Любому предпринимателю нужно хотя бы косвенно знать, что такое бизнес-процесс. Анализ бизнес-процессов помогает снизить затраты, повысить рентабельность и в конечном счете увеличить прибыль предприятия. В экономической литературе это понятие впервые встречается в работах исследователей 80-х годов прошлого столетия. Именно тогда в США впервые задумались о том, что эффективность всего производства зависит от комплекса взаимосвязанных действий, именуемых бизнес-процессом.
Определения
Бизнес-процесс - это комплексное понятие. Развитие бизнеса очень зависит от взаимосвязанных операций, процедур и действий. Нельзя представить себе завод без поставки сырья, его обработки, работников за станками и бухгалтеров. Предприятие – это закрытая система, которая функционирует, как целостный организм. И чтобы все грамотно работало без заминок и задержек, нужен главный мозг – опытный менеджер, который проведет анализ и будет следить за слаженностью действий всех бизнес-процессов.
Если смотреть с экономической точки зрения, то взаимосвязанность всех возможных мероприятий, во время выполнения которых происходит переработка ресурсов внешней среды в конечный продукт для потребителя, называется бизнес-процесс. Анализ бизнес-процессов – это оценка результативности того или иного действия, операции или события, связанного с производством.
Для чего они нужны
Описать бизнес-процессы довольно легко. Но самая большая проблема реальности в том, что на любых предприятиях в нашей стране редко можно найти человека, действительно заинтересованного в повышении эффективности различных процессов производства. Малый и средний бизнес старается использовать давно устаревшие методы уменьшения затрат, в то время, как на западе давно поняли, что успех дела зависит от грамотного наемного менеджера, который заинтересован в получении максимальных результатов от своей работы.
Создание бизнес-процессов дает четкое понимание: кто отвечает за какой этап, какую должность занимает, и что должен делать. Такая структуризация делает прозрачной схему организации производства и дает возможность проще управлять им. Донеся дерево целей до сотрудников, можно повысить их мотивацию, демонстрируя, что их работа направлена на общие цели. Кроме того, организация бизнеса таким образом поможет выявить лишние затраты финансовых и временных ресурсов.
Как создавать
Независимо от того, большой бизнес или малый, подход к созданию детального плана один. Рассмотрим конкретный пример. Имеется фирма, продающая диваны. Схема бизнес-процессов похожа на дерево. На главных ветках размещаются основные функции, которые разветвляются на более мелкие. Итак, какие основные этапы бизнес-процесса у розничной фирмы?
1. Закупка товаров. Это первый и центральный бизнес-процесс. Какие у него можно выделить подэтапы?
- Анализ поставщиков.
- Составление договоров с заводами-производителями.
- Составление договоров с транспортными компаниями.
2. Размещение диванов. На этом этапе существуют такие моменты:
- Выбор помещения.
- Строительство или аренда помещения.
- Создание условий для продаж.
3. Процесс продаж.
- Подбор персонала.
- Покупка кассового аппарата.
- Создание атмосферы и дизайна для продаж.
4. Маркетинг и реклама.
- Размещение вывески.
- Создание визиток, буклетов, брошюр, каталогов и т.д.
- Размещение рекламы.
Список можно составлять долго. Важно понимать, как происходит создание бизнес-процессов. А дальше приведем несколько золотых правил, чтобы организация бизнеса была успешной.
Правило №1
За каждый выделенный бизнес-этап отвечает конкретный человек. Привлекайте к созданию схемы и их. Это даст возможность более детально понять сам процесс, заинтересовать сотрудников и повысить их мотивацию, направленную на достижение общих целей. Особенно это важно на ранних стадиях становления предприятия. Начало бизнеса всегда связано с огромными трудностями, и своевременная расстановка целей по конкретным этапам даст более подробный план к действиям.
Правило №2
Используйте автоматизированные программы и визуализируйте свои схемы. На сегодняшний день существует много готовых программ, помогающих структурировать информацию. Малый и средний бизнес повсеместно используют их.
Если вы работаете в группе, возьмите доску или листки бумаги, чтобы все записывать и по ходу мыслей рисовать дерево ваших процессов. Начните с больших операций, расписывая их на меньшие. Для больших предприятий создание бизнес-процессов – это огромная кропотливая работа, требующая максимальной концентрации и слаженности действий всех сотрудников.
Правило №3
Формулируя бизнес-процессы, ориентируйтесь на стратегию фирмы, а не на ее организационную структуру. Одна и та же функция может выходить за пределы установленных отделов. Например, при поставке товара от поставщика можно рассматривать границу бизнес-процесса до момента выхода товара за пределы самого торгового предприятия, то есть, когда он расставлен на полках и доступен потребителю. В этом процессе участвуют сразу несколько подразделений, входящих в организационную структуру.
Правило №4
Не следует слишком детализировать план. Если перегрузить схему излишней информацией, это приведет к общей путанице и большой нагрузке на ответственных сотрудников. Если планируется внести изменения в каком-то конкретном сегменте, эту часть нужно детализировать, а все остальные рассмотреть лишь поверхностно, не вникая в подробности. Эффективность бизнес-процессов подвластна закону Парето "20 на 80", когда 20% детальных описаний принесут 80% успеха всей операции.
