Предположим, начальство очень настойчиво попросило согласиться на подготовку важной презентации к предстоящему мероприятию, которое, возможно, определит всю дальнейшую судьбу фирмы. Исполнителю дано лишь несколько дней, во время которых нужно справляться с привычными задачами и новой. Прежних дел и без того было очень много, и все они неотложные, поэтому никак не избавиться. Пожалуй, паника и обеспокоенность – вот то, что наиболее характерно для такой ситуации, разве нет?
Что делать?
Стресс, связанный с нехваткой времени, в последние годы – одна из основных нагрузок на психику работника. Человек понимает, что ему нужно сделать слишком много всего, располагая очень ограниченными временными возможностями. Можно ли победить эту стрессовую ситуацию и выйти из нее с честью? Один из вариантов – матрица Эйзенхауэра. Она позволяет определить приоритеты, дать оценку разным действиям и точно сформулировать, какие из них по-настоящему важны.
Как все началось?
В 54-м Эйзенхауэр проводил всемирную ассамблею, во время которой сказал, что все его проблемы делятся на важные и срочные. При этом срочные не так важны, а важные не бывают срочными. Считается, что Эйзенхауэр организовывал всю свою повседневность, исходя из этого принципа. Именно этот подход – причина его успеха. Хорошее управление временными ресурсами – залог успеха в любой сфере. Только так человек эффективен, все его действия – полностью оправданы. Нужно тратить время на важное, а не только на срочное.
Термины и понятия
Нужно уметь отделять важное от срочного – это основное условие реализации теории в жизни. Особенность важного – это результат, то есть достижение запланированного. Цель может быть личной или связанной с работой – это не так важно. Срочные действия – те, на которые нужно обратить внимание здесь и сейчас. Обычно они сопряжены с достижением целей другими людьми.
Нередко человек концентрируется именно на срочных задачах, тратит на них все время и внимание. Причина в том, что отказаться невозможно – последствия не заставят себя ждать.
И что же делать?
Начинают с анализа текущих проектов. Нужно перечислить все мероприятия, виды деятельности, все то, что нужно сделать. Вводят в список все то, что занимает рабочее время. Проще всего тем, кто ведет список дел или пользуется программами тайм-менеджмента. Далее нужно определить принадлежность к одной из категорий, пользуясь векторами системы Эйзенхауэра.
Важное и срочное
Бывают задачи из этого блока, которые невозможно предсказать, и те, которые стали срочными, потому что их оставили несделанными до последней границы срока. Если составлять планы заранее и четко структурировать свою деятельность, можно избежать появления срочных и важных задач (кроме непредвиденных). Правда, не каждый кризис можно исключить. Рекомендуют оставить в графике немного времени для решения непредсказуемых проблем. Если появится серьезная сложность, придется сместить другие задачи. Если срочного и важного одновременно очень много, нужно проанализировать и определить те проблемы, которые можно было бы предсказать. Нужно ввести в привычку планировать их.
Важные и не срочные
Такие действия направлены на достижение целей. Нужно проверить, что в плане отведено достаточно времени для качественного исполнения задуманного. Необходимо учитывать включение небольшого временного запаса в расчете на непредсказуемые проблемы. Так можно повысить свои шансы на успех. Поскольку работа не станет срочной, минимизируется стресс.
Срочные и не важные
Сюда относятся вещи, из-за которых не удается добиться запланированного. Анализируя их, нужно уточнить, какие задачи можно делегировать либо отложить. Чаще всего такие проблемы обусловлены окружающими. Имеет смысл научиться отказывать, мотивировать окружающих самостоятельно решать свои проблемы. Еще один вариант – выделить время для решения проблем других людей и дать окружающим знать о том, когда они могут обращаться. Можно регулярно встречаться с людьми-источниками появления мешающих задач. Это позволит остальную часть дня концентрироваться на действительно важном.
И не срочное, и не важное
Это отвлекающие действия. Самый эффективный вариант – полностью исключить их из своей жизни. Многое можно игнорировать. Зачастую к этой группе относятся действия, на которые мотивируют окружающие, преследующие свои цели. Нужно уметь отказывать им, объясняя, по какой причине нет возможности согласиться на задачу. Если собеседник видит, что человек прекрасно ориентируется в своих целях, возможностях и временных ресурсах, он относится к отказу с большим уважением и пониманием.
Важный аспект
Принцип срочности и важности эффективен, когда нужно четко определить, на чем следует сконцентрироваться, а что оставить за пределами внимания. Такой инструмент хорош при определении приоритетов, при распределении рабочего времени. Пользуясь матрицей, удобно решать неотложные проблемы, не забывая о принципиально значимых в перспективе задачах. Рассортировав все свои проблемы по важности и срочности, можно наметить план действий.
