Служебная характеристика является важным документом, который составляется работодателем на сотрудника. Она может потребоваться при приеме на работу, увольнении, продвижении по службе, а также для представления к наградам и поощрениям. Давайте разберемся, как правильно составить служебную характеристику, чтобы она максимально объективно отражала деловые и личные качества работника.
Образец служебной характеристики должен содержать следующие разделы.
1. Общие сведения о сотруднике
В этом разделе указываются ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение, стаж работы в организации. Также можно упомянуть образование и предыдущие места работы.
2. Профессиональные качества сотрудника
Здесь описываются основные должностные обязанности и то, насколько успешно с ними справляется сотрудник. Отмечаются профессиональные навыки, знания, компетенции. Даются примеры конкретных достижений и заслуг.
3. Деловые качества сотрудника
В этом разделе характеризуются такие качества, как ответственность, дисциплинированность, пунктуальность, стрессоустойчивость, умение работать в команде. Приводятся факты, подтверждающие наличие этих качеств.
4. Личные качества сотрудника
Здесь можно описать коммуникабельность, общительность, порядочность и другие положительные черты характера, которые проявляются в работе.
5. Выводы и рекомендации
В заключение делается общий вывод о соответствии сотрудника занимаемой должности, перспективах развития и рекомендациях для дальнейшей работы.
При составлении служебной характеристики важно соблюдать следующие правила:
- Быть объективным, избегать излишних преувеличений достоинств или недостатков;
- Упоминать только те факты, которые можно подтвердить;
- Излагать информацию конкретно, без общих фраз;
- Соблюдать нормы делового этикета, не упоминать личную жизнь;
- Согласовывать характеристику с сотрудником.
Служебная характеристика на сотрудника используется не только для оценки текущей работы, но и при принятии кадровых решений. Например, она может прилагаться:
- При увольнении – для подтверждения причин увольнения;
- При назначении на новую должность – для оценки соответствия квалификации;
- Для представления к поощрению или награде;
- При сокращении штата – для выбора увольняемых сотрудников.
Таким образом, от качества составленной характеристики может зависеть дальнейшая карьера сотрудника в организации.
Служебная характеристика военнослужащего также имеет свои особенности. В ней обязательно указываются:
- Воинское звание и должность;
- Отношение к воинской службе, выполнение уставных правил;
- Участие в учениях, походах, мероприятиях;
- Наличие поощрений и взысканий.
В целом характеристика с места работы должна быть составлена так, чтобы дать объективную и полную оценку профессиональных, деловых и личных качеств работника. Это позволит принимать взвешенные кадровые решения и обеспечит соблюдение интересов как организации, так и сотрудника.
Служебная характеристика для награждения пишется в случае выдвижения сотрудника на поощрение или награду. В ней подробно описываются заслуги, достижения и личный вклад работника, послужившие основанием для представления к награде. Указывается стаж работы, наличие поощрений. Особо выделяются успехи за последний период.
Служебная характеристика в полиции заполняется на сотрудника органов внутренних дел при назначении на должность, присвоении специального звания, представлении к награде. В ней отражается выполнение оперативно-служебных задач, личное участие в раскрытии преступлений, профессиональная подготовка.
Руководителю организации при составлении служебной характеристики директора стоит обратить внимание на такие аспекты как: стратегическое мышление, управленческие навыки, умение руководить коллективом, организаторские способности, коммуникабельность, ответственность и инициативность.
Подводя итог, можно сказать, что служебная характеристика играет важную роль в оценке персонала и принятии кадровых решений. Поэтому к ее составлению стоит подходить со всей ответственностью, чтобы документ объективно отражал деловые и личные качества сотрудника.
6. Особенности служебной характеристики в государственных органах
Служебные характеристики имеют свои особенности и в других государственных органах. Так, в служебной характеристике государственного служащего отмечают исполнительскую дисциплину, инициативность, способность принимать управленческие решения, знание законодательства. Для военнослужащих и сотрудников силовых ведомств большее значение имеет физическая подготовка, морально-психологические качества.
7. Рекомендации по заполнению разделов служебной характеристики
Рассмотрим более подробно рекомендации по заполнению ключевых разделов служебной характеристики.
В разделе "Профессиональные качества" следует конкретно описать, насколько успешно сотрудник справляется со своими должностными обязанностями, привести примеры наиболее значимых проектов и достижений.
