Имеющиеся у организации ресурсы (материальные, временные и прочие) представляют собой комплекс средств, которые могут быть потенциально использованы в процессе выпуска товаров, оказания услуг или производства работ. Другими словами, это блага, которые предприятие использует для создания иных благ. Именно поэтому в литературе они называются производственными ресурсами. Эти блага используют разные коммерческие и некоммерческие предприятия, а также предприниматели, владельцы домашних хозяйств.
Если рассматривать экономические ресурсы с позиции хозяйствующего субъекта, деятельность которого направлена на создание определенной группы товаров, то ими признаются такие источники, которые необходимы для ведения дел и решения производственных задач. Такая характеристика основывается на количественных признаках конкретных ресурсов.
Классификация
Основными видами считаются следующие группы ресурсов:
- Человеческие.
- Временные.
- Технологические.
- Информационные.
- Финансовые.
- Материальные.
- Энергетические.
Все они крайне важны для предприятия.
Краткая характеристика ресурсов
Ключевое место в списке занимают человеческие ресурсы. Именно люди – специалисты, менеджеры, обслуживающий и другой персонал – являются движущей силой предприятия. От уровня их подготовки зависит эффективность работы компании, ее конкурентоспособность.
Энергетические и материальные ресурсы не менее важны для предприятия. Без энергии нельзя запустить производство. Основой любого товара являются сырье, полуфабрикаты и прочие материальные ресурсы.
Временные резервы предприятия очень ограничены. Этот ресурс уникален: накопить его нельзя. Невозможно частично истратить или растянуть период его использования. Время необратимо. Рациональность использования пространственно-временных ресурсов напрямую определяет эффективность работы руководства предприятия.
Немаловажное значение имеет также уровень организации сбора, обработки, поиска, хранения, передачи данных. Предприятие должно располагать достаточными информационными ресурсами для ведения деятельности. Менеджерам компании необходимо знать особенности рыночной конъюнктуры, специфику работы конкурентов, динамику предложения и спроса. При этом источники интернет-данных должны быть достоверными и официальными, чтобы не получилось так, что запрашиваемые ресурсы временно недоступны. По возможности нужно использовать несколько источников информации. Разные интернет-ресурсы позволят получить более полные сведения. И если один ресурс временно недоступен, можно воспользоваться другим.
Предприятие, не имеющая достаточного объема финансовых ресурсов может остаться за рамками рынка. Денежные средства крайне важны для работы: на них приобретается оборудование, оплачивается труд персонала. Временные и финансовые ресурсы тесно связаны друг с другом. Нередко предприятие использует для развития заемные средства, которые нужно будет вернуть. Чтобы исполнять свои обязательства надлежащим образом, необходимо правильно организовать рабочий процесс. Временные и финансовые ресурсы наряду с трудовыми остаются сегодня самыми главными средствами производства.
В современном мире конкурентоспособным считается предприятие, внедряющее в свою деятельность передовые технологии. Они позволяют повысить производительность, выпустить на рынок новую продукцию, обладающую высокими потребительскими качествами.
Тайм-менеджмент
Эта система управления временными ресурсами компании включает в себя ряд элементов, использование которых в комплексе позволяет существенно оптимизировать производственный процесс. Достигается это за счет сокращения продолжительности совершения технологических и других операций. В менеджменте временные ресурсы рассматриваются как ключевое звено бизнеса. В его состав входят:
- Анализ использования времени.
- Постановка целей, достижение которых ожидается руководством.
- Планирование производственного времени.
- Разработка методов борьбы с нерациональным использованием временных ресурсов.
Характеристика элементов
Благодаря анализу менеджеры могут выявить факты нерационального использования временных ресурсов организации и их причины. При этом среди всех обстоятельств устанавливаются основные, самые неблагоприятные.
Необходимым элементом в системе тайм-менеджмента является постановка целей. Управленцы должны четко понимать, для чего необходим тайм-менеджмент предприятию. Формулирование целей позволяет в будущем ориентироваться в методах управления временем.
