Выписка из протокола - документ, который может понадобиться в самых разных ситуациях. Давайте разберемся, как правильно ее оформить.
Что такое выписка из протокола
Выписка из протокола - это частичная копия протокола заседания или собрания, содержащая информацию только по конкретному вопросу повестки дня.
В отличие от полной копии протокола, в выписке отражены не все обсуждавшиеся вопросы, а только тот, который необходим.
Такая форма позволяет получить данные по интересующему вопросу, не раскрывая при этом другую информацию.
Зачем нужна выписка из протокола
Выписки из протокола используются в следующих случаях:
- Для подтверждения какого-либо решения или факта, принятого на собрании
- При необходимости предоставления информации третьим лицам (госорганам, контрагентам и др.)
- Для оперативного донесения решения до исполнителей
- Чтобы не раскрывать второстепенную информацию из протокола
- При большом объеме протокола, чтобы не переписывать его полностью
Таким образом, выписка решает сразу несколько задач.
Порядок оформления выписки из протокола
Существует несколько правил, которых следует придерживаться при составлении выписки:
- Указываются название организации, вид документа (выписка из протокола), дата и номер протокола, из которого делается выписка
- Перечисляется список присутствовавших на заседании лиц или дается ссылка на соответствующий список в протоколе
- Кратко формулируется рассматриваемый вопрос повестки дня
- Приводится фрагмент протокола, содержащий обсуждение и решение по данному вопросу
- Выписка подписывается председательствующим на заседании и секретарем
- Заверяется печатью организации
Составлением выписок обычно занимается секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.
Образец выписки из протокола общего собрания
Рассмотрим образец выписки из протокола общего собрания участников ООО "Пример":
ВЫПИСКА
из протокола Общего собрания участников ООО "Пример" от 10.01.2023 No 1Список участников собрания:
1. Иванов И.И. - 50% голосов 2. Петров П.П. - 50% голосов
Вопрос повестки дня: О выплате дивидендов по результатам 2022 года.
Постановили: Выплатить дивиденды участникам общества по результатам 2022 года в размере 500 000 рублей. Выплату дивидендов осуществить в течение 60 дней со дня принятия решения о выплате дивидендов.
Председатель собрания: Иванов И.И. Секретарь собрания: Петров П.П.
М.П.
Как видно из образца, выписка содержит все необходимые реквизиты и данные по конкретному вопросу.
Пример выписки из протокола заседания комиссии
Рассмотрим пример выписки из протокола заседания аттестационной комиссии:
ВЫПИСКА из протокола заседания Аттестационной комиссии ООО "Рога и копыта" от 15.02.2023 No 5
Присутствовали: Иванов И.И., Петров П.П., Сидоров С.С.
Вопрос: Об аттестации менеджера по продажам Смирнова К.К.
1. Признать, что менеджер по продажам Смирнов К.К. соответствует занимаемой должности. 2. Установить Смирнову К.К. вторую квалификационную категорию с 15 февраля 2023 г.
Председатель комиссии: Иванов И.И. Секретарь комиссии: Петров П.П.
М.П.
Здесь приведены ключевые сведения по вопросу об аттестации конкретного сотрудника.
Особенности выписки из протокола педсовета
Выписки из протоколов педагогических советов школ чаще всего требуются для подтверждения:
- Присвоения квалификационной категории учителю
- Предоставления академического отпуска ученику
- Перевода в следующий класс
В выписке указывается состав педсовета, формулировка вопроса, по которому принималось решение, и текст самого решения.
Выписка заверяется подписью председателя и секретаря педсовета.
Выписка из протокола СНТ: как правильно оформить
Часто выписки запрашиваются из протоколов общих собраний членов СНТ.
При этом выписка должна содержать:
- Наименование СНТ
- Дату и номер протокола
- Формулировку вопроса повестки дня
- Конкретное решение, принятое по вопросу
- Подпись председателя собрания
- Печать СНТ
Например, может потребоваться выписка об избрании нового председателя правления СНТ.
Оформление выписки из протокола ООО
При составлении выписки из протокола органа управления ООО указываются:
- Наименование общества
- Вид документа
- Дата и номер протокола
- Краткое содержание вопроса
- Принятое по вопросу решение
- Должности и подписи председателя заседания и секретаря
- Печать ООО
Например, может потребоваться выписка решения общего собрания участников об увеличении уставного капитала.
