Электронный документооборот позволяет компаниям значительно упростить ведение отчетности и взаимодействие с контрагентами. Однако для начала работы в системе ЭДО необходимо пригласить всех участников документооборота. В этой статье мы подробно рассмотрим, как в СБИС отправить приглашение к ЭДО контрагенту и начать полноценный обмен юридически значимыми документами.
Подготовка к отправке приглашения в СБИС
Перед тем как отправить приглашение к электронному документообороту (ЭДО) контрагенту в СБИС, необходимо выполнить ряд подготовительных мероприятий:
- Оценить преимущества перехода на электронный документооборот для вашего бизнеса. К ним относятся: Сокращение затрат на бумажный документооборот Повышение оперативности обмена документами с контрагентами Снижение риска ошибок при ручной обработке
- Выбрать подходящего оператора ЭДО. СБИС - один из лидеров на рынке, обеспечивает юридическую значимость электронных документов.
- Изучить возможности СБИС. Система позволяет отправлять и получать счета-фактуры, акты, накладные и другие документы.
- Проверить соответствие требованиям СБИС. Необходимо иметь ЭЦП и усиленную квалифицированную подпись.
- Зарегистрироваться в системе и настроить личный кабинет. Это займет около 15 минут.
- Составить список контрагентов, которым планируется отправить приглашения к ЭДО. Рекомендуется начать с ключевых партнеров.
- Изучить правовые аспекты ЭДО. Электронные документы имеют юридическую силу наравне с бумажными.
После выполнения этих шагов можно переходить непосредственно к отправке приглашений контрагентам для подключения к электронному документообороту.
Согласно данным исследования аналитического центра НАФИ, более 80% российских компаний уже используют или планируют использовать системы ЭДО в ближайшее время. Это свидетельствует о стремительном росте спроса на решения в сфере электронного юридически значимого документооборота.
Отправка приглашения к ЭДО в СБИС
Существует два основных способа отправки приглашения к электронному документообороту контрагенту в системе СБИС:
- Из карточки контрагента
- Непосредственно из документа
Рассмотрим подробные пошаговые инструкции для каждого варианта.
Отправка приглашения из карточки контрагента
- Войдите в раздел "Компании" на главной странице СБИС
- Введите ИНН или КПП контрагента, которому направляете приглашение
- Откройте карточку компании
- Наведите курсор на значок в правом верхнем углу карточки
- Выберите "Пригласить в СБИС"
- Проверьте данные отправителя и введите email контрагента
- Нажмите "Отправить"
Приглашение будет доставлено контрагенту на указанный адрес электронной почты. Как только он его примет, вы получите уведомление в СБИС.
Отправка приглашения из документа
- Создайте новый документ в СБИС (например, счет на оплату)
- Заполните реквизиты документа
- Нажмите "Отправить" и выберите "Saby (СБИС)"
- Система предложит отправить документ и приглашение к ЭДО
- Введите email контрагента
- Подтвердите отправку
Таким образом контрагент получит от вас готовый документ и приглашение к подключению ЭДО.
Если требуется отправить приглашения сразу нескольким контрагентам, это можно сделать списком через раздел "Контрагенты - Поиск и приглашение". Достаточно указать названия или ИНН компаний, найти нужных контрагентов и отправить приглашения пакетом.
Чтобы отследить статус исходящих приглашений в СБИС, зайдите в раздел "Настройки - Наши компании" и перейдите в историю изменений. Там будет информация о каждом направленном приглашении.
Таким образом, отправка приглашения к электронному документообороту контрагенту в СБИС - это быстрый и удобный процесс, позволяющий оптимизировать юридически значимый документооборот.
