Номенклатура дел отдела кадров помогает упорядочить работу с документами. С 17 сентября 2023 года вступили в силу новые правила ее составления. Давайте разберемся, как теперь правильно составлять этот документ.
Новая форма номенклатуры дел отдела кадров
Раньше номенклатура дел отдела кадров заполнялась в свободной форме, главное, чтобы в ней были указаны основные реквизиты: индекс дела, заголовок дела, срок хранения, примечания.
Однако с 17 сентября 2023 года вступили в силу новые Правила работы с документами в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях. Ими утверждена новая форма номенклатуры дел.
Теперь номенклатура дел отдела кадров должна заполняться по заданному шаблону. В ней появились дополнительные графы, которые нужно будет заполнять:
| Номер дела | Название раздела |
| Срок хранения | Примечания о заведении дел |
Кроме того, теперь форма номенклатуры дел включает в себя не только перечень наименований дел, но и титульный лист, предисловие с пояснениями по заполнению документа, а также итоговую запись.
Кто и для чего составляет номенклатуру дел
Номенклатуру дел отдела кадров обычно готовит специалист по кадрам или секретарь. Иногда этим занимается руководитель HR-службы.
Основные цели составления номенклатуры дел отдела кадров:
- Упорядочить работу с документами в отделе кадров
- Обеспечить сохранность кадровых документов
- Ускорить поиск нужных бумаг
- Соблюсти сроки хранения разных видов кадровых документов
То есть номенклатура дел позволяет систематизировать всю документацию отдела кадров и обеспечить соблюдение норм хранения.
Этапы подготовки номенклатуры дел на 2024 год
Чтобы правильно подготовить номенклатуру дел отдела кадров на следующий год, рекомендуется придерживаться такого пошагового алгоритма:
-
Проанализируйте весь документооборот отдела кадров за текущий год. Какие дела уже заведены, какие планируется начать вести в следующем году.
-
Определите ответственное лицо, которое будет готовить номенклатуру дел отдела кадров. Это может быть специалист по кадрам, секретарь или руководитель HR-службы.
-
Внесите на титульный лист номенклатуры информацию об организации, наименование структурного подразделения и отчетный год.
-
Заполните первую графу – проставьте порядковые номера дел. Номера должны состоять из цифро-буквенного кода.
-
Во вторую графу внесите заголовки дел и описания документов, которые в них будут храниться.
-
Укажите в соответствующей графе сроки хранения документов согласно номенклатуре дел.
Важно соблюдать последовательность заполнения номенклатуры дел. Сначала вносите данные в первые две графы, а уже потом определяйте сроки хранения и ставите отметки о передаче дел. Иначе возрастает риск ошибок.
Порядок внесения изменений в номенклатуру дел отдела кадров
В течение года в организации могут происходить структурные изменения – создаваться новые отделы, меняться названия подразделений. Все эти изменения нужно оперативно вносить в номенклатуру дел.
Если был создан новый HR-отдел, то в номенклатуру дел вносят следующие изменения:
- Добавляют новый раздел в номенклатуру дел согласно номерам подразделений
- В данном разделе перечисляют наименования дел нового отдела кадров
- Указывают сроки хранения в соответствии с действующей номенклатурой дел организации
Если было изменено название отдела кадров, то в номенклатуре дел достаточно внести новое название в соответствующий раздел. Порядковый номер отдела при этом не меняют.
Таким образом, номенклатура дел является «живым» документом, который регулярно актуализируется с учетом всех происходящих в компании изменений.
Как правильно утвердить номенклатуру дел отдела кадров
После того как номенклатура дел отдела кадров заполнена, ее необходимо утвердить в установленном порядке. Для этого соблюдаются следующие правила:
- Номенклатура дел печатается в двух экземплярах
- Подлинный экземпляр передается в службу документационного обеспечения управления организации
- Второй экземпляр остается в отделе кадров и используется как рабочий вариант
Кроме того, утвержденная номенклатура дел отдела кадров передается в государственный или муниципальный архив (если организация относится к бюджетным).
Для утверждения номенклатуры дел издается специальный приказ. Приказ об утверждении номенклатуры дел отдела кадров на 2024 год должен быть издан не позднее 29 декабря 2023 года.
Особенности ведения электронной номенклатуры дел отдела кадров
В настоящее время многие организации переходят на электронный документооборот. Соответственно, номенклатуру дел отдела кадров также можно вести в электронном виде.
Преимущества электронной номенклатуры дел:
- Быстрый поиск документов
- Оперативное внесение изменений
- Удобство хранения и использования
При заполнении электронной номенклатуры дел рекомендуется придерживаться тех же правил, что и для бумажного документа.
Итоговая запись к номенклатуре дел отдела кадров
В конце каждого года к номенклатуре дел составляется итоговая запись. Она заполняется по специальной форме, которая также была обновлена с 17 сентября 2023 года.
В новой форме итоговой записи требуется указывать количество заведенных дел отдельно на бумажных и электронных носителях. Кроме того, количество дел дифференцируется на постоянного и временного хранения.
Образец номенклатуры дел отдела кадров на 2024 год
Чтобы наглядно представить, как должна выглядеть номенклатура дел отдела кадров, приведем условный пример заполнения такого документа на 2024 год.
