Уведомления - неотъемлемая часть деловой переписки. От правильного составления таких писем зависит репутация компании и ее взаимоотношения с партнерами.
Виды уведомлений и сферы применения
Уведомление - это официальный документ, который сообщает адресату о каких-либо фактах или событиях. Уведомления применяются в самых разных сферах:
- Трудовые отношения
- Хозяйственные договоры
- Гражданско-правовые отношения
- Административные процедуры
Существуют обязательные уведомления, которые регламентируются законодательством. Например, работодатель обязан уведомить работника о предстоящем увольнении не менее чем за 2 месяца.
Кроме того, есть уведомления, которые стороны направляют друг другу по своему усмотрению. К таким относятся различные оповещения об изменении условий договора, повышении цен, переносе сроков и т.д.
Примеры уведомлений:
- Уведомление о расторжении договора
- Уведомление об отзыве доверенности
- Уведомление о повышении цены товара
Порядок составления уведомлений
Любое уведомление должно содержать:
- Наименование документа
- Реквизиты и подписи сторон
- Текст уведомления
- Дату составления
Текст уведомления пишется в официально-деловом стиле, разделен на абзацы, грамотно с точки зрения орфографии и пунктуации.
Этапы подготовки уведомления:
- Определить необходимость уведомления
- Выбрать формат: бумажный или электронный
- Составить текст уведомления
- Проверить уведомление на соответствие требованиям
- Отправить уведомление адресату
- Получить подтверждение о получении (при необходимости)
Пошаговая инструкция поможет правильно подготовить любое уведомление.
Правила и способы вручения уведомлений
Существуют разные способы вручения уведомления:
- Передача лично под роспись
- Направление на электронную почту
- Отправка заказным или ценным письмом
Наиболее надежный с точки зрения подтверждения факта получения - заказное письмо с уведомлением. Однако такой способ дольше по времени.
Для оперативного информирования удобно отправлять уведомления по e-mail. Но не стоит забывать, что такое оповещение не является официальным.
Если вы получили от контрагента электронное уведомление об изменении условий договора, необходимо запросить официальный документ на бумажном носителе.
Ответственность за невручение лежит на отправителе. Поэтому важно выбрать надежный способ и сохранять подтверждения.
Рассмотрим наиболее востребованные образцы писем уведомлений. Используя готовые формы, можно быстро подготовить документ.
Уведомление о смене реквизитов
Такое оповещение обязательно для организаций при изменении банковских или юридических данных. Уведомление составляют в свободной форме, указывая:
- Полные реквизиты компании
- Информацию о произошедших изменениях
- Новые реквизиты и дату, с которой они действуют
Образец уведомления об изменении условий договора
Часто возникает необходимость в корректировке отдельных пунктов заключенного договора. Чтобы изменения вступили в силу, контрагента следует уведомить.
В уведомлении указывают:
- Реквизиты договора
- Пункты, которые предлагается изменить
- Причины изменений
- Новую редакцию пунктов
- Срок вступления поправок в действие
Образец уведомления о расторжении договора
Расторжение договора по инициативе одной стороны требует письменного уведомления контрагента. Уведомление должно быть направлено не менее чем за месяц до желаемой даты расторжения.
Обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Реквизиты и наименования сторон
- Ссылка на пункт договора, предусматривающий такой порядок расторжения
- Дата, с которой договор будет считаться расторгнутым
Уведомления помогают корректно оформить изменение или прекращение договорных обязательств.