В разделе "Деловые качества" можно привести примеры того, как сотрудник проявлял ответственность, дисциплинированность и другие качества. Например, своевременно и качественно выполнял задачи, соблюдал трудовую дисциплину.
В разделе "Личные качества" следует описывать только те черты характера сотрудника, которые проявлялись в работе и оказывали влияние на выполнение должностных обязанностей.
8. Образец служебной характеристики руководителя
Рассмотрим образец служебной характеристики на руководителя подразделения.
"Иванов Иван Иванович работает в должности начальника отдела продаж с января 2019 года. За время работы проявил себя как грамотный, инициативный и ответственный руководитель. Иванов И.И. умело организует работу отдела, регулярно проводит планерки и обучение подчиненных. Благодаря внедренной системе мотивации удалось повысить результативность отдела: объем продаж вырос на 27%. Иванов И.И. пользуется заслуженным авторитетом в коллективе, умеет находить индивидуальный подход к подчиненным".
9. Кадровое значение служебной характеристики
Служебная характеристика является важным кадровым документом. Она позволяет оценить соответствие сотрудника занимаемой должности, его потенциал и перспективы карьерного роста. Качественно составленная характеристика облегчает принятие обоснованных кадровых решений в интересах как организации, так и самого работника.
10. Порядок оформления и согласования служебной характеристики
Служебная характеристика составляется в одном экземпляре, подписывается непосредственным руководителем сотрудника и утверждается вышестоящим руководителем. Перед подписанием целесообразно ознакомить с ней самого сотрудника. Характеристика заверяется печатью организации и помещается в личное дело работника.
11. Типичные ошибки при составлении служебной характеристики
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которых следует избегать при написании служебной характеристики:
- Использование общих фраз, не конкретизирующих реальные качества и достижения сотрудника.
- Противоречивость изложения, когда одни качества характеризуются положительно, а другие — отрицательно.
- Преувеличение или приукрашивание достоинств сотрудника.
- Упоминание недостатков, не связанных с выполнением должностных обязанностей.
Такие ошибки снижают ценность служебной характеристики как объективного и аргументированного документа.
12. Этика составления служебных характеристик
При составлении служебных характеристик следует соблюдать этические нормы:
- Быть максимально объективным, избегать предвзятости и личных симпатий/антипатий.
- Не упоминать личную и семейную жизнь сотрудника.
- Не использовать оскорбительные высказывания, критику в неприемлемой форме.
- Не разглашать конфиденциальную информацию.
Соблюдение этических норм позволяет обеспечить права и интересы как сотрудника, так и организации.
13. Хранение служебных характеристик
Служебные характеристики относятся к документам личного дела сотрудника. Согласно трудовому законодательству, личные дела хранятся в течение 75 лет. После увольнения сотрудника его личное дело отправляется в архив организации. Доступ к архивным личным делам имеет только уполномоченный состав кадровой службы.
14. Виды служебных характеристик
Служебные характеристики можно классифицировать по различным признакам:
- По содержанию: Общие, описывающие профессиональную деятельность в целом; Тематические, посвященные отдельным аспектам (например, соблюдению трудовой дисциплины).
- По назначению: Для представления на конкурс на замещение вакансии; Для назначения на более высокую должность; Для представления к награде и т.д.
- По сроку действия: Разовые, составляемые по конкретному случаю; Периодические, составляемые через определенные промежутки времени.
15. Процедура согласования служебной характеристики
Процедура согласования служебной характеристики обычно включает следующие этапы:
- Составление проекта характеристики непосредственным руководителем.
- Ознакомление сотрудника с проектом характеристики и учет его замечаний.
- Доработка характеристики с учетом замечаний.
- Согласование с вышестоящим руководством.
- Подписание характеристики и заверение печатью.
Такой порядок позволяет учесть интересы всех заинтересованных сторон.
16. Использование служебных характеристик в кадровом делопроизводстве
Служебные характеристики широко используются в кадровом делопроизводстве при:
- Формировании кадрового резерва;
- Проведении аттестации и оценки персонала;
- Подборе кандидатов на вакантные должности;
- Решении вопросов о поощрениях и награждениях.
Характеристики позволяют принимать взвешенные кадровые решения с учетом деловых качеств сотрудников.
17. Автоматизация процесса формирования служебных характеристик
Для оптимизации процесса создания служебных характеристик можно использовать специальные информационные системы. Они позволяют формировать шаблоны характеристик, вносить и хранить информацию о сотрудниках, соблюдать регламенты.
