на левом поле, от границы которого он отделяется пробелом в 2 см.
- Заголовок должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Соблюдение перечисленных правил позволяет составить полноценную опись дела.
3. Обязательные реквизиты описи дела
Форма описи дела имеет унифицированный образец, включающий следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации
- Название структурного подразделения
- Номер дела
- Заголовок дела
- Дата дела (тома, части)
- Срок хранения дела
- Количество листов в деле
- Примечания
Рассмотрим назначение каждого обязательного реквизита подробнее.
В реквизите "Наименование организации" указывается полное или сокращенное название организации, в архиве которой находится дело.
В реквизите "Название структурного подразделения" указывается название отдела или ведомства, в котором было заведено дело.
Реквизит "Номер дела" содержит цифровое обозначение (индекс) каждого дела внутри описи.
"Заголовок дела" - краткое содержание документов дела. Заголовок составляется из наименования вида дела и вопроса, который в деле рассматривается.
В реквизите "Дата дела" указывается период, к которому относятся документы дела (год(ы) заведения и окончания делопроизводством по делу). Если дело заведено в течение одного календарного года, то указывается этот год.
Реквизит "Срок хранения дела" содержит срок хранения дела, установленный номенклатурой дел организации.
В графе "Количество листов в деле" указывается фактическое количество листов в конкретном деле данной описи.
Реквизит "Примечания" может содержать отметки о приеме дел, особенности физического состояния, отметки об утрате и т.п.
Таким образом, заполнение всех обязательных реквизитов позволяет составить полноценную опись дела.
4. Порядок заполнения описи дела
Последовательность заполнения описи дела выглядит следующим образом:
- Заполняются реквизиты "Наименование организации", "Название структурного подразделения".
- Указывается порядковый номер дела внутри описи.
- Вносится заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел и содержанием документов в деле.
- Указываются дата дела, количество листов в деле.
- Определяется срок хранения дела на основании номенклатуры дел.
- При необходимости заполняются примечания к делу.
Правильность заголовков дел проверяется путем сверки с номенклатурой дел. Заголовок должен соответствовать разделу номенклатуры дел, в котором предусмотрено заведение такого дела.
Порядок расположения заголовков дел в описи определяется схемой систематизации дел в номенклатуре. Как правило, применяется хронологический, предметно-хронологический или алфавитный порядок.
Таким образом, опись дел составляется с учетом требований к заголовкам дел и их систематизации.
5. Требования к оформлению описей дел
Помимо заполнения обязательных реквизитов, к оформлению описей предъявляются следующие требования:
- Опись составляется на общем бланке, имеющем типовую форму.
- Не допускаются подчистки и помарки.
- Текст печатается через 1,5 интервала.
- Реквизиты и заголовки выравниваются по левой границе зоны реквизита.
- Заголовки отделяются от реквизитов 2 см.
- Реквизиты "Номер дела", "Количество листов" выравниваются по правому краю зоны реквизита.
Соблюдение перечисленных требований к оформлению позволяет составить опись в соответствии со стандартами делопроизводства.
Таким образом, опись дела является важнейшим архивным документом. Ее аккуратное и правильное составление обеспечивает учет, сохранность документов и оперативный поиск информации.
6. Особенности составления описи для разных видов дел
Несмотря на общие правила, составление описи имеет некоторые особенности для разных видов дел.
Для дел постоянного хранения опись составляется более детально с разбивкой дела на тома. Указываются номера томов, их наименование, даты начала и окончания тома.
В описи личных дел рекомендуется указывать не только заголовок дела, но и фамилию, имя, отчество лица, на которое заведено личное дело. Это облегчает розыск дела.
При составлении описи электронных дел указываются не количество листов, а объем в мегабайтах. Также отмечаются форматы файлов дела.
Для описи дел временного хранения рекомендуется составлять раздельные описи на дела каждого календарного года. Это упрощает процедуру уничтожения дел по истечении сроков хранения.
7. Типичные ошибки при составлении описи дел
Чтобы избежать ошибок, составители описей должны обращать внимание на следующие моменты:
- Неполное заполнение обязательных реквизитов описи.
- Несоответствие заголовков дел номенклатуре дел.
- Нарушение порядка систематизации заголовков.
- Орфографические ошибки в заголовках дел.
- Несоответствие сроков хранения указанным в перечне типовых документов.
Тщательная проверка описи на соответствие правилам поможет избежать таких ошибок.
8. Проверка правильности составления описи дел
После составления опись дел необходимо тщательно проверить. Для проверки рекомендуется:
- Сверить соответствие количества дел в описи и в номенклатуре дел.
- Сопоставить заголовки дел с наименованиями разделов номенклатуры.
- Проверить соблюдение сроков хранения дел.
- Сравнить итоговую запись об объеме описи в делах и листах.
- Просмотреть правильность нумерации листов описи.
Такая тщательная проверка позволит выявить ошибки описи и устранить их.
9. Усовершенствование формы описи дел
С развитием технологий появляется возможность усовершенствовать традиционную форму описи дела.
