Невыполнение сотрудником своих должностных обязанностей - серьезная проблема для любой компании. В этой статье мы расскажем, как правильно составить служебную записку о таком нарушении, чтобы вовремя принять меры и обезопасить бизнес.
1. Цель и назначение служебной записки о невыполнении должностных обязанностей
Основными целями служебной записки в данном случае являются:
- Информирование руководства компании о возникшей проблеме с исполнением обязанностей конкретным сотрудником;
- Создание основания для применения к нарушителю дисциплинарных взысканий.
К ситуациям, требующим составления такой записки, относятся, например:
- Регулярные опоздания сотрудника на работу;
- Отказ выполнять отдельные поручения руководителя;
- Прогулы и самовольные уходы с работы;
- Грубое и некорректное поведение по отношению к коллегам.
2. Требования трудового законодательства
Прежде чем составлять служебную записку о невыполнении должностных обязанностей, необходимо четко представлять соответствующие требования Трудового кодекса РФ. Рассмотрим основные моменты.
Ответственность за невыполнение обязанностей
Согласно ст. 192 ТК РФ, к сотруднику могут быть применены следующие дисциплинарные взыскания:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
Уволить работника за однократное нарушение рискованно. Такое решение легко оспорить в суде с последующим восстановлением на работе.
Поэтому записка в первую очередь должна содержать факты неоднократного игнорирования обязанностей конкретным сотрудником.
Сроки применения взысканий
Ст. 193 ТК РФ устанавливает четкий порядок применения дисциплинарных взысканий. В частности, по общему правилу, такое взыскание может быть наложено не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка.
Поэтому, если сотрудник пренебрегает исполнением своих обязанностей, с запиской нельзя затягивать – чем раньше она будет передана руководству, тем лучше.
Остальную часть статьи я расскажу в следующем сообщении.
Оспаривание необоснованных взысканий
Статья 394 ТК РФ предусматривает возможность работника оспорить решение о наложении дисциплинарного взыскания в суде, если он считает его необоснованным, незаконным, нарушающим его права.
Поэтому в служебной записке нужно максимально подробно изложить все факты нарушений со ссылкой на соответствующие документы и получить от сотрудника письменные объяснения.
Структура и содержание служебной записки
Специальной формы для служебной записки невыполнении должностных обязанностей законодательством не предусмотрено. Но она должна содержать:
- Реквизиты записки и адресата;
- ФИО, должность нарушителя;
- Перечень фактов нарушений;
- Ссылку на документы, описывающие обязанности;
- Рекомендуемые меры;
- Дату и подпись составителя.
Порядок оформления и согласования
Пример служебной записки должен быть подписан ее непосредственным составителем с указанием даты, должности, ФИО. К документу могут прилагаться другие материалы, подтверждающие факты нарушений.
После этого записку необходимо зарегистрировать и передать руководству на рассмотрение. Регистрация гарантирует, что документ не затеряется и будет рассмотрен в установленные законом сроки.
Рассмотрение записки и принятие мер
Согласно ТК РФ, служебная записка о нарушении трудовой дисциплины должна быть рассмотрена в течение 10 рабочих дней.
Обязательным условием является предоставление работнику возможности дать письменные объяснения. Если сотрудник отказывается это сделать, необходимо составить соответствующий акт.
Образцы служебных записок о нарушениях
Рассмотрим типовые пример служебной записки о различных дисциплинарных нарушениях.
Невыполнение функционала
Если сотрудник отказывается выполнять конкретные должностные обязанности, указанные в его инструкции...
Как правильно написать служебную записку
Опоздания на работу
Опоздания сотрудников - распространенная проблема во многих компаниях. Чтобы наказать опоздавшего, необходимо подготовить следующую служебную записку:
- Указать ФИО и должность опоздавшего;
- Дату и время опоздания (желательно расписание работы);
- Продолжительность опоздания;
- Количество предыдущих опозданий (если были);
- Рекомендуемые меры взыскания.
Если опоздания носят систематический характер, можно рекомендовать более строгое наказание вплоть до увольнения за прогул.
Грубое поведение с сотрудниками
Некорректное и грубое обращение одного сотрудника с другим является дисциплинарным нарушением. В служебной записке в таком случае необходимо:
- Описать конкретный инцидент с указанием даты и времени;
- Привести цитаты или кратко пересказать высказывания нарушителя;
- Указать, в чем именно проявлялась грубость;
- Отметить факты предыдущих подобных нарушений.
Рекомендуется также приложить письменные заявления свидетелей случившегося.
Результаты и последствия взысканий
Применение взысканий на основании служебных записок приводит к следующим последствиям в организации:
- Повышение трудовой и исполнительской дисциплины;
- Снижение текучести кадров;
- Улучшение социально-психологического климата в коллективе.
Отмена дисциплинарных взысканий
Согласно ст. 194 ТК РФ, дисциплинарное взыскание может быть отменено до истечения одного года со дня его применения.
Основаниями для этого могут быть:
- Добросовестное отношение работника к труду;
- Его активное участие в жизни коллектива;
- Инициатива непосредственного руководителя или представительного органа.
Отмена взыскания оформляется приказом с указанием мотивов. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись.
Увольнение за неоднократные нарушения
Служебная записка может стать и основанием для увольнения сотрудника за систематическое неисполнение обязанностей, если к нему уже ранее применялись дисциплинарные взыскания (замечания, выговоры).
В этом случае в текст записки включают:
- Перечень ранее наложенных взысканий (со ссылкой на документы);
- Факты новых нарушений;
- Вывод о неоднократности нарушений;
- Рекомендацию об увольнении.
Увольнение за такое нарушение оформляется по п.5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
