Доверенность на получение товара - важный документ, позволяющий уполномоченному лицу забрать товарно-материальные ценности от имени компании. Как правильно заполнить такую доверенность? В этой подробной инструкции разберем основные виды доверенностей, требования к реквизитам, этапы заполнения и ответим на другие популярные вопросы.
Основные виды доверенностей на получение товара
Существует несколько разновидностей доверенностей для получения товара:
- Простая письменная доверенность
- Доверенность, удостоверенная нотариально
- Доверенность по форме М-2
- Доверенность по форме М-2а
- Генеральная доверенность
- Доверенность с правом передоверия
- Разовая доверенность
Рассмотрим подробнее некоторые из них.
Простая письменная доверенность
Это самый распространенный вид доверенности. Ее можно написать в свободной форме на фирменном бланке или листе А4. Главное - указать все необходимые реквизиты.
Доверенность по форме М-2
Эта стандартная унифицированная форма доверенности выдается представителю для получения товарно-материальных ценностей. Она содержит множество полей для заполнения данных и подписи.
Форму М-2 используют, если это требование договора с контрагентом. Но проще составить доверенность самостоятельно.
Генеральная доверенность
Такая доверенность предоставляет представителю максимально широкие полномочия - заключать любые сделки, подписывать договоры, представлять интересы в госорганах. Генеральные доверенности выдаются главному бухгалтеру или топ-менеджерам.
Кто может получить доверенность на получение товара
Доверенность на получение ТМЦ можно выдать:
- Сотруднику организации, который указан в штатном расписании.
- Руководителю подразделения, даже если он не занимается логистикой.
- Любому третьему лицу, не являющемуся штатным сотрудником. Главное, чтобы доверитель ему доверял.
То есть закон никак не ограничивает круг лиц, которые могут получить доверенность на получение груза, товаров или материалов.
Основные реквизиты доверенности на получение товара
Любая доверенность должна содержать определенный набор обязательных реквизитов:
- Дата выдачи
- Срок действия (если не указан, то 1 год с даты выдачи)
- Данные доверителя (наименование организации, ИНН, юридический адрес)
- Данные представителя (ФИО, паспортные данные)
- Перечень полномочий представителя
- Подпись доверителя (руководителя или иного лица от имени организации)
Рассмотрим подробно этапы заполнения доверенности с примерами и советами.
Этапы заполнения доверенности на получение товара
Процесс создания доверенности включает следующие этапы:
- Выбрать форму доверенности
- Указать все обязательные реквизиты
- Сформулировать полномочия представителя
- Удостоверить доверенность подписью руководителя или иного уполномоченного лица
- Передать оформленную доверенность представителю
Выбор формы доверенности
Это первый этап. Можно использовать унифицированную форму М-2, а можно составить доверенность в свободной форме на листе А4 или фирменном бланке.
Указание реквизитов
Здесь в обязательном порядке нужно указать все данные, перечисленные в предыдущем разделе этой инструкции.
| Дата выдачи доверенности | 12.03.2023 |
| Срок действия | 3 месяца |
И так далее - все реквизиты заполняются аналогичным образом.
Формулировка полномочий представителя
Здесь нужно максимально точно прописать, что именно уполномочен делать представитель. Например:
- Получать товарно-материальные ценности от ООО "Ромашка" по товарной накладной No 331 от 23.05.2023 г.
- Подписывать акты приемки-передачи, товарные накладные и иные документы, связанные с получением данного товара.
Если полномочия сформулированы некорректно или недостаточно точно, могут возникнуть проблемы при получении груза.
Удостоверение доверенности
После заполнения реквизитов и формулировки полномочий доверенность должна быть подписана руководителем организации или иным уполномоченным лицом.
Для этого используется синяя или фиолетовая ручка, подпись должна быть разборчивой. Также рекомендуется поставить печать организации, хотя сейчас это и не обязательно.
Передача доверенности представителю
Последний этап - непосредственная передача уже подписанной, удостоверенной доверенности тому лицу, которое будет получать товар или ТМЦ.
Передачу рекомендуется зафиксировать в специальном журнале учета выданных доверенностей. Представитель расписывается в получении, указываются дата и время.
Образец заполнения отдельных полей доверенности
Рассмотрим на конкретных примерах, как правильно заполнять некоторые поля при составлении доверенности на получение товара, минуя типичные ошибки.
Образец заполнения данных о доверителе
Данные доверителя, от имени которого выдается доверенность, должны быть максимально точными и соответствовать учредительным документам организации:
- Полное или сокращенное наименование организации (обязательно)
- Организационно-правовая форма
- ИНН
- Юридический и/или фактический адрес
Например:
ООО "Ромашка", ИНН 7722555500, адрес: Москва, ул. Летняя, д. 5, офис 3
Образец формулировки полномочий
Полномочия представителя должны быть сформулированы предельно конкретно, например:
Получать товар по товарной накладной No 331 от 23.05.2023 на сумму 300 000 рублей по договору поставки No 25 от 01.03.2023.
Неконкретная формулировка может привести к тому, что представитель не сможет получить товар по доверенности.
Требования контрагента к доверенности
Компания, у которой предстоит получить товар, может предъявлять определенные требования к оформлению доверенности.
Соответствие форме М-2 или М-2а
Некоторые контрагенты настаивают на предоставлении именно унифицированной доверенности по форме М-2 или М-2а. В таком случае придется использовать эти бланки.
Наличие необходимых реквизитов
Даже при свободной форме доверенности контрагент может потребовать указать дополнительные данные, например:
- Реквизиты договора, на основании которого происходит получение ТМЦ
- Реквизиты товаросопроводительных документов
- Сумму сделки в валюте или рублях
Надлежащее оформление и заверение
Контрагент может потребовать нотариального заверения доверенности, проставления печати или других элементов удостоверения подлинности и правомочности.
Как аннулировать доверенность на получение товара
Если возникла необходимость досрочно отменить действие доверенности, используется процедура аннулирования.
Составление уведомления об отмене доверенности
Для начала составляется официальное уведомление произвольной формы, в котором указывается, что данная доверенность отзывается и более не действительна.
Отправка уведомления контрагенту
Уведомление об аннулировании доверенности направляется в адрес компании, где представитель должен был получать товар по этой доверенности.
Документ можно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении, по электронной почте или иным способом, позволяющим подтвердить его получение.
Изъятие оригинала доверенности у представителя
После уведомления контрагента нужно изъять у представителя оригинал доверенности, чтобы исключить возможность получения по ней товаров и материалов.
Факт изъятия также рекомендуется зафиксировать документально для соблюдения юридических норм.
