Никому не хочется тратить энергию впустую. Мы всеми силами стремимся повышать эффективность - свою, подчиненных, предприятия, техники в конце концов. И не важно, какой ценой мы этого добиваемся. Одним из самых простых и понятных методов оценки эффективности признано построение диаграммы Парето.
История «магической» пропорции
В конце XIX века некто Вильфредо Парето, занимавшийся изучением экономики, решил исследовать структуру распределения материальных благ среди англичан. Результат его ошеломил: выяснилось, что 20% населения Англии владеют 80% богатства всей страны. Более глубокие исследования показали, что принцип «меньшинству принадлежит большее» распространяется и на оставшиеся 20% богатств: 5% принадлежит 50% капитала, а 10% - 65% всех материальных благ. Изумленный ученый стал проверять свою теорию на жителях других европейских стран, и пришел к тем же результатам - построение диаграммы Парето давало такое же частотное распределение.
Однако обобщить полученные данные и сформулировать некую закономерность он не сумел. Поэтому теория осталась незамеченной. Вновь обратились к ней уже в 1949 году. Джордж К. Зипф, профессор из Гарварда, обнаружил закономерность, согласно которой около 80% результата дают лишь 20% усилий. В то же время американец Иосиф Юран, занимаясь проблемой выпуска бракованной продукции, снова получил пропорцию 80/20. Опубликовав результаты своих исследований, Юран сформулировал закон «немногого, имеющего значение». Таким образом, закон Парето был открыт вновь и получил четкую формулировку.
Тем не менее, в США промышленники еще не были готовы принять правило Парето, и Юран уехал с лекциями в Японию. Там руководители предприятий согласились с выводами ученого, и появилось понятие «диаграмма Парето в управлении качеством». Необходимо отметить, что до 70-х годов ХХ столетия эта методика использовалась только в Японии. И лишь спустя почти 20 лет, когда продукция, произведенная в Японии, стала серьезной конкурентной угрозой американским товарам, Юрана пригласили в США, чтобы ознакомиться с теорией Парето.
Закон Парето и жизнь
Приняв утверждение, что 20% усилий приносят 80%-ный результат, человек может полностью переосмыслить происходящее. Большинству из нас кажется, что чем больше телодвижений (усилий) мы совершим, тем большего успеха добьемся в жизни. Мы считаем, что все наши знакомые в равной степени важны (и нужны) нам, что все клиенты приносят равные доходы, и, соответственно, необходимо затрачивать одинаковые усилия на контакты со всеми.
Однако, поразмыслив и изучив данные диаграммы Парето, мы приходим к иным выводам. Мы перераспределяем усилия и буквально становимся свободнее и счастливее. Работа уже не кажется столь изнурительной, а общение с приятелями – тягостным. Изучая причинно-следственные связи своих действий, мы приходим к выводу, что очень маленькая часть активности дала по-настоящему значимый результат. А все остальное – наносное и ненужное.
Закон Парето в маркетинге
В начале 60-х годов ХХ столетия сотрудниками компании IBM было обнаружено, что максимум времени компьютеры тратят на обработку минимального количества операций. Выявление этих затратных с точки зрения времени задач позволило существенно увеличить быстродействие техники. А это значит, что диаграмма Парето, пример которой был взят за основу техниками из IBM, позволила обойти конкурентов и повысить продажи.
Вообще, когда менеджеры принимают тот факт, что максимальную прибыль приносит небольшое количество клиентов, предприятие начинает заметно прогрессировать - и с точки зрения роста продаж, и с позиции повышения лояльности персонала (ведь признание того факта, что не каждый клиент одинаков, высвобождает массу энергии менеджеров). Кроме того, изучение диаграммы Парето позволяет направить усилия именно на те продукты и отрасли, которые дадут максимальный прирост доходов и позволят компании выигрывать во всех конкурентных войнах.
Смириться и принять
Как мы уже отмечали, самое сложное – это принять за истину тот факт, что 80% наших действий не приносит ожидаемого результата. Руководители предприятий зачастую требуют от своих менеджеров абсолютно одинакового отношения ко всем покупателям, а ведь анализ диаграммы Парето даст обычный для продаж результат: основная масса клиентов обеспечивает активную деятельность менеджеров, но не доход предприятия.
Поэтому и говорят, что руководителям необходимо смириться с мыслью о «свободном времени» подчиненных. Следует унифицировать работу с большинством клиентов, разработать общие принципы общения с ними и обслуживания их заказов. Это позволит сосредоточиться на крупных заказчиках и существенно повысить объем продаж.