Правило №5
Не бойтесь правды и стройте схему на основании того, что есть на самом деле. Очень часто возникает такая ситуация. Главный менеджер расспрашивает своих подчиненных об их отделах с целью построения схемы бизнес-процессов. Те стараются и рассказывают, как у них все хорошо. Хотя на самом деле реальная ситуация далека от идеала. Но на основе ложных данных будет построена неправильная схема, после чего будут приняты неэффективные решения и вся работа пойдет впустую.
Не нужно путать понятия «как есть», «как должно быть» и «как я хочу, чтобы было». Как бы плохо все ни было, бизнес-процессы составляются именно ради того, чтобы улучшить это состояние. Поэтому обязательно нужно описывать только реально существующую ситуацию.
Автоматизация бизнес-процессов
Следить за всеми событиями, происходящими внутри компании, очень сложно, особенно если речь идет о крупных корпорациях и синдикатах. Большой бизнес сложно представить себе без целой системы автоматизированных программ, позволяющих анализировать входящие данные для принятия решения. Поэтому на сегодняшний день очень часто речь идет об автоматизации бизнес-процессов.
Практически это означает, что есть специальная компьютерная программа, которая занимается переработкой всевозможных потоков информации, обеспечивающих бизнес-процесс. Анализ бизнес-процессов происходит в автономном режиме, а человек лишь знакомится с полученными результатами и делает соответствующий вывод.
Выбор метода анализа
Сталкиваясь с вопросом о том, как же лучше описать бизнес-процессы автоматическим путем, отечественный предприниматель найдет множество вариантов, которые мало оптимизированы под российский рынок. Практически все предложенное программное обеспечение создано для западных компаний, которые имеют опыт оптимизации производства. Но проанализировав некоторые данные, мы создали свой перечень программ, с помощью которых осуществляется реализация бизнес-процесса.
- БЭСТ-5 «Мой бизнес» - это программное обеспечение, который часто использует малый и средний бизнес. Программа доступна для любого компьютера и очень проста в использовании. Преимущество ее в том, что она может анализировать небольшие объемы данных небольшого предприятия.
- Corporate Modeler. Часто используется на современных предприятиях, в основном потому, что стоит недорого. Начало бизнеса легко организовать именно с этой программой, поскольку она очень удобно строит схемы бизнес-процессов, но анализ практически не проводит.
- iGrafx Enterprise Central. Очень хорошая канадская разработка. Умеет не только распознавать и составлять бизнес-планы, но и успешно анализировать массивы входных данных. В нашей стране имеет очень малое распространение, хотя продукт очень достойный.
- Business Studio. Наиболее известная российская разработка. Интегрирована с другими продуктами MS Office (Word, Excel, Visio). Для отечественного предпринимателя это оптимальный выбор по соотношению цена-результат. Отлично анализирует бизнес процесс. Производство можно успешно оптимизировать благодаря полученным на основании программы результатам.
Технология построения бизнес-процессов
Чаще всего на сегодняшний день встречается интеграция автоматического и ручного метода построения схемы «Бизнес-процесс». Анализ бизнес-процессов в таком случае проводится в два этапа: первый с помощью полученных результатов на компьютере, второй – вручную управляющим.
Рассмотрим два основных подхода к построению графиков и схем. В данном случае технология бизнес-процессов будет строиться с помощью таких методов:
- DFD (Data flow diagramming).
- WFD (Work Flow Diagram).
Первый метод DFD подразумевает составление диаграммы потоков данных. В их состав входят: детализация работ процесса, ответственные сотрудники, необходимая документация. Такое построение дает полное представление о деятельности фирмы, ее окружающих входных и выходных данных, всех элементах производственного процесса и связях между ними. Данный подход позволяет выделить свободные (лишние) бизнес-процессы, которые снижают эффективность результата и могут быть оптимизированы различными способами.
WFD – диаграммы потоков работ, которые описывают бизнес-процессы нижнего уровня. Развитие бизнеса может существенно измениться, если знать не только вертикальную иерархию действий, но и горизонтальную. Что это значит?
Если посмотреть наглядно, то WFD-диаграммы представляют собой сетку временных рамок, каждая графа которой отвечает за тот или иной процесс. Допустим, поставка товара длится два дня – на графике отмечается начало и окончание процесса. Затем наступает событие раскладки товара в торговом зале, и этот процесс начнется только после того, как закончится поставка. Данные наносятся последовательно на график. События, операции и действия могут переплетаться, если выполняются одновременно. Начинать развитие бизнеса на ранних этапах удобно именно таким способом, определяя, сколько времени необходимо на полный производственный цикл.
Выводы
Для маленького или большого, нового или старого предприятия, нужно понимание того, что такое бизнес-процесс. На любой стадии жизненного цикла фирмы оптимизация производства может существенно повлиять на дальнейшее развитие. Ведь главная цель существования любой организации на сегодняшний день - удовлетворение потребностей потребителя. И если клиент будет доволен, он будет приносить прибыль. Зависимость здесь прямо пропорциональная. Чем выше уровень удовольствия потребителя, тем выше прибыль фирмы. А достичь этого можно лишь путем анализа и последующего изменения процесса внутри предприятия.
