"Прошнуровано и пронумеровано в количестве энного количества листов", пожалуй, только это приходит в голову, когда речь идет о необходимости сшить документы. Как сшивать документы? Новичок сразу же представляет кипы бумаг, туго скрепленных банковским шпагатом, покрытых едкой пылью, где-нибудь в углу кабинета сотрудника бухгалтерии или отдела кадров.
Однако не все так просто и поверхностно, как кажется на первый взгляд. Что нужно знать, чтобы не допустить ошибок в этом непростом деле? Как правильно сшить документы нитками по фото? Эти вопросы подробно рассмотрим в пошаговой инструкции.
Зачем сшивать бумаги «по старинке»?
Есть немало государственных структур, куда могут потребоваться документы, сшитые не фабричным способом, а вручную, с помощью ниток. Это, прежде всего, налоговая инспекция, архив, сшивать документы нитками просят во время приема бумаг для регистрации индивидуальных предпринимателей, постановке юридического лица на учет или оформлении бумаг на тендер. Как правильно сшивать документы, на фото номер 2 показано. Обычно используется плотная нитка и толстая игла.
Считается, что ценные бумаги, подшитые таким образом, сложнее потерять, подделать или заменить листы. Некоторые организации именно из-за этого используют такую «дедовскую» форму скрепления важных документов. Есть еще один довод – иногда бумаги имеют строго конфиденциальный характер, и руководители, боясь огласки или влияния конкурентов, доверяют такую работу только проверенному лицу, соответственно, отказываются от помощи специализированных фирм.
Важно!
Неправильное сшитые документы могут стать причиной отказа в регистрации или перерегистрации предприятия, приемки бумаг в архив, привести к снятию организации с конкурса на получение тендера, повлиять на решение контролирующего органа в случае проверки организации.
Есть ли единые нормы?
На сегодняшний момент нет четких норм, как сшивать документы нитками по единому шаблону. Есть только рекомендации и инструкции. В основном на предприятиях пользуются методическими разработками Росархива, которые были утверждены приказом за номером 76 в 2009 году, требованиями ГОСТа «Делопроизводство и архивное дело», а также инструкциями Центробанка России.
Подготовительный этап
Все документы, подлежащие сшиванию, необходимо предварительно просмотреть, если есть карандашные пометки, их стереть. Важно внимательно отнестись к каждой странице, исключить их склеивание друг с другом, обеспечить логичную и правильную последовательность документов в стопке. Необходимо избавиться от острых элементов, булавок, скоб или скрепок, они могут повредить скрепляющую нить и привести к потере документа. Нумеровать страницы необходимо простым черным карандашом, в правом углу, не допускается использование чернил, в том числе и цветных. Нельзя нумеровать слишком близко к тексту документа, тем более перекрывать его. Нумеруется только лицевая сторона листа. Общий объем скрепленного документа не должен превышать 250 листов, а высота сшитого и пронумерованного документа – 4 сантиметров. Пример того, как сшить документы нитками, на фото продемонстрирован.
Следующий этап подготовки – подбор инструментов. Чтобы правильно сшить документы нитками, потребуются: шило, специальные нитки, картонная обложка, как на фото. В некоторых случаях используют дырокол. Как и чем сшивать документы, каждый специалист решает сам. Удобнее всего пользоваться суровыми нитками или банковским шпагатом, в некоторых случаях используют шерстяные нитки или шнурки. Чаще всего они несут функцию украшения. Обычно в серьезных отчетах используют более строгий стиль. Подготовьте сами документы и бланк для описи.
Некоторые тонкости
- Листы большого формата, к примеру, А3 или А2, также необходимо пронумеровать. Для этого его полностью разворачивают и нумеруют по общим правилам. Потом сворачивают и аккуратно подклеивают за угол.
- Если необходимо подшить письмо, его вскрывают, сначала нумеруют сам конверт, потом по очереди страницы письма.
- Обложка документа не нумеруется. Также не нумеруется и титульный лист, если нет обложки. Однако второй лист нумеруется уже цифрой «2».
- Если число листов больше 250, то они делятся на тома. Такая практика часто встречается в судах. Каждый том необходимо пронумеровать отдельно.
- Как сшивать документы, если нет возможности указать номер листа справа сверху или весь лист занят? Такое часто встречается, к примеру, при нумерации фотографии, в этом случае допускается нумерация с обратной стороны.
