Доверенности на получение материальных ценностей - распространенный документ в бизнесе. Но не все знают тонкости их правильного оформления. Узнайте, как грамотно составить доверенность по форме М-2, чтобы избежать проблем с получением товаров.
Общие требования к доверенности по форме М-2
Доверенность по форме М-2 - это стандартный документ, который выдается организацией или ИП для получения материальных ценностей. Он имеет унифицированный бланк и строгие правила заполнения.
Доверенности по форме М-2 выдаются сроком не более 15 дней, в исключительных случаях - до 1 месяца.
Рассмотрим основные требования к таким доверенностям:
- Выдавать доверенность по форме М-2 можно только штатным сотрудникам организации-доверителя;
- Доверенность составляется в единственном экземпляре с отрывным талоном;
- Должна содержать обязательные реквизиты: дата, данные доверителя и представителя, подпись руководителя;
Порядок заполнения лицевой стороны доверенности формы М-2
Лицевая сторона доверенности формы М-2 разделена на два блока. Рассмотрим, какие данные нужно указывать в каждом из них.
Левый блок лицевой стороны
В левой части доверенности указывают следующие сведения:
- Наименование организации-доверителя;
- ФИО, должность, паспортные данные представителя;
- Срок действия доверенности.
Этот блок после заполнения доверенность отрывают по пунктиру и оставляют для учета выданных доверенностей.
Правый блок лицевой стороны
В правом блоке указывают:
- Данные доверителя;
- Подпись руководителя;
- Печать организации-доверителя.
Эту часть вместе с оборотной стороной доверенности передают представителю.
Как правильно заполнить оборотную сторону формы М-2
На обороте доверенность содержит таблицу, куда вносят:
- Перечень материальных ценностей для получения;
- Их количество в соответствующих единицах измерения.
Также на обороте указывают реквизиты документов, по которым эти ценности передаются (договоры, накладные, счета и т.д.).
Внизу оборотной стороны доверенности ставят подписи представителя, руководителя и главного бухгалтера организации-доверителя.
Таким образом, стандартная форма М-2 имеет четкую структуру заполнения для обеспечения учета и контроля выданных доверенностей в организации.
Кто имеет право подписывать доверенность формы М-2
Доверенность по форме М-2 должна быть подписана руководителем организации-доверителя или лицом, имеющим на это право согласно приказу и доверенности. Также обязательна подпись главного бухгалтера.
Если в момент оформления доверенности нет возможности поставить подпись главного бухгалтера, то:
- На это время назначают исполняющего обязанности ГБ;
- ИО главбуха ставит подпись в доверенности вместо основного.
Нужно ли ставить печать на доверенности формы М-2
Хотя по закону печать организации-доверителя не является обязательным реквизитом для доверенности, на практике большинство контрагентов требуют ее наличие на документе.
Рекомендуется ставить печать на доверенность формы М-2, чтобы избежать вопросов при получении материальных ценностей.
Порядок передачи оформленной доверенности представителю
Готовую доверенность по форме М-2 передают представителю под подпись с указанием даты в журнале регистрации таких доверенностей. Журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью организации.
При передаче доверенности:
- Представитель расписывается в журнале регистрации;
- Ему выдают отрывной талон с указанием срока действия доверенности.
Учет и хранение доверенностей формы М-2 после истечения срока
После того, как срок действия доверенности формы М-2 закончился, ее отрывной корешок сшивают с остальными отработанными доверенностями.
Такие сшитые корешки хранятся в течение установленного срока, но не менее 5 лет. После можно направить на уничтожение по акту.
| Документ | Срок хранения |
| Сшитые корешки доверенностей формы М-2 | 5 лет |
Ответственность за нарушение правил оформления доверенности формы М-2
Если доверенность по форме М-2 заполнена с нарушением установленных правил, контрагент может отказать в выдаче материальных ценностей представителю.
Кроме того, к организации-доверителю могут быть применены следующие меры ответственности:
- Административный штраф;
- Уплата налога на добавленную стоимость, если передача ценностей облагается НДС;
- Возможность признания сделки недействительной.
Особенности доверенности формы М-2 в электронном виде
Помимо доверенности на бумажном бланке, оформить ее можно и в электронном виде, при соблюдении определенных условий:
- Наличие электронного документооборота между организациями;
- ЭЦП электронной доверенности;
- Согласие контрагента принимать такие документы.
При передаче электронной формы М-2 также ведется журнал учета и регистрации.
Когда доверенность формы М-2 не требуется
Доверенность на получение материальных ценностей по форме М-2 не оформляют в следующих случаях:
- Товары получает лично руководитель или ИП;
- Отдельно оговорено в договоре с контрагентом условие о получении без доверенности.
Однако даже при отсутствии письменной доверенности необходимо устно уведомить поставщика о лице, которое будет получать товар, и его данных.
Альтернативы доверенности формы М-2
Если по каким-то причинам использование стандартной формы М-2 невозможно или неудобно, существуют следующие альтернативные варианты на получение материальных ценностей:
- Доверенность в свободной форме;
- Доверенность по форме М-2а (при массовых отгрузках);
- Указание получателя прямо в договоре поставки.
Главное при этом – документально подтвердить полномочия лица, которое будет получать товары по сделке.
Рекомендации по заполнению формы М-2
Чтобы избежать проблем при использовании доверенности на получение материальных ценностей, рекомендуется:
- Проверять актуальность бланка формы М-2;
- Заполнять доверенность без помарок и исправлений;
- Следить за сроком действия доверенности;
- Периодически обновлять образцы подписей в документе.
Соблюдение этих несложных рекомендаций позволит избежать вопросов при работе с контрагентами.
