Приемка товара - важный этап во взаимоотношениях поставщика и покупателя. Правильное оформление акта приемки поможет избежать споров и претензий в будущем. Давайте разберемся, как грамотно составить акт приемки, чтобы подтвердить получение товара надлежащего качества и количества.
Назначение и сущность акта приемки товара
Акт приемки товара - это документ, который подтверждает факт получения товара покупателем от поставщика в определенном количестве и надлежащего качества. Он составляется приемочной комиссией после проверки поступившего товара.
Основные цели составления акта приемки:
- Подтвердить получение заказанного товара
- Зафиксировать результаты проверки качества и количества товара
- Служить доказательством в случае претензий по поставке
Акт приемки призван защитить интересы как поставщика, так и покупателя. Для поставщика это подтверждение факта поставки товара надлежащего качества и в оговоренном количестве. Для покупателя - возможность при обнаружении недостатков товара оформить претензию.
Акт составляется в следующих случаях:
- При приемке товаров, поступивших в исполнение договора поставки
- При возврате товара поставщику
- При передаче товара на ответственное хранение
- При перемещении товаров между материально-ответственными лицами или подразделениями организации
В состав комиссии по приемке товара входят:
- Представители покупателя (бухгалтер, товаровед, менеджер и др.)
- Представитель поставщика (водитель, экспедитор)
- При необходимости - независимые эксперты (инспекторы по качеству, оценщики и т.п.)
Основные требования к оформлению акта приемки:
- Акт составляется в момент приемки товара
- Указываются точные данные о наименовании, количестве, качестве товара
- Обязательно наличие подписей членов комиссии и печатей организаций
- При наличии расхождений по количеству или качеству товара делаются соответствующие пометки в акте
Отсутствие надлежаще оформленного акта приемки чревато различными негативными последствиями:
- Невозможность доказать факт недопоставки или поставки некачественного товара
- Отказ налоговых органов в вычете НДС по сделке
- Невозможность в судебном порядке взыскать убытки с недобросовестного поставщика
Так, в одном из судебных дел покупатель не смог взыскать с поставщика убытки из-за отсутствия акта, подтверждающего недопоставку товара[1].
Таким образом, акт приемки товара играет ключевую роль в подтверждении факта и условий поставки. От правильности его составления зависит возможность отстаивания интересов сторон в случае спора.
Порядок составления акта приемки товара
Процесс приемки товара и составления акта включает следующие этапы:
- Подготовка к приемке (сбор необходимой документации, подбор кадров в комиссию)
- Внешний осмотр товара и упаковки
- Проверка количества товара
- Оценка качества товара
- Оформление акта приемки
Перед приемкой товара комиссия должна изучить сопроводительные документы: договор поставки, спецификацию, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную. Это позволит заранее узнать, какой именно товар и в каком количестве должен прийти.
Далее проводится внешний осмотр товара: состояние упаковки, маркировки, наличие защитных пломб и повреждений. Это поможет выявить, все ли условия перевозки и хранения товара были соблюдены.
Следующий шаг - проверка фактического количества товара и его соответствия заказу и товаросопроводительным документам. Может проводиться выборочная или сплошная проверка в зависимости от вида товара и характера взаимоотношений с поставщиком.
Оценка качества заключается в выборочной или полной проверке соответствия товара стандартам по внешнему виду, физико-химическим показателям, функциональным характеристикам.
Все замечания по количеству и качеству товара должны быть зафиксированы в акте приемки. Это даст возможность в дальнейшем предъявить претензии к поставщику.
После устранения всех разногласий акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителями организаций. Подписанный акт служит основанием для оприходования товара на склад покупателя.
Таким образом, детальная регламентация процесса приемки во внутренних документах компании позволит избежать ошибок при оформлении акта и обеспечит принятие товара надлежащего качества.
Оформление приемки товара с отклонениями
В случае обнаружения несоответствий по количеству, качеству, ассортименту при приемке товара процедура оформления акта имеет некоторые особенности.
Возможные виды отклонений:
- Недостача товара
- Поставка товара с истекшим сроком годности
- Наличие дефектов, не позволяющих использовать товар по назначению
- Несоответствие качества товара образцам, описанию в договоре
При выявлении недостачи товара по количеству мест или весу составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2). В нем указывается выявленное и фактическое количество товара.