Типичные ошибки при составлении выписки из протокола
Чтобы избежать проблем с оформлением, следует помнить о типичных ошибках:
- Отсутствие реквизитов организации
- Неправильное наименование документа
- Неполные данные об источнике выписки (протоколе)
- Отсутствие подписей и печати
- Выход за пределы вопроса (излишняя информация)
- Исправления и помарки
Проверяйте выписки по пунктам перед выдачей!
Полезные советы по работе с выписками из протоколов
Для удобства работы рекомендуется:
- Вести журнал учета выданных выписок
- Разработать шаблон выписки
- Составлять выписки заблаговременно после заседания
- Заверять выписки в день выдачи
- Прикладывать копию выписки к протоколу в дело
Соблюдение этих простых советов позволит оптимизировать работу с выписками.
Разновидности выписок из протоколов
Выписки могут отличаться в зависимости от вида протокола, из которого они делаются:
- Из протокола общего собрания акционеров
- Из протокола заседания совета директоров
- Из протокола заседания правления
- Из протокола общего собрания членов кооператива
- Из протокола заседания ученого совета
В каждом случае есть своя специфика в наименованиях, списке присутствующих, формулировке вопросов.
Особенности выписок для госорганов
Выписки, выдаваемые государственным органам, должны полностью соответствовать требованиям:
- Без сокращений наименования организации
- Ссылка на конкретный протокол
- Полные ФИО и должности подписантов
- Четкая формулировка вопроса и решения
- Наличие печати
Рекомендуется заранее уточнить требования конкретного ведомства.
Выписки для делопроизводства
Для внутренних целей допустимо использование сокращений, регламентированных локальными актами организации.
Выписки для делопроизводства могут потребоваться:
- Для передачи заданий в структурные подразделения
- В качестве основания выдачи доверенностей
- Для отражения в трудовых книжках
- В целях бухгалтерского учета
Электронные выписки из протоколов
С развитием технологий появилась возможность создавать и передавать выписки в электронном виде.
Электронная выписка должна быть подписана ЭЦП и может направляться:
- По электронной почте
- Через систему юридически значимого электронного документооборота
- С помощью сервисов госуслуг
Главное преимущество - оперативность получения выписки без потери юридической силы.
Ответственность за выдачу выписок из протоколов
Неправомерная выдача выписки может повлечь ответственность:
- Дисциплинарную за разглашение данных
- Административную по ст. 13.14 КоАП РФ
- Уголовную по ст. 183 УК РФ в случае разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну
Поэтому с выписками следует работать максимально внимательно и ответственно.
Хранение выписок из протоколов
Выписки из протоколов после выдачи должны храниться вместе с протоколами в соответствии со сроками, установленными номенклатурой дел организации.
Рекомендуется:
- Прикладывать копию выписки к протоколу в дело
- Делать отметку в протоколе о выдаче выписки
- Заверять копии выписок подписью ответственного лица
Это позволит в дальнейшем при необходимости найти и подтвердить факт выдачи той или иной выписки.
Оспаривание выписок из протоколов
В случае обнаружения недостоверной или неполной информации в выписке заинтересованные лица могут ее оспорить.
Для этого можно:
- Обратиться с заявлением о внесении изменений
- Запросить повторную выписку
- Потребовать замены выписки на полную копию протокола
- Обжаловать в судебном порядке
В таких случаях проверяется первоисточник - сам протокол.
Автоматизация работы с выписками из протоколов
Для оптимизации процессов рекомендуется использовать специальные программы для ведения протоколов и выписок:
- Системы электронного документооборота
- Базы данных выписок
- Шаблоны для автоматического формирования выписок
- Онлайн-сервисы для создания протоколов
Это сокращает время на оформление выписок и минимизирует ошибки.
Альтернативы выпискам из протоколов
В некоторых случаях вместо выписок могут использоваться:
- Справки о принятых решениях
- Письма за подписью уполномоченных лиц
- Заверенные копии фрагментов протокола
- Заверенные извлечения из протокола
Однако выписка остается наиболее распространенным и удобным документом такого рода.
