Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. В нее вносятся сведения о работнике, а также записи о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении. Одной из важных записей в трудовой книжке является запись о том, что работник ознакомлен с приказом о своем увольнении. Рассмотрим подробнее, как правильно делать такую запись.
Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством. Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально.
В процессе работы
По постановлению правительства от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан ознакомить сотрудника с внесенными сведениями в его документе о стаже. Сведения о каждой новой записи, внесенной в трудовую книжку работника, фиксируются в его личной карточке. Вот в личной карточке работник и ставит свою подпись об ознакомлении.
Кто заполняет запись в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке о том, что работник ознакомлен с приказом об увольнении, делает специалист по кадрам или иное лицо, уполномоченное на ведение кадрового делопроизводства. Это может быть инспектор отдела кадров, менеджер по персоналу, секретарь и так далее.
Важно, чтобы запись была сделана разборчивым почерком, без помарок и исправлений. При наличии ошибки запись зачеркивается аккуратной чертой и делается новая запись.
Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством. Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально.
В процессе работы
По постановлению правительства от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан ознакомить сотрудника с внесенными сведениями в его документе о стаже. Сведения о каждой новой записи, внесенной в трудовую книжку работника, фиксируются в его личной карточке. Вот в личной карточке работник и ставит свою подпись об ознакомлении.
Как правильно формулировать запись
Запись должна содержать:
- слова "ознакомлен(а)" или "ознакомлен"
- указание документа, с которым ознакомлен работник - "с приказом", "с записью в трудовой книжке"
- дату и номер приказа об увольнении
- формулировку основания увольнения
Например:
"С приказом от 05.03.2019 No45 об увольнении по собственному желанию ознакомлен".
Как располагать запись на странице
Запись об ознакомлении с приказом об увольнении делается на той же странице трудовой книжки, где стоит запись об увольнении. Она располагается на следующей свободной строке после записи об основаниях прекращения трудового договора.
Какие ошибки нельзя допускать
При заполнении записи об ознакомлении нельзя допускать такие ошибки:
- не указывать дату и номер приказа
- неправильно формулировать основание увольнения
- допускать грамматические ошибки и опечатки
- ставить подпись работника на другой странице
Все это может привести к конфликтам и спорам при дальнейшем трудоустройстве работника.
Как зафиксировать отказ работника от подписи
Если работник отказывается ставить подпись об ознакомлении, об этом делается отдельная запись. Например:
"От подписи об ознакомлении с приказом об увольнении отказался."
Такая запись заверяется подписью свидетеля.
Таким образом, соблюдение порядка и правил оформления записи о том, что работник ознакомлен с приказом об увольнении, имеет большое значение как для работодателя, так и для самого работника.
Что делать, если обнаружена ошибка в записи
Иногда после оформления записи об ознакомлении с приказом может быть обнаружена ошибка. Например, неправильно указана дата увольнения, допущена опечатка в фамилии работника или номере приказа. В таком случае необходимо внести исправления.
Чтобы исправить ошибку в записи, надо:
- аккуратно зачеркнуть неверные сведения одной чертой;
- рядом написать правильные данные;
- сделать запись "исправленному верить";
- поставить подпись и дату исправления.
Например:
"С приказом от 05.03.2019 No45 об увольнении по собственному желанию ознакомлен. Иванова Иван Иванович. Исправленному верить. Подпись. Дата."
Как зафиксировать отсутствие работника
Бывают ситуации, когда на момент оформления увольнения работник отсутствует на рабочем месте. Например, находится в командировке, отпуске, временно нетрудоспособен.
В таком случае в трудовую книжку вносится запись следующего содержания:
"С приказом об увольнении ознакомить не представляется возможным в связи с отсутствием работника на рабочем месте."
Такая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Как выдать трудовую книжку после записи
После того, как внесена запись об ознакомлении работника с приказом об увольнении, трудовая книжка выдается ему на руки. При этом работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и личных дел о получении своей трудовой книжки.
Если по каким-то причинам работнику невозможно вручить трудовую книжку лично, ее можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением. При этом в книге учета делается соответствующая запись.
Таким образом, правильное оформление всех записей в трудовой книжке позволяет избежать конфликтов при увольнении и обеспечить соблюдение трудовых прав работника.
Особенности записи при увольнении по разным основаниям
Хотя общая формулировка записи об ознакомлении с приказом об увольнении остается неизменной, есть некоторые особенности при разных основаниях увольнения работника.
Увольнение по собственному желанию
При увольнении работника по собственному желанию в записи указывается:
"С приказом от 05.03.2019 No45 об увольнении по собственному желанию ознакомлен."
Увольнение по инициативе работодателя
При увольнении по инициативе работодателя указывается конкретное основание - за прогул, в связи с сокращением штата, за нарушение трудовой дисциплины и так далее. Например:
"С приказом от 12.04.2019 No60 об увольнении за прогул ознакомлен."
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
При истечении срочного трудового договора запись выглядит так:
"С приказом от 01.07.2019 No89 об увольнении в связи с истечением срока трудового договора от 01.01.2019 ознакомлен."
