Административные расходы - тема, волнующая многих руководителей компаний. Ведь от того, насколько эффективно используются средства на административные нужды, зависит общая рентабельность бизнеса.
Определение административных расходов
Административные расходы - это расходы, связанные с управлением и обслуживанием предприятия. К ним относятся затраты на содержание административно-управленческого персонала, оргтехнику для офиса, канцелярские принадлежности, командировочные и представительские расходы, услуги связи и другие.
Состав административных расходов
Рассмотрим основные составляющие административных расходов:
- Расходы на оплату труда административно-управленческого персонала (руководителей, менеджеров, бухгалтерии и др.).
- Страховые взносы с заработной платы административного персонала.
- Арендная плата и содержание офисных помещений.
- Приобретение оргтехники и офисной мебели.
- Командировочные и представительские расходы.
- Услуги связи и интернет.
- Канцелярские и хозяйственные расходы.
- Обслуживание оргтехники.
Также сюда можно отнести расходы на обучение персонала, консультационные и аудиторские услуги.
Учет административных расходов
В соответствии с планом счетов, административные расходы учитываются на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В конце месяца эти расходы списываются на себестоимость выпущенной продукции, работ, услуг.
Также административные расходы могут показываться в отчете о финансовых результатах (прибылях и убытках) как управленческие расходы.
Планирование административных расходов
При планировании административных расходов следует:
- Проанализировать фактические расходы за предыдущие периоды.
- Определить их долю в общей сумме затрат компании.
- Спрогнозировать уровень административных расходов на плановый период с учетом развития компании, ожидаемой инфляции и других факторов.
При этом необходимо обеспечить оптимальное соотношение административных расходов и общих затрат компании. Слишком завышенные административные расходы снижают рентабельность, недостаточные могут привести к сбоям в управлении.
Оптимизация административных расходов
Для оптимизации административных расходов рекомендуется:
- Внедрять электронный документооборот для сокращения расходов на бумагу, картриджи, доставку документов.
- Автоматизировать учет и отчетность.
- Перевести сотрудников на гибкий график работы и дистанционную занятость для экономии на аренде.
- Закупать оргтехнику и мебель б/у или в аренду.
- Ограничить необязательные траты вроде корпоративных мероприятий.
Такие меры помогут компании высвободить средства и направить их на развитие основного бизнеса.
Контролировать административные расходы следует ежемесячно по данным управленческого учета. При превышении плановых показателей необходимо оперативно разобраться в причинах и устранить их.
Сравнение с коммерческими расходами
Не стоит путать административные расходы с коммерческими. К коммерческим расходам относят затраты, непосредственно связанные с производством и продажей продукции:
- Расходы на рекламу и маркетинг.
- Зарплата торговых представителей.
- Аренда торговых площадей.
- Комиссии для партнеров по продажам.
В отличие от них, административные расходы охватывают затраты на общее управление компанией в целом.
Административные расходы в отраслях
Структура и доля административных расходов зависит от специфики отрасли. Так в торговле это в основном аренда площадей и зарплата управленцев. А в IT-сфере большую часть составляют расходы на технику и средства связи.
Поэтому при анализе административных затрат важно ориентироваться на показатели компаний из вашей отрасли.
Нормирование административных расходов
Для контроля за административными расходами используется их нормирование. Рассчитывают норматив - предельно допустимое процентное соотношение между суммой этих расходов и выбранной базой.
В качестве базы чаще применяют:
- Объем продаж.
- Себестоимость продукции.
- Плановую прибыль.
Норматив устанавливается исходя из отраслевых показателей и тенденций за ряд периодов.
Аутсорсинг административных функций
Для оптимизации административных расходов применяется их аутсорсинг - передача непрофильных функций внешним исполнителям. К таким функциям могут относиться:
- Ведение бухгалтерского и налогового учета.
- Юридическое сопровождение.
- IT-обслуживание.
- Уборка и охрана офиса.
Аутсорсинг административных функций
Для оптимизации административных расходов применяется их аутсорсинг - передача непрофильных функций внешним исполнителям. К таким функциям могут относиться:
- Ведение бухгалтерского и налогового учета.
- Юридическое сопровождение.
- IT-обслуживание.
- Уборка и охрана офиса.
Передавая непрофильные функции на аутсорсинг, компания экономит на штатном персонале и инфраструктуре для обеспечения этих процессов. Кроме того, специализированные компании могут оказывать эти услуги с большей эффективностью и качеством.
Риски при аутсорсинге административных функций
Однако аутсорсинг административных функций несет и определенные риски:
- Снижение контроля над важными процессами компании.
- Утечка конфиденциальных данных.
- Зависимость от внешнего исполнителя.
- Снижение лояльности персонала при передаче его функций аутсорсеру.
Как минимизировать риски аутсорсинга?
Чтобы минимизировать эти риски, необходимо:
- Тщательно выбирать аутсорсингового партнера.
- Прописывать в договоре все необходимые условия и ответственность сторон.
- Организовывать контроль и аудит переданных функций.
- Поддерживать коммуникацию между собственным персоналом и аутсорсерами.
Критерии выбора поставщика услуг аутсорсинга
Основные критерии выбора компании для аутсорсинга административных функций:
- Опыт работы на рынке.
- Наличие необходимых лицензий и сертификатов.
- Стоимость услуг.
- Техническая оснащенность.
- Квалификация персонала.
А также важно обратить внимание на отзывы других клиентов и портфолио компании-аутсорсера.
Оценка эффективности аутсорсинга
Чтобы оценить эффективность передачи административных функций на аутсорсинг, необходимо:
- Рассчитать экономию бюджета на эти функции после их передачи сторонним исполнителям.
- Проанализировать качество исполнения функций аутсорсером и сравнить с собственными показателями.
- Оценить влияние аутсорсинга на производительность труда сотрудников компании.
- Сопоставить риски и издержки при собственном обеспечении функций и при аутсорсинге.
По этим критериям можно сделать вывод насколько оправдан перевод конкретных административных функций на аутсорсинг для данной компании.
Частичный и полный аутсорсинг
Аутсорсинг административных функций может быть как частичным, так и полным. Например, возможен вариант, когда учет основных средств ведет компания самостоятельно, а учет нематериальных активов передан сторонней фирме. Или бухгалтерия целиком переведена на аутсорсинг.
