В эпоху цифровых технологий проблема определения подлинности и соответствия стандартам различных документов становится все более актуальной.
Что означает термин "валидный" применительно к документам
Слово "валидный" имеет латинские корни и в переводе на русский язык означает "действительный", "правильный", "соответствующий установленным требованиям".
Применительно к документам, валидный документ - это документ, который соответствует определенным стандартам и требованиям по содержанию, форме, порядку оформления и утверждения.
Виды валидности документов
Существует несколько видов валидности документов:
- Формальная (синтаксическая) валидность - соответствие документа формальным требованиям к структуре, форматам данных и т.д.
- Смысловая валидность - соответствие содержания документа его назначению и области применения
- Юридическая валидность - соответствие документа законодательным и нормативным актам, обеспечение его юридической силы
Формальная валидность
Формальная (синтаксическая) валидность определяет соответствие структуры и формата документа установленным стандартам.
Например, для электронного документа проверяется:
- Наличие обязательных реквизитов (номер, дата, подписи и т.д.)
- Корректность форматов данных (дата в формате ДД.ММ.ГГГГ)
- Структура документа (титульный лист, основное содержание, приложения)
Смысловая валидность
Смысловая валидность определяет соответствие содержания документа его задачам и области применения.
Например, для должностной инструкции проверяется соответствие:
- Указанных трудовых функций, задач, обязанностей реальной деятельности сотрудника
- Требований к знаниям и компетенциям фактическим требованиям
- Указанных нормативных актов действующим на момент проверки
Юридическая валидность
Юридическая валидность определяет правовой статус документа, то есть соответствие установленным законодательным и нормативным актам.
Например, для юридической силы документа проверяется:
- Наличие всех обязательных реквизитов (номер, дата, адрес и т.д.)
- Компетенция органа или лица, издавшего документ
- Соблюдение порядка оформления и согласования
Таким образом, понятие "валидный документ" подразумевает его соответствие комплексу требований по содержанию, структуре, формату, порядку оформления и юридической силе.
Для определения валидности документа используется комплекс методов, позволяющих оценить его соответствие различным требованиям.
Проверка формальной валидности
Формальная (синтаксическая) валидность может быть проверена автоматизированными средствами.
Для электронных документов применяются:
- Синтаксический анализатор, проверяющий структуру и форматы данных
- Специальные валидаторы, сравнивающие документ с эталоном
- Инструменты контроля версий и контента
Проверка смысловой валидности
Что такое валидный документ и как он определяется? Он определяется его соответствием содержанию и назначению.
Для проверки смысловой валидности необходимо:
- Экспертная оценка содержания
- Сравнение с аналогичными документами
- Анкетирование пользователей документа
Что такое валидный документ с юридической точки зрения
Юридическая валидность определяет правовую силу документа. Что понимается под юридически валидным документом:
- Наличие всех обязательных реквизитов
- Соблюдение порядка оформления и согласования
- Соответствие компетенции органов и лиц
Правовую экспертизу документа проводит юрист или адвокат.