Особенности записи для отдельных категорий работников
Руководитель организации
Если оформляется увольнение руководителя организации, в записи указывается его должность. Например:
"Генеральный директор ООО "Ромашка" Иванов Иван Иванович с приказом от 05.12.2018 No135 об увольнении по собственному желанию ознакомлен."
Совместитель
При увольнении совместителя указывается "по совместительству". Например:
"Экономист по совместительству Петрова Ольга Ивановна с приказом от 23.03.2019 No47 об увольнении в связи с сокращением штата ознакомлена."
Образец записи в электронную трудовую книжку
С 2020 года трудовые книжки могут вестись в электронном виде. В этом случае запись об ознакомлении с приказом также вносится в электронную трудовую книжку.
Образец записи будет выглядеть так же, как и при работе с бумажной трудовой книжкой. Разница лишь в том, что подпись работника при ознакомлении ставится электронной подписью.
Таким образом, порядок оформления записи об ознакомлении с приказом об увольнении имеет общие правила, но есть и некоторые особенности для разных ситуаций.
Ошибки заполнения
| Описание ошибки | Обоснование |
| Работник оставляет только свою подпись | Инспекторы говорят, что в этом случае непонятно, работник ли это расписался или кто-то иной. Формулировка такая: личная подпись без расшифровки теряет смысл, так как не позволяет понять, кто ее поставил |
| При ознакомлении указывается дата | Дата и так уже указана в первом столбце |
| Пишут слово «ознакомлен» или что-то еще в разных вариациях, например, «с записью в трудовой ознакомлен» или «трудовую на руки получил» | Формально закон это делать не обязывает, кроме того, подтверждением получения книжки на руки является подпись сотрудника в книге учета движения, там же и дата указывается |
| Работник подписывается и указывает только свою фамилию | Инспекторы настаивают, чтобы указывались фамилия и инициалы, причину см. в пункте 1 |
| Записи заверяются печатью отдела кадров | В этом случае инспектора указывают на однозначную ошибку и ссылаются на пункт 35 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225 |
Как избежать типичных ошибок при заполнении записи
Чтобы избежать ошибок при заполнении записи о том, что работник ознакомлен с приказом об увольнении, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Внимательно проверять правильность даты и номера приказа об увольнении;
- Точно указывать формулировку причины увольнения в соответствии с Трудовым кодексом;
- Проверять соответствие записи приказу об увольнении;
- Следить за разборчивостью почерка, отсутствием помарок и исправлений;
- Ставить подпись работника и дату на той же странице, где сделана запись.
Как действовать, если запись внесена неправильно
Если после увольнения работника выясняется, что запись об ознакомлении с приказом оформлена неправильно, рекомендуется:
- Связаться с бывшим работником и разъяснить ему суть ошибки;
- Пригласить работника для внесения исправлений в трудовую книжку;
- Если это невозможно - отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением и разъяснением;
- В крайнем случае - обратиться в суд для внесения исправлений в запись.
Как ускорить процесс оформления записи
Чтобы ускорить и упростить процесс оформления записи об ознакомлении с приказом об увольнении, можно:
- Разработать шаблон записи для сотрудников кадровой службы;
- Составить чек-лист с перечнем необходимых действий;
- Использовать специальные кадровые программы или онлайн-сервисы;
- Оформлять запись в день увольнения в присутствии работника.
Как обеспечить сохранность трудовых книжек с записями об увольнении
Для обеспечения сохранности трудовых книжек уволенных сотрудников рекомендуется:
- Хранить трудовые книжки в сейфе или металлическом шкафу;
- Назначить ответственного за хранение и учет трудовых книжек;
- Вести журнал выдачи трудовых книжек сотрудникам;
- Своевременно уничтожать трудовые книжки по истечении срока хранения.
Соблюдение этих мер позволит обезопасить компанию от рисков, связанных с ненадлежащим хранением документов уволенных работников.
Особенности оформления записи при реорганизации или ликвидации организации
При реорганизации или ликвидации организации процедура оформления записи об ознакомлении с приказом об увольнении имеет некоторые особенности.
Реорганизация
При реорганизации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения в записи указывается, что увольнение происходит в связи с реорганизацией. Например:
"С приказом от 05.06.2019 No71 об увольнении в связи с реорганизацией организации путем присоединения к ООО "Максимум" ознакомлен."
Ликвидация организации
При ликвидации организации запись выглядит следующим образом:
"С приказом от 18.12.2018 No99 об увольнении в связи с ликвидацией организации ознакомлен."
Особенности записи при банкротстве организации
При банкротстве организации в трудовую книжку вносится запись об увольнении в связи с ликвидацией организации. При этом дата увольнения устанавливается согласно определению арбитражного суда.
Запись при смене формы собственности организации
При смене формы собственности организации (приватизация, национализация и др.) в записи указывается причина увольнения в связи с организационными изменениями.
Особенности записи при смене подведомственности организации
Если организация меняет подведомственность, в записи об ознакомлении указывается, что увольнение происходит в связи с изменением типа или подведомственности организации.
Запись при передаче организации другому юридическому лицу
При передаче организации другому юридическому лицу в трудовую книжку вносится запись о том, что увольнение производится в связи со сменой собственника имущества организации.
Таким образом, при реорганизации, ликвидации и других структурных изменениях организации запись об ознакомлении имеет особое содержание.