В ходе планирования составляется перечень задач, на решение которых отводится определенный срок. Для правильной реализации функций менеджер должен ясно представлять, каким объемом временных ресурсов он располагает.
Особенности анализа
Первым этапом по оптимизации временных ресурсов организации должна стать оценка их текущего использования. Она позволяет обнаружить потери, слабые и сильные стороны режима труда. Такой анализ особенно необходим, когда на предприятии расходуется значительные временные ресурсы, а эффект от этого минимальный. Он важен и в тех случаях, когда руководитель не знает, какой срок необходим для выполнения тех или иных производственных операций, какие факторы способны стимулировать или ограничивать производительность труда.
Для выполнения анализа необходимо организовать систему достоверного учета временных ресурсов предприятия. Наиболее эффективным методом считается сегодня ведение записей в специальных журналах или на компьютерах. В последнем случае можно использовать разнообразные программы, позволяющие оптимизировать учет. Расход временных ресурсов можно отражать и в таблицах. В них необходимо привести следующие сведения:
- Вид деятельности.
- Продолжительность совершаемых операций.
Лучше всего вести учет по ходу трудовой деятельности.
Вопросы для анализа
Чтобы определить сильные и слабые направления расходования временных ресурсов, следует установить:
- Была ли выполненная работа необходима для компании? Если выяснится, что больше 10 % времени было использовано не на нужную деятельность, то на предприятии существует проблема правильной расстановки приоритетов.
- Были ли оправданы затраты временных ресурсов? Если расходы времени оказались неоправданными более чем для 10 % дел, необходимо понять и проанализировать причины этого и учесть результаты в будущем.
- Был ли обоснованно определен интервал для реализации производственных задач? Если больше 10 % времени было израсходовано на задачи, интервал для которых был установлен спонтанно, то на предприятии плохо организовано планирование времени.
Такой анализ позволяет выявить "воров времени", установить разные ошибки расходования временных ресурсов, их причины. На основании полученных результатов разрабатываются методы оптимизации всего производственного процесса и операций, осуществляемых конкретными работниками.
Основные принципы планирования
Как показывает практика, целесообразнее планировать только часть работы (60 %). Процессы, которые сложно предугадать, отвлекающие моменты запланировать целиком невозможно. Это обусловлено спецификой деятельности менеджера. Дело в том, что большую часть времени руководитель не проводит непосредственно на рабочем месте, поскольку необходимо взаимодействовать с контрагентами и другими субъектами, обмениваться информацией.
Необходимо оставлять определенный объем времени в качестве резерва. Оно понадобится для работы с неожиданными клиентами, телефонных разговоров, форс-мажорных обстоятельств.
Для составления эффективного плана необходимо четко представлять предстоящие цели. Целесообразно дифференцировать их на долго-, средне- и краткосрочные, выявить приоритеты.
Над любым планом необходимо работать последовательно, системно и регулярно. Начатое дело всегда нужно доводить до логического завершения.
Планировать необходимо такой перечень задач, с которым компания действительно сможет справиться с учетом ее потенциала, производственных средств (в т. ч. материальных и денежных).
Концепция временных ресурсов – программа, в соответствии с которой предприятие может без особых потерь оптимизировать свою работу. В качестве одного из обязательных мероприятий она предполагает фиксацию результатов, а не действий. В планах следует отражать цели или итоги, а не какие-то операции. Это необходимо для того, чтобы усилия компании сразу же были ориентированы на достижение целей, рациональное расходование временных ресурсов проекта. Это позволит предприятию внеплановых событий.
Восполнение временных потерь лучше всего осуществлять сразу. К примеру, целесообразнее один раз поработать дольше, чем на протяжении следующего дня доделывать что-то.
Как показывает практика, на работу уходит времени столько, сколько его есть в распоряжении. В связи с этим следует установить точные нормы, предусмотреть в плане такие сроки, которые действительно необходимы.
План целесообразно периодически перепроверять и перерабатывать, оценивая возможность полного выполнения задач.
Немаловажное значение при планировании имеет согласование режимов работы разных сотрудников.
