Материальный пропуск является важным элементом на любом производстве. Без него невозможно обеспечить учет и контроль за перемещением материальных ценностей по территории предприятия. Давайте разберемся, для чего нужен материальный пропуск и почему он так важен.
Во-первых, материальный пропуск необходим для регулирования доступа сотрудников к материальным ценностям. Не каждый работник должен иметь право бесконтрольно перемещать любые предметы и материалы по предприятию. Материальный пропуск позволяет разграничить полномочия и установить персональную ответственность за передвижение определенных ценностей.
Порядок оформления материального пропуска
Для получения материального пропуска работнику необходимо обратиться к ответственному лицу, которое выписывает пропуск на основании заявки руководителя подразделения. В заявке указываются:
- ФИО работника;
- Подразделение;
- Перечень материальных ценностей, на перемещение которых выдается пропуск;
- Срок действия.
Сам материальный пропуск оформляется в письменном виде с указанием всех этих данных, а также подписывается руководителем подразделения.
Виды материальных пропусков
Существует несколько разновидностей материальных пропусков:
- Разовый - на однократное перемещение материальных ценностей;
- Постоянный - на регулярное перемещение в течение установленного срока;
- Специальный - на перемещение ценностей, требующих особого контроля (например, лом драгметаллов).
Как правило, для рядовых сотрудников оформляются разовые или постоянные пропуска. Специальные выдаются в особых случаях узкому кругу доверенных лиц.
Правила использования материального пропуска
При перемещении материальных ценностей работник обязан иметь при себе оформленный надлежащим образом материальный пропуск и предъявлять его по требованию ответственных лиц. Как правило, это сотрудники охраны при входе/выходе с территории предприятия или при пересечении контрольно-пропускных пунктов внутри зданий.
Запрещается передавать свой материальный пропуск другим лицам. Работник несет персональную ответственность за перемещение материальных ценностей по пропуску, оформленному на его имя.
По окончании срока действия или выполнении задачи пропуск подлежит сдаче с отметкой в журнале выданных пропусков.
Значение материального пропуска
Использование системы материальных пропусков дает ряд преимуществ:
- Позволяет контролировать оборот материальных ценностей;
- Снижает риски хищений и потерь;
- Повышает исполнительскую дисциплину персонала;
- Упрощает расследование инцидентов с пропавшим имуществом.
Таким образом, материальный пропуск является обязательным атрибутом на любом производстве, складе или организации, использующей материальные ценности. Его введение позволяет навести порядок в их перемещении и повысить сохранность.
Подделка материального пропуска
К сожалению, некоторые недобросовестные сотрудники пытаются обойти систему контроля и злоупотребить служебным положением. Одним из распространенных нарушений является подделка материального пропуска.
Чаще всего подделываются подпись руководителя или печать предприятия в пропуске. Иногда изготавливается полностью фиктивный материальный пропуск. Такие действия квалифицируются как мошенничество и влекут за собой дисциплинарную и даже уголовную ответственность.
Для предотвращения подделок используются: нумерация бланков строгой отчетности, отличительные признаки защиты документов, регулярная смена образцов подписей и печатей.
Электронный материальный пропуск
В последнее время все чаще внедряются электронные системы учета и контроля материальных потоков. В таких системах используется электронный материальный пропуск - регистрационная запись в базе данных о праве сотрудника на перемещение определенных материальных ценностей.
Преимущества электронного пропуска:
- Отсутствие бумажного носителя;
- Оперативное оформление и отмена;
- Автоматизация контроля.
Однако полностью отказываться от бумажных пропусков пока рано, так как не везде внедрены электронные системы, да и сотрудники постарше порой их опасаются.
Таким образом, материальный пропуск, в том числе в электронном виде, остается важным инструментом управления материальными потоками на предприятии.
Способы минимизации рисков при использовании материальных пропусков
Несмотря на все преимущества, система материальных пропусков не лишена недостатков. Главный из них - возможность злоупотреблений со стороны недобросовестных сотрудников. Как минимизировать подобные риски?
- Регулярно менять форму и реквизиты бумажных материальных пропусков, чтобы затруднить их подделку.
- Вводить в пропуска защитные элементы: голограммы, водяные знаки, уникальные номера.
- Осуществлять внезапные проверки наличия у сотрудников действующих материальных пропусков.
Кроме того, следует проводить внеплановые инвентаризации ценностей, для выявления фактов хищений. При этом инвентаризацию желательно доверять комиссии из представителей разных подразделений.
Автоматизация контроля материальных потоков
Наиболее перспективным направлением минимизации рисков является комплексная автоматизация системы учета и контроля. Она может включать:
- Электронные материальные пропуска;
- Сканирование штрих-кодов при перемещении ценностей;
- Видеонаблюдение на складах и контрольно-пропускных пунктах;
- Использование RFID-меток для отслеживания передвижения объектов.
Такая автоматизация позволяет максимально исключить человеческий фактор, свести к минимуму вероятность сговора и злоупотреблений.
Вывоз материальных ценностей с территории организации
Особого внимания требует процесс вывоза материальных ценностей за пределы организации. Здесь возникают повышенные риски хищения и необходим жесткий контроль.
При вывозе рекомендуется:
- Использовать специальные материальные пропуска с повышенной степенью защиты;
- Сопровождать груз сотрудником службы безопасности;
- Обязательно сверять фактическое количество вывозимых товаров с данными в пропуске и сопроводительных документах.
Большие партии ценностей рекомендуется делить на несколько мелких и вывозить разным транспортом в разное время, что затруднит хищение.
Обучение персонала правилам работы с материальными пропусками
Большинство нарушений происходит по причине недостаточной информированности сотрудников о правилах использования материальных пропусков. Поэтому важную роль играет регулярное обучение персонала:
- Проведение вводных инструктажей для вновь принятых;
- Периодические повторные инструктажи для действующего персонала;
- Выпуск наглядных пособий, памяток по работе с материальными пропусками.
Такое обучение поможет минимизировать ошибки персонала и связанные с этим риски.
Выводы
Материальный пропуск остается одним из ключевых элементов системы учета и контроля материальных потоков на предприятии. При правильном применении он обеспечивает упорядочение перемещения ценностей и снижение рисков потерь.
Вместе с тем, необходим комплекс мер для исключения возможных злоупотреблений со стороны персонала. К таким мерам относятся: защита от подделок, автоматизация контроля, обучение и инструктаж сотрудников.
Грамотное использование материальных пропусков в сочетании с другими методами учета позволит добиться максимальной сохранности ценностей и эффективности производства.
