Как правильно отразить полученный аванс в расчете по форме 6-НДФЛ?

Выплата аванса – неотъемлемая часть трудовых отношений между работодателем и наемными работниками. Согласно Трудовому кодексу РФ, организации обязаны частично рассчитываться с сотрудниками до окончательной выдачи заработной платы за месяц. При этом Налоговый кодекс РФ до 2023 года не обязывал удерживать подоходный налог при выплате авансов. Но в текущем году ситуация изменилась.

Новые правила исчисления НДФЛ в 2023 году

В как отразить аванс в 6 ндфл 2023 году произошли существенные изменения, которые напрямую отразились и на порядке налогообложения авансов по зарплате. Главным нововведением стало то, что теперь датой получения дохода считается дата фактической выплаты вознаграждения работнику.

Раньше согласно пункту 2 статьи 223 НК РФ датой получения дохода в виде заработной платы, в том числе аванса, считался последний день месяца. Поэтому НДФЛ можно было удерживать только при выплате полной зарплаты.

Теперь же из пункта 1 этой статьи следует, что удерживать НДФЛ нужно при каждой выплате, в том числе при выдаче авансов. Таким образом, в 2023 году как отразить выплату аванса в 6 ндфл стало обязательным.

Для декабрьских выплат 2022 года и январских 2023 года были введены переходные правила. НДФЛ по этим месяцам можно удержать как по старым, так и по новым правилам. Подробнее с переходными нормами можно ознакомиться в других источниках.

Как отразить аванс в 6-НДФЛ в 2023 году

В новой форме 6-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 29.09.2022 No ЕД-7-11/881@, появились отдельные строки для отражения НДФЛ, удержанного с авансов по заработной плате. Давайте разберемся, как именно теперь нужно заполнять эту форму.

В разделе 1 расчета указывают общую сумму НДФЛ, подлежащую уплате за последние 3 месяца отчетного периода. В том числе сюда входит отразить аванс 6 ндфл по зарплате.

А в разделе 2 теперь нужно детализировать каждую выплату работникам отдельно, вне зависимости от того, за какой месяц начислялась зарплата. То есть если в отчетном периоде выдали авансы под будущие месяцы или зарплату за предыдущие, все равно отражаете эти суммы.

Пример заполнения раздела 2 формы

Например, ООО "Ромашка" в феврале 2023 года выплатило сотрудникам:

• 10 февраля - аванс по зарплате за февраль в сумме 356 000 рублей;
• 28 февраля - зарплату за январь в размере 254 000 рублей.

В разделе 2 расчета за 1 квартал эти выплаты нужно отразить следующим образом:

Особенности заполнения раздела 1

В разделе 1 формы 6-НДФЛ теперь тоже появились отдельные строки для указания НДФЛ с авансов по зарплате. А именно:

• в строках 021-023 указывают НДФЛ за 3 последних месяца отчетного периода;
• в том числе сюда входит отражать аванс 6 ндфл - его тоже нужно распределить по месяцам;

Например, если отчетный период - 1 квартал 2023 года, то:

• в строке 021 показывают НДФЛ за январь, в том числе с авансов;
• в строке 022 - НДФЛ за февраль с авансами и зарплатами;
• в строке 023 - за март;

То есть по сути НДФЛ с авансов надо отражать в том периоде, когда они фактически были выданы, а не когда начислялась зарплата.

Риски при неправильном отражении авансов

Если отражать авансы в 6-НДФЛ неправильно, это чревато следующими рисками для организации:

• доначисление недоимки по налогу;
• штрафы за неполную уплату НДФЛ;
• пени за просрочку перечисления НДФЛ;

Поэтому очень важно четко знать новые правила заполнения 6-НДФЛ и не допускать ошибок при отражении авансов.

Частые вопросы по отражению авансов

Разберем ответы на некоторые часто задаваемые вопросы по поводу отражения авансов в 6-НДФЛ:

• Нужно ли выделять аванс в отдельную строку? Нет, обязательного требования выносить аванс в отдельную строку нет. Главное, чтобы общая сумма выплат работникам за отчетный период в разделе 2 соответствовала сумме НДФЛ в разделе 1.
• Куда вносить НДФЛ, удержанный с аванса? В раздел 1, распределив по строкам 021-023 в зависимости от того, в каком из 3 месяцев отчетного периода выдавался аванс.
• Можно ли не показывать аванс вообще? Нет, нельзя. Иначе возникнет риск доначисления недоимки и штрафов со стороны налоговой службы.

Особенности отражения авансов под Новый год

Если аванс по зарплате за декабрь выдается в декабре текущего года, а основная зарплата - уже в январе следующего, то возникает вопрос, в каком отчетном периоде его отражать.

Ответ: в годовом 6-НДФЛ за текущий налоговый период, поскольку именно тогда аванс был выдан на руки работникам.

Рекомендации по заполнению 6-НДФЛ с авансами

Чтобы избежать ошибок при отражении авансов в расчете 6-НДФЛ, рекомендуем придерживаться следующих правил:

1. Вести четкий учет дат и сумм выплаченных авансов;
2. Распределять НДФЛ с авансов по строкам 021-023 раздела 1;
3. Указывать каждую выплату, в том числе авансы, в разделе 2;
4. Соблюдать сроки уплаты НДФЛ;
5. Проверять соответствие сумм в разделах 1 и 2.

Как избежать ошибок

Чтобы не ошибиться, рекомендуем завести отдельный учет выданных авансов с указанием ФИО, дат и сумм. Также полезно будет составить график документооборота по начислению и выплате авансов.

Актуальные штрафы

За неправильное заполнение расчета по форме 6-НДФЛ для организаций в 2023 году предусмотрен штраф по ст. 126 НК РФ от 5000 до 10000 рублей.

Горячие клавиши в программах

При заполнении 6-НДФЛ в бухгалтерских программах обращайте внимание на то, есть ли в них специальные клавиши для быстрого добавления данных по авансам.

Автоматизация расчетов по авансам

Чтобы минимизировать риск ошибок, рекомендуем использовать специальные бухгалтерские программы для расчета 6-НДФЛ. Современные системы позволяют полностью автоматизировать этот процесс.

1С

В программах 1С зарплата и управление персоналом есть встроенный механизм расчета НДФЛ, учитывающий новые требования 2023 года. Достаточно ввести данные по авансам в соответствующие документы.

Интернет-сервисы

Существуют онлайн-сервисы для расчета 6-НДФЛ, куда можно загружать данные по зарплате и авансам в удобном формате. Сервис автоматически сформирует правильно заполненный отчет.

Облачные решения

В облачных бухгалтериях, таких как Мое дело, Контур.Бухгалтерия, есть специальный функционал для расчетов по заработной плате с поддержкой всех нововведений 2023 года.

Полезные сервисы для бухгалтера

Рекомендуем также воспользоваться специальными онлайн-калькуляторами НДФЛ, которые помогут быстро проверить правильность расчетов. Например, калькулятор от компании СКБ Контур.