Как составить сопроводительное письмо к документам?

При выполнении услуг - особенно дистанционных - предприниматель обычно пересылает целый комплект документации. Это могут быть акты приема-передачи, упаковочные листы, счета-фактуры, корректировочные инвойсы, оферты. В том случае, если контрагент новый или бумаг особенно много, желательно направить сопроводительное письмо к документам.

Как его составить и что указать?

Перечень приложений

Чаще всего в документообороте участвуют счета-фактуры или договоры и различные дополнительные соглашения к ним. В этом случае просто необходимо подробно описать, что находится в посылке, насколько срочно бумаги должны быть направлены отправителю, что получатель должен с ними сделать и т. д. Роль такой инструкции и выполняет сопроводительное письмо к документам. В нем, например, можно указать, что один экземпляр договора с печатями и подписями уполномоченных лиц необходимо направить отправителю.

Если к товару прилагается счет-фактура, следует подчеркнуть, что он должен быть оплачен в течение определенного срока. Сопроводительные письма, как правило, указывают перечень документов со списком приложений и адресатов. Список должен быть нумерованным, чтобы при получении можно было сразу проверить комплектность. Бывает и так, что сопроводительное письмо к документам указывает, что в них содержится, к примеру, исправленный договор на производство и отдельно на передачу авторских прав, а на деле отправитель забывает присоединить данные бумаги. Именно поэтому при получении необходимо провести сверку и сразу же сообщить контрагенту об ошибке.

Как сформулировать сопроводительное письмо к документам?

Чаще всего для таких целей используется специальный шаблон. Пример сопроводительного письма к документам можно найти непосредственно в программе Word, OpenOffice или любой по вашему выбору. Останется лишь вставить свои данные, указать адресата и отправителя - и посылка готова. Сопроводительное письмо к документам можно без всяких проблем составить самостоятельно. Хорошим тоном считается благодарность за сотрудничество в первом абзаце. Во втором можно указать, что "организация Х направляет фирме Y следующие документы" (далее идет список) и "просит подписать и выслать по адресу", "обращаться как с конфиденциальными", "при необходимости исправить"... Все зависит от конкретной ситуации. Но деловой этикет подразумевает ясные и прозрачные правила игры. Ваш контрагент не должен задумываться, что сделать с полученными бумагами, содержатся ли в них окончательные версии или варианты для обсуждения. Все должно быть написано черным по белому.

Графическое оформление

Сопроводительное письмо к документам обычно первым

попадается на глаза контрагенту. Оно не должно быть длинным и пространным. Достаточно на одной странице указать, что входит в комплект документов, что адресант просит с ними сделать и в течение какого срока, а также полный адрес отправителя. Желательно проследить за тем, чтобы правильно был назван получатель, не говоря уже о том, что ошибка в такой тонкой материи, как деловые отношения, может стоить очень дорого. Недопустимо выслать одному контрагенту сопроводительное письмо к документам, предназначавшимся для другого. Желательно оформить его на фирменном бланке, с подписями и печатями, хотя последнее требование является необязательным. Не стоит утруждать контрагента также чтением длинных посланий мелким шрифтом. Поэтому сопроводительное письмо должно быть написано максимально лаконично, читабельно и аккуратно.