Многие люди, порой даже не ожидая подвоха, сталкиваются с необходимостью составления характеристики на «ближнего». Естественно, это касается тех людей, что ведут кадровую работу. Зачастую у них уже есть образец характеристики на сотрудника. Однако и иные граждане могут получить подобное задание. Ведь данный документ часто используется по приятным и не совсем поводам. Давайте разберем наиболее часто встречающиеся документы, чтобы иметь общее представление о характере предстоящей работы.
Какие данные обязательно понадобятся
Крайне важна цель документа
Теперь перейдем к тому, зачем, собственно, понадобилась характеристика. Это вопрос тонкий. Ведь вы же не станете писать одно и то же, чтобы описать того, кого выдвигают на награждение, и того, кого хотят наказать? А есть и иные варианты: для общественной работы, для участия в качестве кандидата в выборах, для суда и так далее.
Смысл документа должен соответствовать цели его составления. К примеру, характеристика на награждение сотрудника (образец обычно дают в той службе, которая данной работой занимается) должна описывать его достижения и заслуги. Учтите, повторимся, что если дело идет о государственном поощрении, то необходимо искать соответствующий подзаконный акт. Там, в дополнениях, обязательно присутствует разработанный и утвержденный образец характеристики. На сотрудника, который достиг определенных достижений, составляется документ, строго соответствующий данной форме. Если же вас просят составить характеристику для общественной организации, то можно немного пофантазировать. Только ответ на вопрос: «За что награждать?» должен быть четким, подробным и конкретным.
Как подходить к сути характеристики
Молодежь (да и люди постарше) зачастую путается, не понимая, с какой стороны подойти к работе по составлению этого документа. Просто опыта достаточного нет, поэтому сложно написать характеристику на сотрудника. Образец значительно облегчает задачу. Но если таковой взять неоткуда, то можно и самостоятельно справиться. Следует просто отвечать на вопросы, литературно оформляя свои мысли в цельный текст. А эти «маячки» практически во всех случаях одинаковы. После указания обязательных данных необходимо приступить к изложению уточняющей информации. К ней относится квалификация работника, его отношение к выполнению обязанностей. Имеет смысл указать, какой путь он прошел на предприятии. Стремится ли к самообразованию, карьерному росту и так далее. Это важно, если составляется служебная характеристика на сотрудника. Образец большие предприятия с серьезными кадровыми подразделениями чаще всего разрабатывают самостоятельно (опираясь на известный опыт в отрасли) и утверждают приказом руководителя, согласовывают с профсоюзом.
Необходимые нюансы
Для более детального ознакомления с темой следует знать, что характеристики бывают трех типов. К ним относятся внутренние и внешние отзывы. Первый из этих документов используется в стенах учреждения, второй издается для предоставления иным организациям. Еще есть внешняя характеристика. Документы отличаются по содержанию. То, что можно включить во внутренний отзыв, не подходит для внешнего. Например, характеристика на сотрудника полиции, образец которой утвержден внутренним приказом, содержит только общедоступные данные. Это период работы, продвижение по службе, отношение к работе, взыскания и поощрения и так далее.
Но есть еще и внутренняя характеристика, в которую включается информация о том, с кем поддерживает отношения данный специалист (на предмет их возможного криминального содержания), о моральных качествах и особенностях характера.
Как не наделать смысловых ошибок
В первую очередь необходимо определиться с целью составления документа. Если, к примеру, он предоставляется в ВУЗ, то описываются деловые качества человека, акцентируя внимание на активной позиции (если таковая имеется). Когда же нужно представить документ в суд или правоохранительные органы, то необходимо сделать акцент на его моральных качествах, дисциплинированности, позитивном (негативном) отношении к труду, участии в общественной жизни (либо игнорировании ее). Составителю документа необходимо понимать, что от его работы порой зависит судьба товарища.
Лаконичность
Нет смысла писать ненужные подробности, тем более если они могут невзначай навредить. Лучше сделать текст лаконичным и содержательным. Еще следует помнить, что используемый фактический материал должен быть подтвержден соответствующими документами. К примеру, берем образец характеристики на сотрудника МВД. Если говорится об отсутствии должной дисциплины у конкретного сотрудника, то необходимо указать номер и дату документа, в соответствии с которым на него наложено дисциплинарное взыскание. То же касается и поощрения. Желательно избегать субъективных оценок при составлении официального документа.
Пример внутренней характеристики
Все же людям понятнее, когда перед глазами образец. Сколько ни читай правила составления документа, а пример нагляднее. Вот кусочек внутренней характеристики, на который можно опереться. «Митрофанов И. И., работает на предприятии с 12.12.12 г. в должности менеджера. Проявил себя как высококлассный специалист, постоянно заботящийся о повышении профессионального уровня. В 2013 году по собственной инициативе посещал курсы (указать). Должностные обязанности выполняет на достаточном уровне, поменяет передовые методы работы. Свой творческий потенциал стремиться направить на развитие производства, быстрое и объективное решение поставленных задач. С товарищами поддерживает ровные, благожелательные отношения.
Старается оказать помощь менее опытным коллегам. Не отказывается от срочных заданий, не считается со временем, если это необходимо для развития предприятия. Митрофанов И. И. рекомендуется для назначения на должность старшего менеджера».
Бюрократические нюансы
Есть еще один важный аспект, о котором не следует забывать при составлении характеристики. Это – официальный документ. Его необходимо печатать на бланке предприятия, указывать дату издания, заверять подписью руководителя, уровень которого определяется нормативными актами. В небольших фирмах это обычно директор. На больших предприятиях заверить документ может заместитель или руководитель кадрового подразделения. Но это должно быть лицо, на подпись которого «ставится печать». В различных организациях перечень этих лиц определяется собственными правилами. Кроме того, необходимо ознакомить работника с текстом документа. Это обязательное условие. У сотрудника могут возникнуть вопросы или возражения. Поэтому зачастую его просят поставить подпись на копии документа. Делается это с целью устранения возможности возникновения разногласий.