Титульный лист номенклатуры будет включать реквизиты организации, наименование HR-подразделения и отчетный период.
Далее в таблице номенклатуры перечисляются заголовки дел отдела кадров, их индексы, сроки хранения и примечания:
| 03-01 | Штатное расписание | Постоянно | Подлинник в бухгалтерии |
| 03-02 | Документы о предоставлении отпусков сотрудникам | 5 лет |
Особенности хранения номенклатуры дел отдела кадров
Номенклатура дел отдела кадров относится к документам постоянного хранения. Оригинал номенклатуры хранится в службе ДОУ организации, второй экземпляр – в отделе кадров.
Ответственность за хранение номенклатуры дел несут:
- Руководитель службы ДОУ
- Начальник отдела кадров
Срок хранения номенклатуры дел отдела кадров не ограничен.
Ответственность за нарушение правил ведения номенклатуры дел отдела кадров
Сотрудники отдела кадров должны строго соблюдать все правила подготовки и ведения номенклатуры дел. В противном случае, они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
Наиболее распространенные нарушения:
- Несвоевременное заполнение номенклатуры дел
- Невнесение изменений при реорганизации отделов
- Ошибки при определении сроков хранения документов
Актуальные изменения в нормативных документах
Правила работы с документами регулярно обновляются. За последнее время был принят ряд новых нормативных актов, регламентирующих порядок составления номенклатуры дел.
Основные изменения внесены следующими документами:
- Приказ Росархива от 31.07.2023 No 77
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ от 02.03.2020
Приказ Росархива No 77 утвердил новую форму номенклатуры дел и требования к ее оформлению.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Рассмотрим наиболее популярные вопросы, возникающие у специалистов по кадрам при составлении номенклатуры дел:
- Как утвердить номенклатуру дел отдела кадров?
- Куда передавать номенклатуру дел после утверждения?
- Как внести информацию о временных документах?
Чтобы утвердить номенклатуру дел отдела кадров, необходимо издать соответствующий приказ. Утвержденная номенклатура передается в службу ДОУ и архив организации. Информацию о временных документах следует вносить в графу "Примечание".
Полезные советы по заполнению номенклатуры дел отдела кадров
В завершение дадим несколько практических рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок при заполнении номенклатуры дел отдела кадров:
- Соблюдайте последовательность заполнения граф
- Регулярно вносите изменения в номенклатуру
- Проверяйте правильность определения сроков хранения
Типичные ошибки при составлении номенклатуры дел отдела кадров
Несмотря на кажущуюся простоту, при заполнении номенклатуры дел отдела кадров часто допускаются различные ошибки.
Самые распространенные из них:
- Неправильная группировка документов
- Нарушение хронологии или алфавита при систематизации дел
- Несоответствие заголовков дел их содержанию
Чтобы избежать таких ошибок, рекомендуется тщательно продумывать заголовки дел, а также следить за последовательностью их расположения в номенклатуре. Кроме того, полезно периодически проверять соответствие наименований дел их фактическому содержанию.
Контроль правильности заполнения
Чтобы удостовериться в правильности заполнения номенклатуры дел отдела кадров, целесообразно проводить ее регулярный контроль.
Контроль может осуществляться путем:
- Сверки электронной и бумажной версии номенклатуры
- Перекрестной проверки разделов номенклатуры
- Выборочной проверки соответствия заголовков дел их фактическому содержанию
Обучение сотрудников правилам работы с номенклатурой дел
Все сотрудники отдела кадров должны четко знать правила подготовки и ведения номенклатуры дел, порядок внесения в нее изменений.
Для этого целесообразно проводить их периодическое обучение, в том числе:
- Разъяснительные инструктажи
- Семинары по работе с номенклатурой дел
- Рассылка методических материалов об изменениях требований
Автоматизация процессов работы с номенклатурой дел
Для оптимизации работы с номенклатурой дел отдела кадров имеет смысл автоматизировать отдельные процессы. Это позволит сократить ручной труд и повысить эффективность.
Возможные направления автоматизации:
- Разработка шаблонов типовых документов
- Использование готовых решений для ведения номенклатуры дел
- Интеграция номенклатуры дел с кадровыми системами
Разработка шаблонов типовых документов
При заполнении номенклатуры дел отдел кадров работает со множеством однотипных документов. Для ускорения процессов имеет смысл подготовить для них универсальные шаблоны с частично заполненными полями.
Это сэкономит время сотрудников и снизит вероятность ошибок.
Использование готовых решений для ведения номенклатуры дел
Существуют специальные программные продукты для автоматизации делопроизводства и работы с номенклатурой дел. Они позволяют быстро формировать перечни документов, обеспечивать их учет и контроль исполнения.
Внедрение таких систем сделает работу с номенклатурой дел более эффективной.
Интеграция номенклатуры дел с кадровыми системами
Еще один путь оптимизации — интегрировать процессы формирования номенклатуры дел отдела кадров с функционалом кадровых информационных систем, которые использует организация.
Это позволит минимизировать ручной ввод одних и тех же данных в разные системы.