Перспективным направлением является внедрение автоматизированных систем для ведения описей дел. Это позволит повысить оперативность работы с описями и снизить вероятность ошибок.
Другим направлением может стать перевод традиционных описей дел в электронный формат. Это облегчит доступ к описям и упростит их копирование.
Вместе с тем, необходимо сохранить основные принципы и структуру описи как базового учетного документа по работе с архивными делами.
10. Рекомендации по хранению описей дел
Для обеспечения сохранности описи дел необходимо соблюдать следующие рекомендации:
- Хранить описи дел в отдельной папке в архиве.
- Исключить попадание на описи влаги, пыли, прямых солнечных лучей.
- Не допускать механических повреждений описи.
- Строго ограничить доступ к описям дел посторонних лиц.
- При копировании описей использовать мягкие карандаши.
- Делать копии описей только в крайних случаях.
Соблюдение этих рекомендаций позволит максимально сохранить описи дел в неизменном виде.
11. Порядок внесения изменений в опись дел
При необходимости в опись дел вносятся обоснованные изменения, которые фиксируются в установленном порядке.
Возможные изменения в описи дел:
- Замена, дополнение или исключение отдельных заголовков дел.
- Изменение нумерации дел.
- Уточнение сроков хранения дел.
- Добавление новых разделов описи.
- Указание новых мест хранения дел.
Все изменения в описи дел оформляются протоколом экспертной комиссии и фиксируются в регистрационном журнале.
12. Обновление описей дел
Периодически описи дел должны обновляться путем пересоставления или переработки.
Пересоставление описи производится в случае ее ветхости, неправильного первоначального составления, значительного изменения количества дел.
Переработка описи осуществляется путем усовершенствования, дополнения, актуализации и систематизации заголовков дел.
Пересоставленные и переработанные описи дел представляются в соответствующий государственный архив на согласование и утверждение.
13. Использование данных описи в архивной справочной работе
Данные, содержащиеся в описях дел, широко используются в справочной работе архивов.
По запросам пользователей на основе описей выдаются архивные справки, выписки, копии документов. Описи позволяют быстро выявить наличие документов по определенной теме.
Кроме того, на базе описей составляются различные путеводители, справочники, каталоги, обзоры документов, что облегчает использование архивных документов.
Таким образом, опись дела является универсальным архивным справочником, имеющим важнейшее значение для обеспечения сохранности и использования документов.
14. Правила передачи описей дел в архив
После завершения дел в делопроизводстве описи передаются в архив. При передаче описей необходимо соблюдать следующие правила:
- Описи должны быть утверждены в установленном порядке.
- Описи передаются в архив по графику, согласованному с руководством.
- К описям прилагается реестр дел, передаваемых в архив.
- Сверяется соответствие дел, числящихся по описям, фактическому наличию дел.
- Описи сброшюровываются в папки в хронологическом порядке.
Соблюдение этих правил гарантирует успешную передачу описей в архив.
15. Образец оформления описи дел
Опись дел оформляется по унифицированной форме, имеющей следующий образец:
Данный образец наглядно демонстрирует основные обязательные реквизиты описи и порядок их заполнения.
16. Автоматизация процесса составления описей дел
Актуальной задачей в сфере делопроизводства является автоматизация процесса составления описей дел.
Для автоматизации могут использоваться специальные программы, позволяющие формировать описи на основе баз данных по документам организации.
Внедрение таких систем повышает точность заполнения описей, исключает ошибки, ускоряет подготовку и согласование описей.
17. Значение квалификации составителей описей дел
Качество составления описей дел во многом зависит от квалификации исполнителей.
Составитель описей должен знать нормативные требования, владеть методикой анализа документов, иметь архивные и делопроизводственные навыки.
Повышение квалификации составителей описей через обучение, стажировки, семинары является важным условием совершенствования работы по составлению описей дел.
18. Внутренняя опись дел в организации
Помимо основной описи дел организации, может вестись внутренняя опись документов внутри структурных подразделений.
Такая внутренняя опись позволяет отделам и службам учитывать собственные документы, формируемые в процессе работы.
Внутренние описи могут создаваться по мере необходимости и по упрощенной форме. Главное, чтобы они содержали основные обязательные реквизиты.
Наличие внутренних описей облегчает подготовку документов к последующей передаче в архив организации.
19. Международный опыт организации описей дел
В международной практике существуют различные подходы к составлению архивных описей.
В ряде стран применяются унифицированные формы описей, утвержденные на государственном уровне, как в России.
В других странах используются описи в свободной форме, самостоятельно разрабатываемые организациями и архивами.
При этом важным является соблюдение общих принципов информативности и системности описей дел.
20. Перспективы развития формы описи дел
С развитием информационных технологий традиционная форма описи дел будет совершенствоваться.
Возможно появление электронных описей дел, функционирующих в автоматизированных системах управления документами.
При сохранении обязательных реквизитов структура и формат описи могут претерпеть изменения на основе новых технических возможностей.
Главным останется соответствие описи ее основному назначению - обеспечению учета, поиска и использования архивных документов.