При поставке некачественного товара проверяется возможность устранения дефектов. Если дефекты неустранимы, то товар возвращается поставщику по акту возврата (форма ТОРГ-14).
На основании акта с отражением отклонений покупатель может предъявить поставщику претензию о передаче недостающего количества товара, замене некачественного товара, соразмерном уменьшении покупной цены.
Если поставщик отказывается удовлетворять претензии покупателя, возникает необходимость обращения в суд для взыскания убытков, расторжения договора поставки, возврата аванса.
Таким образом, четкое документальное оформление недостатков полученного товара создает основу для предъявления претензий к поставщику и защиты своих интересов в суде.
В данной части статьи мы рассмотрели основные моменты, связанные с назначением и порядком составления акта приемки товара. Акт приемки имеет важное значение для подтверждения факта получения товара в необходимом количестве и требуемого качества. Соблюдение правил оформления акта позволит избежать споров с контрагентами и отстоять свою позицию при возникновении претензий.
[1] Решение Арбитражного суда Новосибирской области от 23.12.2020 по делу No А45-17516/2020
Оформление приемки товара с отклонениями
Для успешного отстаивания своих интересов в спорах, связанных с недостачей или ненадлежащим качеством товара, крайне важно грамотно оформить акт приемки и документы о выявленных отклонениях.
Порядок действий при обнаружении недостачи товара
Если при приемке товара обнаружена недостача:
- Необходимо приостановить дальнейшую приемку товара
- Зафиксировать факт недостачи в акте приемки
- Составить акт об установленном расхождении по количеству (форма ТОРГ-2)
- Направить претензию поставщику с требованием передать недостающее количество товара
В акте и претензии нужно четко указать выявленное и фактически поступившее количество товара в единицах измерения по каждому наименованию.
Особенности приемки некачественного товара
При выявлении ненадлежащего качества поступившего товара необходимо:
- Зафиксировать дефекты в акте приемки
- Провести независимую экспертизу качества
- Направить претензию с требованием о замене товара или соразмерном уменьшении цены
- При отказе удовлетворить претензию передать вопрос на рассмотрение в суд
При оформлении претензии по качеству важно подробно описать выявленные дефекты и приложить доказательства: фото/видеоматериалы, заключения экспертизы.
Порядок возврата некачественного товара поставщику
Возврат поставщику некачественного товара, не подлежащего ремонту или замене, оформляется следующим образом:
- Составляется акт возврата товара (форма ТОРГ-14)
- На основании акта товар возвращается поставщику с описью вложения и товарно-транспортной накладной
- Поставщик обязан принять возвращаемый товар, возместить расходы на его транспортировку
- При отказе от возврата товар может быть оставлен на ответственное хранение
Грамотное оформление возврата позволит вернуть поставщику деньги за некачественный товар или обеспечит его замену.
Особенности предъявления иска к поставщику
Если поставщик отказывается добровольно устранять недостатки поставленного товара, вопрос может быть решен через суд. При подаче иска следует учесть:
- Иск подается по месту нахождения ответчика (поставщика)
- К иску прилагаются надлежаще оформленные акты и доказательства недостатков товара
- В исковом заявлении нужно четко сформулировать требования к ответчику
- Рекомендуется требовать возмещения судебных расходов
Соблюдение всех формальностей при оформлении документов о недостатках товара повысит шансы на успешное рассмотрение спора в суде.
Рекомендации по составлению актов приемки
Исходя из вышеизложенного, можно дать следующие рекомендации по составлению актов приемки товара:
- Тщательно проверять соответствие поступившего товара заказу и товаросопроводительным документам
- Зафиксировать все замечания по количеству, качеству, упаковке в акте приемки
- При отклонениях составлять двусторонние акты по формам ТОРГ-2, ТОРГ-14
- Ставить подписи, печати, даты на всех экземплярах актов
- Хранить оригиналы актов в бухгалтерии, копии - у ответственных лиц
Соблюдение простых правил оформления актов приемки позволит избежать имущественных потерь и конфликтов при обнаружении недостатков полученного товара.
