Несмотря на кажущуюся простоту, заполнение формы по ОКУД - процесс непростой. Что же представляет из себя форма по ОКУД, и зачем она нужна бизнесменам и предпринимателям? Давайте разберемся в этом вопросе поподробнее.
1. Что такое ОКУД и зачем он нужен
ОКУД - это аббревиатура, расшифровывающаяся как общероссийский классификатор управленческой документации. Это сборник унифицированных форм и бланков документов, каждому из которых присвоен свой уникальный цифровой код.
Благодаря ОКУД можно добиться единообразия в оформлении документов, сократить их количество, исключить дублирование информации. Также стало проще осуществлять контроль документооборота между госорганами и коммерческими организациями.
2. Как устроен код ОКУД
Код ОКУД состоит из 8 цифр, каждая из которых несет определенную информацию:
- Первые 2 цифры - класс документа
- Следующие 2 - подкласс документа
- 3 цифры - порядковый номер документа
- Последняя цифра - контрольное число
Например, рассмотрим код 02 11 111 7. Он означает:
- 02 - класс "Организационно-распорядительные документы"
- 11 - подкласс "Документы по созданию организации"
- 111 - порядковый номер конкретного документа в этом подклассе
- 7 - контрольное число
То есть этот код соответствует документу "Положение об организации".
В ОКУД выделяют 9 основных классов документов:
- Организационно-распорядительные
- Первичная учетная документация
- Документация, установленная Банком России
- Бюджетная, финансовая, учетная документация
- Статистическая документация
- Бухгалтерская документация
- Трудовая документация
- Документация Пенсионного фонда
- Внешнеторговая документация
Для классов 03 и 06 предусмотрена дополнительная индексация объектов буквенными индексами.
3. Где найти код формы по ОКУД
Код ОКУД можно найти несколькими способами:
- В готовых бланках и формах документов код ОКУД указан в правом верхнем углу
- Можно найти нужный код в специальных онлайн-справочниках ОКУД
- Обратиться с официальным запросом в органы государственной статистики
- Воспользоваться услугами компаний, которые за плату предоставят нужный код
Однако узнать код ОКУД по ИНН организации невозможно. ОКУД присваивается формам и бланкам документов, а не юридическим лицам.
4. Применение ОКУД на практике
Хотя указание кода ОКУД в документах не является обязательным по закону, на практике большинство компаний его используют. Это упрощает взаимодействие с контролирующими органами.
Во внутренних документах организации код ОКУД может не указываться. Но если компания решает использовать ОКУД для внутреннего документооборота, это тоже допустимо.
При применении ОКУД важно избегать типичных ошибок:
- Неверный формат кода (не 8 цифр)
- Использование несуществующего кода ОКУД
- Присвоение кода ОКУД организации вместо документа
- Дублирование кодов
Чтобы этого избежать, рекомендуется проверять коды по официальным классификаторам ОКУД.
5. Перспективы развития ОКУД
ОКУД постоянно обновляется - в 2018-2019 годах было внесено более 100 поправок в классификатор.
В будущем ожидаются значительные изменения ОКУД в связи с переходом на цифровые технологии. Возможно, появится интеграция ОКУД с другими классификаторами и использование технологий искусственного интеллекта.
ОКУД также может трансформироваться под влиянием блокчейна, электронного документооборота и других современных технологий, которые коренным образом меняют работу с документами.
6. ОКУД для юридических лиц
Применение ОКУД имеет некоторую специфику для различных организационно-правовых форм.
Для ООО наиболее актуальны коды по классам 02, 03, 05, 07 - то есть организационно-распорядительные, учетные, бухгалтерские и отчетно-финансовые документы.
Индивидуальные предприниматели чаще всего используют формы классов 03, 07, 08, 09 - первичную документацию, бухучет, трудовые книжки и документы Пенсионного фонда.
Госучреждениям важны коды классов 02, 05, 06, 07 - организационные, бюджетные, статистические и бухгалтерские формы.
При реорганизации организаций с ОКУД могут возникнуть сложности из-за переноса и дублирования кодов документов.
7. ОКУД для физических лиц
Коды ОКУД могут пригодиться и простым гражданам в некоторых ситуациях.
Например, ОКУД нужен в документах при усыновлении, установлении отцовства, смене фамилии. Также коды ОКУД есть в некоторых бытовых договорах - найма, подряда, залога.
В будущем возможно расширение применения форм по ОКУД физлицами благодаря развитию электронного документооборота.
8. Особенности применения ОКУД в разных сферах
Коды ОКУД применяются в самых разнообразных сферах, и для каждой из них есть своя специфика.
- ОКУД в медицине. В здравоохранении активно используются формы классов 06, 07, 08 - статистические, бухгалтерские и кадровые. Также применяются специальные медицинские коды - ОКУД 03.009 - для оформления листков нетрудоспособности, санаторно-курортных карт, рецептов и других документов.
- ОКУД в образовании. Образовательные учреждения работают с такими классами ОКУД, как 02, 06, 07, 08, 09 - организационные, статистические, бухгалтерские, кадровые и пенсионные документы. Также используются специализированные формы - например, классификатор ОКУД 0209400 для дипломов и сертификатов.
- ОКУД в строительстве. Строительные компании активно применяют класс 03 - первичную учетную документацию по учету выполненных работ, расхода материалов, использования машин и механизмов. Также используют 06, 07 классы для статотчетности и бухучета.
- ОКУД в IT-сфере. В IT-отрасли наиболее востребованы классы 02 и 03 - организационно-распорядительные документы и первичка. Применяются универсальные формы этих классов. В будущем с развитием онлайн-сервисов возможно появление специализированных форм ОКУД для IT.
9. Перспективы интеграции ОКУД с цифровыми технологиями
С внедрением цифровых технологий ОКУД ждет значительная трансформация и интеграция с другими системами.
- ОКУД и искусственный интеллект. В будущем возможно использование технологий искусственного интеллекта для автоматического присвоения кодов ОКУД документам и проверки правильности этих кодов.
- ОКУД и блокчейн. Блокчейн позволит надежно хранить данные об истории присвоения кодов ОКУД и предотвращать мошенничество.
- ОКУД в облачных хранилищах. Облачные технологии дадут возможность организовать удаленный справочник кодов ОКУД и оперативно получать к нему доступ.
- ОКУД и электронный документооборот. Электронный документооборот позволит автоматически присваивать и проверять коды ОКУД в электронных документах.
