Акт входного контроля является важным документом, подтверждающим факт получения предприятием материалов или оборудования от поставщика. Правильное заполнение акта позволяет избежать конфликтных ситуаций и претензий со стороны контролирующих органов.
Назначение акта входного контроля
Акт входного контроля заполняется с целью:
- Подтверждения факта получения товарно-материальных ценностей
- Проверки соответствия полученной продукции заказанной по количеству, качеству, комплектности
- Выявления дефектов или несоответствий
- Подготовки претензий к поставщику
Таким образом, акт входного контроля является юридическим документом, который защищает интересы получателя продукции. От того, насколько правильно он будет оформлен, зависит возможность вернуть или заменить некачественный товар.
Кто заполняет акт входного контроля
Заполнение акта входного контроля производит комиссия, в состав которой входят:
- Представитель организации-получателя
- Сотрудник отдела качества или ответственный за приемку продукции
- При необходимости - независимый эксперт или представитель поставщика
Все члены комиссии удостоверяют акт своими подписями, что придает ему юридическую силу.
Порядок заполнения акта входного контроля
Рассмотрим пошагово, как правильно заполнить акт входного контроля:
- Указать реквизиты организации, составившей акт
- Перечислить членов комиссии с указанием должностей
- Указать наименование, количество, тип и другие характеристики полученной продукции
- Отразить результаты проверки на соответствие заявленным характеристикам
- При наличии дефектов - детально их описать
- Подписать акт всеми членами комиссии
Для наглядности приведем пример заполненного акта входного контроля:
Пример акта входного контроля
Рассмотрим пример заполнения акта на поставку пиломатериалов:
| Наименование организации | ООО "Деревообработка" |
| Адрес организации | г. Москва, ул. Промышленная, д.5 |
| Члены комиссии | Иванов И.И., Петров П.П., представитель ООО "Леспром" |
Комиссия провела проверку поступившей от ООО "Леспром" партии пиломатериалов согласно товарной накладной No 25 от 05.02.2023 г. В ходе проверки акта входного контроля установлено:
Поставлена сосна обрезная, камерной сушки, 1 сорт в количестве 237 куб.м., что соответствует сопроводительным документам. По внешнему виду дефектов не обнаружено.
Подписи членов комиссии:
Иванов И.И.
Петров П.П. Представитель ООО "Леспром"
Акт входного контроля является важнейшей частью контроля качества на любом предприятии. Давайте разберем некоторые важные моменты, связанные с его оформлением.
Акт входного контроля: обязательные реквизиты
Любой акт входного контроля должен содержать следующие обязательные данные:
- Наименование документа
- Дата и место составления
- Сведения об организации, составившей акт
- Информация о членах комиссии
- Подписи членов комиссии
Без этих реквизитов акт теряет юридическую силу. Поэтому при заполнении нужно быть предельно внимательным и следить, чтобы были указаны все необходимые данные.
Образец акта входного контроля материалов
Для проверки качества и количества таких материалов, как сырье, комплектующие, стройматериалы и др. составление акта входного контроля является стандартной процедурой. Давайте на примере рассмотрим, как должен выглядеть образец акта входного контроля материалов.
| Дата составления акта | 12.03.2023 |
| Наименование материалов | Фанера 4мм, 1 сорт |
| Накладная No | 112 |
Мы, нижеподписавшиеся, члены комиссии в составе:
- Инженер ОТК Иванов И.И.
- Заведующий складом Петров П.П.
- Водитель Зайцев К.О.
провели проверку поступившей партии фанеры на соответствие требованиям ГОСТ 3916.1-96. В результате проверки установлено...
...установлено: фанера соответствует заявленным параметрам по толщине, размерам листов и видимым дефектам. В ходе выборочной проверки внутренних слоев расслоений и повреждений не обнаружено.
Особенности проверки отдельных видов материалов
В зависимости от вида поступившей продукции могут применяться разные методы контроля при входном контроле:
- Визуальный осмотр
- Измерение параметров
- Лабораторные испытания
- Сравнение с эталонными образцами
- Проверка сопроводительных документов
Типичные нарушения при заполнении акта входного контроля
Чтобы избежать ошибок, важно знать типичные проблемы, возникающие на практике:
- Не указаны или указаны не все обязательные реквизиты
- Результаты проверки изложены неконкретно, расплывчато
- Отсутствуют подписи членов комиссии
- Допущены исправления или помарки
Ответственность за нарушение правил входного контроля
Некачественное заполнение акта или отсутствие входного контроля как такового может повлечь административные санкции:
- Штрафы
- Приостановка деятельности предприятия
- Отзыв лицензии
Поэтому процедуре входного контроля нужно уделять самое пристальное внимание.
Формы учета результатов входного контроля
Результаты входного контроля должны фиксироваться не только в актах, но и в специальных учетных документах организации:
- Журнал учета входного контроля
- Реестр актов входного контроля
- Журнал рекламаций и претензий
Это необходимо для накопления статистики, выявления проблемных поставщиков, отслеживания динамики поступления бракованных материалов и решения споров.
Сроки и порядок хранения актов входного контроля
Оригиналы актов входного контроля хранятся в течение трех лет в бухгалтерии или отделе снабжения. После чего можно изъять из обращения и уничтожить.
Рекомендуется также вести электронный архив актов, поскольку это ускоряет поиск документов при необходимости.
Автоматизация процесса входного контроля
Для оптимизации рабочих процессов имеет смысл внедрить электронный документооборот и автоматизированную систему учета. Это избавит от рутинных операций по заполнению бумажных носителей.
Выгоды от правильной организации входного контроля
Помимо соблюдения законодательных норм, качественный входной контроль дает организации ряд преимуществ:
- Повышение качества конечной продукции
- Снижение производственного брака
- Экономия средств за счет своевременного выявления дефектов.
