Командировки работников - распространенное явление в любой компании. Но как правильно оформить все необходимые документы для поездки сотрудника и избежать наложения штрафов контролирующими органами? Давайте разберемся!
Приказ о направлении в командировку работника: обязательные реквизиты
Согласно Трудовому кодексу РФ, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Для оформления приказа о направлении в командировку чаще всего используется унифицированная форма Т-9. Она содержит следующие обязательные поля:
- наименование организации;
- ФИО и должность командируемого работника;
- место назначения командировки;
- срок командировки в календарных днях;
- цель поездки.
Приказ о командировке подписывается руководителем организации и самим командируемым работником. Пример заполнения формы приказа:
| Наименование организации | ООО "Ромашка" |
| ФИО работника | Иванов Иван Иванович |
| Должность | Менеджер по продажам |
| Место командировки | г. Санкт-Петербург |
| Срок | с 10.05.2023 по 15.05.2023 (6 дней) |
| Цель | Участие в конференции "Современные технологии продаж" |
Образец приказа на командировку в 2023 году
В качестве образца приказа на командировку часто применяют унифицированную форму Т-9а, утвержденную постановлением Госкомстата РФ. Порядок ее заполнения такой:
- Указываются реквизиты организации, номер и дата составления приказа;
- Перечисляются командируемые работники с указанием всех необходимых данных о них;
- Заполняются пункты о месте и сроках командировки, ее цели, источнике финансирования;
- Ставятся подписи командируемых работников и руководителя.
Основные ошибки при заполнении формы Т-9а:
- неверный подсчет срока командировки в днях;
- отсутствие цели командировки;
- неуказание источника финансирования поездки.
Чтобы избежать штрафов контролирующих органов, нужно внимательно проверять правильность заполнения всех пунктов приказа о направлении в командировку.
Оформление командировки работника: что нужно знать
Помимо приказа о направлении в командировку, в пакет оформляемых документов могут входить:
- служебное задание для командировки;
- командировочное удостоверение;
- авансовый отчет работника по возвращении.
Командировочные документы: виды и порядок оформления
К командировочным документам относятся:
- авансовый отчет работника по возвращении из командировки;
- документы, подтверждающие расходы в командировке (чеки, квитанции и т.п.);
- служебное задание для командировки;
- командировочное удостоверение;
- служебная записка о сроках командировки.
Авансовый отчет работника о командировке
По возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах в бухгалтерию. К отчету прилагаются подтверждающие документы.
Служебное задание содержит перечень конкретных задач, которые должен выполнить работник в командировке. Обязательной формы для этого документа нет.
Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение заполняется по утвержденной организацией форме. В нем указываются основные данные о командировке и командированном лице.
В служебной записке работник указывает фактические даты и время отправления в командировку и возвращения из нее.
Оплата труда работника в командировке
Вопрос оплаты командировок регулируется Трудовым кодексом РФ. Работодатель обязан возмещать следующие расходы:
- стоимость проезда;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства;
- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Особенности оформления зарубежных командировок
При направлении работника в зарубежную командировку помимо стандартного пакета документов могут потребоваться:
- загранпаспорт;
- виза;
- медицинская страховка;
- нотариально заверенная доверенность на право представления интересов организации за рубежом.
Ответственность за нарушения при оформлении командировок
За нарушение требований по оформлению служебных поездок работников организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в виде штрафов.
Особенности бухгалтерского учета командировочных расходов
Бухгалтерский учет командировочных расходов регламентируется ПБУ 10/99 "Расходы организации". К таким расходам относятся:
- расходы на проезд работника;
- расходы на проживание;
- суточные расходы;
- представительские расходы;
- иные расходы, связанные с командировкой.
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Перед отъездом в командировку работнику могут выдаваться денежные средства под отчет на основании его заявления и приказа руководителя.
Согласно Налоговому кодексу, расходы на командировки не облагаются НДС. Исключение - представительские расходы в командировках.
Отражение авансового отчета о командировке в учете
На основании авансового отчета работника о командировке в учете отражаются фактически произведенные им расходы с подтверждающими документами.
Основные налоговые риски по командировкам:
- завышение расходов на проезд и проживание;
- отсутствие подтверждающих документов;
- несоответствие цели командировки и фактических расходов в ней.
Чтобы их минимизировать, нужно внимательно контролировать обоснованность расходов при командировках работников.
Оптимизация расходов организации на командировки персонала
Чтобы оптимизировать расходы на командировки, рекомендуется:
- заранее планировать служебные поездки работников;
- согласовывать целесообразность каждой командировки;
- контролировать расходы работников в командировках.
При грамотной организации командировок можно существенно сократить соответствующие расходы организации.