Анализ качества производства
В 1979 году японский союз инженеров и ученых дополнил перечень рекомендуемых методик контроля качества продукции предприятия анализом диаграммы Парето. Практиками разработано два вида анализа: по результатам деятельности и по причинам возникновения проблем.
Первый используется, когда поставлена задача выявить основные проблемы, ведущие к нежелательным результатам. Второй предназначен для поиска главной причины неудовлетворительной работы компании. В обоих случаях необходимо построить диаграмму Парето для наглядного понимания сути происходящих на предприятии процессов и эффективного распределения ресурсов.
Собственно, для анализа требуется немного: четко сформулировать проблему, максимально выявить все факторы влияния и, собрав определенный статистический материал, назвать первопричины возникшей проблемы. Для наглядности все статистические данные отображаются в виде диаграммы. Далее необходимо провести мероприятия по устранению (изменению) негативных элементов деятельности.
От теории к практике
Легко сказать – примените методику Парето. Но какие шаги следует сделать, с чего начать, для того чтобы действительно эффективно проанализировать ситуацию? Как построить диаграмму Парето? Здесь не обойтись без опыта и интуиции, но и новичку не стоит бояться анализировать. На первом этапе следует понять, какие именно вопросы (проблемы, причины) исследовать; как их классифицировать и какую информацию собирать.
Именно на этом этапе у неопытных аналитиков появляются страхи: а все ли я учел, а насколько показательна будет собранная информация и т. д. Но, применяя закон Парето к своей деятельности, вспомним: 80% активности даст лишь 20% результата. Поэтому не стоит бояться, и на первых порах следует максимально подробно фиксировать все причины происходящего. Со временем вы научитесь интуитивно выделять действительно значимые источники проблем.
Приняв решение о сборе информации, необходимо разработать карточки учета статистических данных. Обычно это анкеты или таблицы, в которые заносятся данные, зафиксированные с определенными временными интервалами. Затем эти данные обобщаются и наносятся на плоскость в виде точек. Для ускорения следует еще на этапе обработки полученной информации укрупнить (объединить) наиболее похожие показатели.
Переносим информацию на бумагу
Для построения диаграммы Парето необходимо подготовить таблицу, в которую внести ранжированнные результаты исследований. При этом учесть частоту появляющегося признака. Данные в таблицу следует заносить в порядке убывания (опять же, с целью ускорения процесса).
Подготовка плоскости построения диаграммы подразумевает нанесение двух вертикальных шкал измерения и одной горизонтальной. Левая вертикальная ось определяет количество проявлений того или иного фактора, а правая характеризует процентное отношение. На горизонтальной оси в порядке убывания частот наносятся все факторы. В конечном итоге должна получиться столбиковая диаграмма.
Затем следует провести кумулятивную кривую – соединить точки над столбиками, определяющими процентное значение фактора (ориентируясь на правую ось), кривой. Диаграмма Парето построена! Далее следует проанализировать полученный результат, выявить то «немногое, имеющее значение» и оптимизировать деятельность предприятия.
Важно
- Нужно повысить показатели только по нескольким параметрам; не стоит хвататься за все сразу.
- В первую очередь необходимо заниматься теми ресурсами (причинами), которые оказывают наибольшее воздействие на продуктивность компании.
- На протяжении всего процесса построения диаграммы следует делать анализ, пытаясь отбрасывать все малозначимое. Даже не имея опыта, аналитик интуитивно понимает, что действительно важно, а что – нет.
Закон Парето можно использовать везде
Современные теории утверждают, что существует универсальная методика оценки «всего и вся» - диаграмма Парето. Пример на предприятии любой отрасли уже никого не удивит. Современные специалисты перенесли пропорцию 80/20 во все сферы нашей жизни.
В самореализации, например, рекомендуют заниматься тем, что дается просто и легко. Именно эти минимальные усилия могут дать максимальный результат. Тайм-менеджмент предлагает проанализировать свою занятость за день и выявить «бесполезные» действия. Вы по-настоящему удивитесь, обнаружив массу свободного времени.
Еще интереснее применять закон Парето в личной жизни. Просмотрев список контактов в телефоне, вы с легкостью сможете определить те 20% нужных и интересных людей, которые помогают вам развиваться. Психологи рекомендуют избавляться от остальных 80% связей. А что уж говорить о вещах, которые окружают нас в быту! Мнение, что вещь, не востребованная в течение года, не пригодится никогда – не ново.
Воспользуйтесь законом Парето – и жизнь станет интереснее и красочнее!
