Личный листок по учету кадров – важный документ в кадровом делопроизводстве. Правильное оформление личного листка поможет избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов. В статье мы подробно разберем, как заполнить личный листок по учету кадров в 2023 году с учетом всех требований законодательства.
Что представляет собой личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров - это документ, в котором содержатся основные биографические данные работника. Он позволяет работодателю получить подробную информацию о сотруднике.
Первые личные листки по учету кадров стали применяться еще в советские времена на государственных предприятиях и в организациях. Эта практика сохранилась и сейчас.
В настоящее время личный листок по учету кадров является обязательным для следующих организаций и категорий работников:
- государственные и муниципальные учреждения
- учебные заведения
- медицинские организации
- педагогические работники
- государственные гражданские служащие
- нотариусы
- врачи-ординаторы
Для остальных категорий работодателей и работников личный листок по учету кадров не является обязательным, но может применяться по желанию организации.
Личные листки по учету кадров хранятся в личных делах работников в отделе кадров организации. Срок их хранения составляет 75 лет.
Личный листок по учету кадров содержит следующие сведения о работнике:
- ФИО
- Дата и место рождения
- Семейное положение
- Сведения об образовании
- Сведения о трудовой деятельности
- Воинская обязанность
- Сведения о наградах и поощрениях
- Адрес регистрации и фактического проживания
- Контактные данные
- Другие биографические данные
Личный листок по учету кадров должен содержать следующие реквизиты:
| Наименование организации | Наименование документа |
| ФИО и должность работника | Дата заполнения |
| Подпись работника | Место для фотографии |
При заполнении раздела о семейном положении следует учитывать, что эти данные предоставляются работником добровольно.
Порядок заполнения личного листка по учету кадров
Личный листок по учету кадров заполняется лично работником.
Заполнение личного листка происходит в следующие моменты:
- При приеме на работу
- При переводе на новую должность
- При внесении изменений в личные данные
- По требованию работодателя
- При увольнении (для внесения данных об увольнении)
Перед заполнением личного листка работнику необходимо подготовить следующие документы:
- Паспорт
- Документы об образовании
- Трудовая книжка
- Военный билет
- Свидетельства о браке, разводе, рождении детей
- Документы о наградах и званиях
- Другие подтверждающие документы
Пошаговая инструкция по заполнению личного листка:
- Вклеить фотографию в указанное место
- Полностью указать ФИО
- Указать дату и место рождения
- Заполнить раздел "Образование"
- Перечислить места работы в обратном хронологическом порядке
- Указать семейное положение
- Заполнить раздел о воинской обязанности
- Указать необходимые контактные данные
- Перечислить имеющиеся награды и звания
- Поставить дату и подпись
При заполнении раздела "Общие сведения" важно внимательно переписывать все данные из паспорта, чтобы избежать ошибок.
В разделе о трудовой деятельности следует не просто указывать должности, но и расписывать функционал, выполняемые обязанности.
Особое внимание стоит уделить корректному заполнению раздела о семейном положении, чтобы не нарушить закон о персональных данных.
Типичные ошибки при заполнении личного листка:
- Некорректное указание ФИО
- Опечатки в датах
- Неполные сведения об образовании
- Некорректная хронология мест работы
- Отсутствие подписи
- Несоответствие данных подтверждающим документам
- Нечитаемый почерк
- Исправления и помарки
- Устаревшие данные
- Разглашение личной информации
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
- Внимательно сверять данные с подтверждающими документами
- Перепроверять хронологию
- Указывать актуальные контакты
- Избегать неофициальных сокращений
- Писать разборчивым почерком
Если в процессе работы выявляются ошибки в личном листке, их следует незамедлительно исправить путем подачи дополнения к личному листку.
За преднамеренное искажение сведений в личном листке работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Актуализация сведений в личном листке по учету кадров
Обновление данных в личном листке необходимо в случае:
- Изменения ФИО
- Получения нового образования
- Смены места жительства
- Изменения семейного положения
- Смены места работы
- Получения званий и наград
- Истечения срока действия документов
Рекомендуется обновлять личный листок не реже 1 раза в 3 года.
Вносить изменения в личный листок имеет право только сам работник.
Для внесения обновленных данных необходимы следующие подтверждающие документы:
- Паспорт с новыми данными
- Свидетельство о браке
- Дипломы об образовании
- Трудовая книжка
- Справка о смене места жительства
- Удостоверения к званиям и наградам
Для внесения изменений в личный листок в связи со сменой фамилии работник должен предоставить:
- Паспорт с новой фамилией
- Свидетельство о браке или разводе
Чтобы внести данные о новом образовании, необходимо предоставить диплом, свидетельство, удостоверение о повышении квалификации.
Для актуализации личного листка при переезде требуется справка о смене места регистрации.
Все изменения в личный листок вносятся путем составления дополнения к нему в произвольной форме.