Нюансы
Планирование должно быть ориентировано на достижение долгосрочных целей. Они, в свою очередь, должны быть разбиты на оперативные части. Планирование закрепляет постепенное продвижение, разложение основной задачи на частные. Это позволяет распределить разные операции во времени.
Прежде чем разрабатывать методы устранения причин потери времени, необходимо их выявить и проанализировать. Следует понимать, что для типичных факторов существуют типичные методы борьбы. Тем не менее каждый отдельный случай индивидуален, поэтому понадобится и соответствующий подход.
Специфика дифференциации задач
Как выше говорилось, при планировании важно разделить цели и задачи по группам:
- Долгосрочные. В эту категорию входят задачи и цели, реализация которых осуществляется поэтапно. Другими словами, для достижения долгосрочной цели нужно выполнить промежуточные задачи.
- Среднесрочные. Их называют еще тактическими. Такие задачи должны быть реализованы в ближайшее время, но не срочно.
- Кратковременные (текущие или оперативные).
Дифференцировать цели в первый раз достаточно сложно. Но если постоянно практиковать разделение, то впоследствии можно будет выделять краткие и затяжные задачи и цели, выявлять наиболее рациональные методы достижения.
Распорядок дня
Грамотно составленный режим работы поможет достижению не только среднесрочных, но и долгосрочных целей. Кроме оптимизации расходования временных ресурсов проекта, правильный распорядок дня позволяет сохранить психическое состояние коллектива в норме. Ведь если у каждого работника будет четкий и последовательный план, он будет чувствовать себя более уверенно. Не будет ощущения, что он что-то не успевает, что его что-то отвлекает и пр.
Основными направлениями оптимизации использования времени считаются:
- Обеспечение равномерной загрузки сотрудника.
- Оборудование рабочего места необходимыми предметами и техникой.
- Обеспечение непрерывного рабочего процесса.
- Обоснование трудовых затрат.
- Совершенствование производственных методов и приемов.
- Привлечение работников к деятельности в соответствии с их квалификацией.
- Установление адекватной оплаты труда.
Инвентаризация времени
Она предполагает количественный учет продолжительности разных видов деятельности. Обычно инвентаризацию выполняют на протяжении конкретного периода и с определенными промежутками. В соответствии с полученными результатами осуществляется анализ временных затрат. Наиболее простой метод состоит в вычислении абсолютных или относительных трат по видам деятельности. При более сложном анализе могут использоваться произвольные коэффициенты, отражающие качественные показатели расходования времени. При большом объеме информации применяются математико-статистические методы.
Большинство аналитических приемов используются при инвентаризации, однако впоследствии их можно применить и в качестве инструментов планирования оперативного и стратегического времени, контроля реализации поставленных задач.
Алгоритм инвентаризации
В общем виде его можно представить следующим образом:
- Подготовка к процедуре.
- Проведение инвентаризации.
- Анализ.
- Корректировка стратегии управления.
Подготовительный этап
Он состоит из следующих шагов:
- Определение видов временных затрат, четкое их формулирование в виде независимых для учета и наблюдения категорий.
- Определение дополнительных параметров качественной оценки.
- Планирование организации инвентаризационного процесса. Необходимо установить общую продолжительность, периодичность, объем ресурсов. Следует также продумать систему количественного отражения результатов, кодирования показателей, изготовить бланки учета.
Выполнение инвентаризации
Процедура осуществляется также в несколько этапов:
- В течение установленного временного отрезка осуществляется фиксация затрат в подготовленных бланках.
- Полученные данные предварительно группируются и подготавливаются к последующему анализу. В частности, осуществляется оценка качественных параметров, вычисляются количественные показатели.
Обработка полученных данных
Анализ временных затрат может проводиться по разным направлениям. Например, осуществляется оценка расходования ресурсов на:
- Основную деятельность. Показатели определяются в соответствии с операциями, задачами и пр.
- Внерабочую деятельность.
- Помехи в работе.
Объемы и направления анализа руководитель может выбирать произвольно в соответствии с масштабами поставленных при инвентаризации целей.
