Организации или ИП с безналичной системой оплаты зачастую недоумевают: «Что такое: дебиторская задолженность ежемесячно становится все больше, растет как снежный ком?» Кто-то скажет, что это хорошо – продукция (услуги) имеет спрос, а с расчетом можно некоторое время и подождать. Но не стоит обольщаться - в основном такое увеличение является сигналом того, что фирма в скором будущем понесет убытки. Вы никогда не задумывались о том, что некоторые постоянные должники используют вас как банк? Те средства, которые не выплачены вам в срок - это свободные деньги для ваших клиентов. Они направляют их на другие нужды, дескать, с платежами вам можно и подождать (никто ж не требует). А что делают кредитные организации в таком случае? Естественно, штрафуют за несвоевременную оплату или начисляют проценты. Так что пришла пора понять, что такое дебиторская задолженность и как ее уменьшить, взяв под строгий контроль!
Советы, которые помогают снизить дебиторскую задолженность
В принципе, вся «дебиторка» делится на следующие виды: нормальная (период между отгрузкой (оказанием услуг) и сроком расчета по договору); просроченная (сумма не поступила в оговоренную контрактом дату) и безнадежная (когда нет возможности вернуть денежные средства). И чтобы не оказаться во второй и третьей ситуациях, необходимо придерживаться следующих советов. Постоянная работа с дебиторской задолженностью имеет несколько этапов.
- Еженедельно отслеживайте должников при помощи программного обеспечения. Благо, что в настоящее время разработаны компьютерные программы, формирующие отчеты в считанные секунды. Это позволяет систематически наблюдать за финансовой ситуацией.
- Чем раньше выставлять счета, тем скорее поступят деньги. Кроме того, клиенту желательно напоминать о сроках платежей. Например, приложите к фактуре уважительное письмо об этом, а можно добавить эту информацию на листе счета внизу, выделив ее жирным шрифтом. Мысль о том, чтобы заплатить вовремя, должна надежно закрепиться в памяти дебитора.
- Система скидок для ранней оплаты - отличный способ стимулировать клиентов рассчитаться как можно скорее. Это означает, что можно получить скидку, допустим, в 2%, если оплату произвести в течение 10 дней, тогда как в договоре указан срок 30 дней с даты выставления счета (а далее см. Совет № 2).
- Постоянная работа с должниками значительно увеличивает шансы получить деньги. Письма должны сопровождаться телефонными звонками. Конечно, изначально напоминания не нужно рассматривать как преследование. Сообщения должны всегда быть вежливыми, но твердыми, спросите покупателей о том, когда они могут уплатить долг.
- Еще один из эффективных способов - предусмотреть такое наказание, как пени, штрафы, проценты. Для примера достаточно взглянуть на счета за коммунальные услуги или мобильный телефон, чтобы понять, что такое дебиторская задолженность в сфере ЖКХ и связи, а также посмотреть, какие там выставлены условия начисления и взыскания. Эти компании чрезвычайно результативно работают по сбору неуплат.
- Передать долг в агентство по сбору платежей, если, несмотря на все усилия, должник не рассчитывается с вами. Это не идеальный вариант, но коллекторские фирмы знают, что такое дебиторская задолженность, как с ней бороться, и очень упорны в «выбивании» денежных средств.
Зачем нужен аудит долгов?
При правильном управлении эффективно срабатывает постоянное наблюдение за долгами. Большинство клиентов, как правило, платят своевременно. Кроме того, желательно делать проверку состояния счетов, проводя аудит дебиторской и кредиторской задолженности. По его результатам выявляются слабые и сильные стороны деятельности фирмы, а также предлагаются соответствующие меры, направленные на улучшение ее финансового состояния. Основные шаги аудиторской проверки следующие:
- Изучение учредительных документов, учетной политики организации.
- Анализ первичной документации, увязка финансовой документации с условиями договоров и расценок, действующих на тот момент.
- Оценка расчетных документов, сравнение с отчетными формами.
- Определение достоверности данных в бухгалтерском балансе и его приложениях.
- Разработка рекомендаций.
В принципе, область работы с дебиторской и кредиторской задолженностью требует лишь отлаженной системы организации и контроля. Устанавливайте свои правила, а затем следуйте им.
