ФОТ является одним из ключевых финансовых показателей, от которого зависит успешное функционирование любого бизнеса. Грамотное планирование и контроль ФОТ позволяет оптимизировать затраты на персонал и повысить рентабельность компании. Давайте разберемся, что представляет собой ФОТ, из чего он складывается, и как его эффективно использовать.
Что такое ФОТ и зачем он нужен
ФОТ или фонд оплаты труда - это совокупность затрат компании на выплаты сотрудникам за определенный период. Это могут быть месяц, квартал, год. В ФОТ входят:
- заработная плата сотрудников
- премии
- отпускные
- пособия по временной нетрудоспособности
- компенсационные выплаты
Не включаются в ФОТ:
- выплаты внештатным сотрудникам
- материальная помощь
- подарки к праздникам
Знать точный ФОТ необходимо для:
- Планирования бюджета и фонда заработной платы
- Анализа затрат на персонал
- Заполнения отчетности для госорганов
Данные о ФОТ могут запросить банки при кредитовании, налоговая инспекция и органы статистики.
Как рассчитать ФОТ на практике
Существует несколько способов расчета ФОТ:
ФОТ = сумма всех выплат сотрудникам за период
Или более подробно:
ФОТ = сумма окладов + премии + отпускные + пособия + компенсации
Рассчитать ФОТ можно за любой период - месяц, квартал, год. Например, годовой ФОТ вычисляется по формуле:
Годовой ФОТ = среднемесячный ФОТ * 12
Для планирования бюджета обычно рассчитывают прогнозный годовой ФОТ. Это можно сделать на основе ФОТ за предыдущий год с учетом ожидаемого роста зарплат и изменения численности персонала.
Например, ФОТ компании за 2021 год составил 5 млн рублей. В 2022 году планируется увеличить штат на 2 человека и индексация зарплат на 10%. Тогда прогнозный ФОТ за 2022 год будет равен:
5 000 000 * 1,1 (индексация 10%) * 1,04 (увеличение штата на 4%) = 5 600 000 рублей
Как проанализировать ФОТ
Анализ ФОТ позволяет оценить обоснованность затрат на персонал и их динамику. Этот анализ включает:
- Сравнение ФОТ с выручкой и прибылью
- Сравнение фактического и планового ФОТ
- Оценку динамики ФОТ за период
- Анализ ФОТ по подразделениям
Например, тревожным сигналом является опережающий рост ФОТ по сравнению с выручкой и прибылью компании. Это говорит об неэффективном использовании фонда оплаты труда.
| Показатель | 2020 г. | 2021 г. |
| Выручка | 5 млн руб. | 5,5 млн руб. (+10%) |
| Прибыль | 500 000 руб. | 550 000 руб. (+10%) |
| ФОТ | 1 млн руб. | 1,3 млн руб. (+30%) |
Из таблицы видно, что в 2021 году ФОТ вырос на 30%, тогда как выручка и прибыль - только на 10%. Это сигнал для оптимизации затрат на персонал.
Как спланировать оптимальный ФОТ
Чтобы спланировать обоснованный ФОТ, необходимо:
- Проанализировать потребность в персонале исходя из планов компании
- Определить оптимальную систему оплаты труда
- Рассчитать необходимый фонд зарплаты
- Добавить премии, отпускные и прочие выплаты
Ключевым моментом является построение эффективной системы мотивации персонала. Оплата труда должна зависеть от результатов и KPI сотрудника.
Также важно правильно спланировать соотношение постоянной и переменной части зарплаты. Рекомендуемое соотношение - 70% на 30%. Это стимулирует персонал, но не создает чрезмерную нагрузку на ФОТ.
Контролируя ФОТ ежемесячно и корректируя отклонения от плана, можно оптимизировать затраты на персонал и повысить прибыльность бизнеса.
Как контролировать ФОТ в течение года
Для контроля ФОТ рекомендуется:
- Ежемесячно анализировать фактический ФОТ
- Сравнивать фактический ФОТ с плановыми показателями
- Выявлять причины отклонений
- При необходимости корректировать плановый ФОТ
Например, по итогам квартала фактический ФОТ оказался на 10% выше запланированного. Вероятные причины:
- Нештатные ситуации, потребовавшие переработок
- Прием новых сотрудников
- Увеличение премиального фонда
На основании анализа причин отклонений корректируют плановый ФОТ на следующий период. Это позволяет держать ФОТ под контролем.
Таким образом, грамотное управление ФОТ является важнейшим инструментом повышения эффективности затрат на персонал и рентабельности бизнеса в целом.