- При ошибочной нумерации можно цифру зачеркнуть. Однако исправление нужно подтвердить заверительной подписью.
- Если пропущено не более двух листов, то допускается использование буквенного обозначения для пропущенных страниц. Цифровая нумерация основного документа при этом не меняется, однако число листов увеличивается. В этом случае необходимо предупредить об этом человека, который будет принимать документы.
- Если необходимо пронумеровать документ, который уже пронумерован, или имеет нумерацию, то его нумеруют заново.
- Если в документации листы невозможно отделить или они склеены, их нумеруют как один лист. Такое бывает, если на документе, к примеру, приклеен чек, фотография или газетная вырезка. Но при этом необходимо составить опись, а в графе «Примечание» или в заверительной надписи обязательно нужно уточнить, какие документы были наклеены, на какой именно странице и что в них содержалось.
Какие документы чаще всего сшиваются ниткой? Прежде всего, учредительные и установочные документы. Они чаще всего имеют небольшой объем, их легче проткнуть шилом, а сшивать легко. Технологий для сшивания несколько, можно делать два прокола, три или пять. Три отверстия – самый распространенный вариант. Пять проколов пригодятся тогда, когда некоторые документы имеют меньший формат, чем остальные, соединение в пять проколов поможет лучше их зафиксировать. Сшивание в пять отверстий используется, если документы имеют высокую ценность, это снизит риск их подмены.
Как правильно сшить документы нитками: пошаговая инструкция
- Сложить листы в стопку, выровнять по краям.
- Проверить порядок листов.
- Наметить карандашом места будущих проколов симметрично по центру с левой стороны листа. Это можно сделать как на одном листе, так и на всех.
- Необходимо отступить от текста минимум 1,5 сантиметра.
- Метки должны находиться строго вертикально, допускается расстояние до трех сантиметров друг от друга.
Если документ достаточно объемный, то прокалывать его удобнее шилом. Обычно начинают с верхнего отверстия.
Если нет возможности использовать фабричную обложку, как на картинке, то первый и последний лист можно проклеить тонкой полосой картона, чтобы не допустить порчу страниц. Важно выбрать правильную длину нити, обычно это от 50 до 80 см.
Классический вариант сшивания ниткой – в три отверстия
Разберем вариант, как сшить документы пошагово в три отверстия. Это классический и самый распространенный вариант оформления бумаг в архив или на проверку. Как в этом случае правильно сшить документы нитками, лучше видно на фото.
Иголку с ниткой заводим вниз под стопку документов, выводим через отверстие под номером два. Нельзя забывать о небольшом «хвостике» длиной 7-8 см, он еще пригодится. По лицевой стороне направляем иголку в верхнее отверстие, далее возвращаем иглу в самое нижнее отверстие № 3. Далее игла «ныряет» в центральную лунку, в итоге обе нити остаются снизу. Теперь их можно скрепить узлом.
Далее документ обязательно заверяется, приклеивается лист бумаги, сверху ставится печать и подпись ответственного лица. Как правильно сшить документы и закрепить узел нитками, видно на фото.
Кроме этого, на тыльной стороне последнего листа приклеивается опись. Надпись допускается делать от руки или использовать готовые шаблоны, как на фото.
Как сшить документы в четыре отверстия?
Технология прошивки в четыре отверстия практически идентична. Отличие лишь в том, что сшивать документ начинают сверху вниз. Это похоже на наметку при шитье. Только в этом случае она повторяется и в обратном порядке, сначала сверху вниз, потом снизу вверх. Таким образом стяжки получаются однородные без пробелов, как будто прошитые на гигантской швейной машинке.
Особые случаи
Иногда допускается соединение документов не вертикально, а на уголок. В основном это бумаги финансовой отчетности, предполагающие крепление кассовых лент, чеков с правой стороны. Такие документы сшивают на уголок. Этапы такие же, как при стандартной сборке документов, только отверстия прокалываются на углу. Обычно их два. Лист приклеивается точно на уголок. Далее процедура аналогична – ее заверяют, ставится печать.
Заключение
В процессе подготовки и сшивания документа важно заранее продумать, как сшивать документы, чтобы избежать разного рода форс-мажоров. К примеру, иногда с уже сшитых и сданных в архив документов требуется сделать копию. О таких моментах стоит побеспокоиться заранее. Обычно специалисты отдела кадров или бухгалтерии заранее могут предположить, какой документ предварительно необходимо прогнать через копир. Это существенно упрощает работу и экономит время.