Результат анализа формулируется на основании задач исследования. Это могут быть просто описания затрат времени, их закономерностей, прогноз изменений системы тайм-менеджмента при воздействии на какой-либо ее элемент и т. д.
Типичным результатом исследования считается установление закономерностей, с которыми связана эффективность (или неэффективность) использования временных ресурсов.
В соответствии с полученными показателями разрабатываются способы и пути борьбы с временными потерями.
Изменение стратегии
Новый способ управления временем вырабатывается на основании анализа способов и путей борьбы с временными потерями, методами более эффективного использования ресурса на этапе формулирования целей и планирования. Менеджер должен согласовать задачи и цели, достижение которых ожидается при реализации стратегии, с планом реализации основных производственных задач. Все обнаруженные несоответствия должны устраняться. При необходимости стратегия предприятия пересматривается.
Концепция временной ценности денежных ресурсов
Ее автором является И. Фишера, представителя неоклассической экономической школы.
Как известно, одна и та же сумма в разное время может иметь различную ценность. Сегодня, к примеру, она может быть дороже, чем через 3 года. Существует ряд причин, обуславливающих неравноценности денег, поступающих в разные временные отрезки. Среди них основными считаются:
- Инфляция.
- Риск непоступления ожидаемых сумм.
- Оборачиваемость активов, под которой понимают способность денег генерировать доход по приемлемой для инвестора ставке.
Финансовые ресурсы, в основе которых лежат деньги, обладают временной ценностью. Она рассматривается в 2 аспектах:
- Покупательская способность. Она различается в зависимости от периода, интересов потребителя и прочих обстоятельств.
- Обращение капитала и извлечение от этого доходов. Задача денег – приносить деньги. При этом предстоящие поступления будут иметь меньшую ценность, чем настоящие.
Спешка
Очень часто она приводит к потере времени. Спешкой считается такое состояние, в котором руководитель предприятия не имеет возможности долго раздумывать над принятием решения. В результате он выбирает первый пришедший в голову прием. Зачастую этот вариант далеко не самый эффективный и целесообразный.
Находясь в таком состоянии человеку сложно адекватно оценить происходящее, качественно выполнить работу. В спешке возникают различные ошибки, которые начинают раздражать, становятся причинами плохого настроения. В итоге человек вообще может выйти из себя, бросить дело, не доведя его до завершения.
Считается, что спешка возникает в результате отсутствия плана на день. Человек попросту не знает, что ему делать сегодня, завтра. Бывают ситуации, когда какие-то задачи появляются неожиданно, и сотрудник стремится сделать все за один день. В итоге производительность труда, качество работы существенно снижаются, приходится тратить больше времени на исправление ошибок.
Чтобы предотвратить все эти проблемы, необходимо планировать каждый день трудовой деятельности.
Доработки дома
Необходимость брать работу на дом – следствие неграмотной организации трудового процесса и причина снижения производительности. Такая ситуация может возникнуть из-за неправильной расстановки приоритетов: решение первоочередных задач откладывается на потом, а вместо них выполняются операции не столь важные, но, по мнению человека, быстрые. В итоге приходится заканчивать работу дома.
Между тем дом является местом отдыха. Постоянные доработки приводят к уменьшению времени, отводимого на общение с семьей. Человек не успевает хорошо отдохнуть, что, в свою очередь, влечет снижение производительности труда. Из-за этого на рабочем месте ему требуется больше времени для выполнения заданий, и он снова вынужден брать работу на дом. Со временем ее будет становиться только больше.
Заключение
Способность четко планировать день, анализировать временные затраты, расставлять приоритеты – важнейшее качество любого руководителя. Система тайм-менеджмента обеспечивает оптимизацию трудовой деятельности, позволяет сохранить в коллективе благоприятную атмосферу, рационально использовать временные ресурсы.
Ни одно предприятие не сможет оставаться конкурентоспособным, даже при использовании инновационных технологий, привлечении высококвалифицированных специалистов, если не будет грамотно организован производственный процесс. Задача руководителя своевременно выявлять необоснованные временные затраты и устранять их причины.
