Письменность была изобретена вслед за тем, как человечество научилось говорить и понимать друг друга. Издавна люди писали друг друга письма, выражая в них свои чувства, эмоции, переживания или просто повествуя о каком-либо событии. Раньше это был единственный способ связи на большом расстоянии. Сегодня пользоваться рукописным текстом стали намного меньше, но правильное оформление писем все же осталось неизменным.
Письма бывают разных видов. Это может быть простой текст, который передается между родными, друзьями или знакомыми. В этом случае оформлять письмо можно по своему усмотрению. При этом никто даже не обратит внимания на то, что имеются какие-либо недочеты.
Деловые письма – это совсем другая ситуация. Здесь необходим особый стиль с употреблением вежливых фраз и необходимыми словами. Правила написания деловых писем подразумевают наличие вступления и заключения, а также, основной части. В последней обычно даются некоторые разъяснения или доказательства. Деловое письмо требует последовательности, лаконичности, корректности и убедительности. Изложение обычно производится от первого лица множественного числа, либо от первого или третьего лица единственного числа. Если письмо адресовано, например, руководителю, то можно употребить выражение «Уважаемый (-ая)…», тогда в заключении необходимо подписаться: «С уважением…». Оформление писем в деловом стиле требует соблюдения определенного объема, который, если это возможно, не должен превышать одной страницы формата А4. Необходимо каждый вопрос излагать в отдельных абзацах, поскольку в таком виде анализировать полученную информацию намного проще.
Как уже было упомянуто выше, оформление деловых писем происходит в строгом официальном стиле. Поэтому необходимо его выдержать на протяжении всего изложения. Важно помнить, что переписка ведется с должностными лицами или руководителями, поэтому информацию нужно предоставлять, не выходя за рамки дозволенного (не стоит переходить на личности или навязывать свое мнение), а основной предмет обсуждения – это деятельность организации.
Такое оформление писем приемлемо абсолютно для всех видов служебной переписки. Это может быть:
- Ответ, просьба, предложение, обращение.
- Извещение, которое чаще всего является ответом на поступившее обращение. Здесь можно употребить такие словообороты, как «Сообщаем», «Извещаем» и так далее.
- Гарантийное письмо. Оформление письма подразумевает подтверждение какого-либо действия или запроса.
- Директивное письмо, в котором излагаются некоторые указания или извещения от начальства к подчиненным.
Любые деловые письма обязательно должны содержать только достоверную и актуальную информацию. Исключено употребление нецензурных выражений или неприемлемых в данной среде фраз. Оформление писем – это очень серьезный и ответственный момент, от которого порой зависит успех сделки, принятие на работу или другие немаловажные моменты в жизни человека и деятельности организации.
