Расходный кассовый ордер является одним из основных первичных документов, подтверждающих расход денежных средств из кассы организации. Правильное оформление и заполнение расходного кассового ордера имеет большое значение, так как от этого зависит достоверность бухгалтерского и налогового учета в компании.
В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заполняется расходный кассовый ордер, на что нужно обращать внимание и какие ошибки лучше избегать.
1. Общие требования к заполнению расходного кассового ордера
Прежде всего, необходимо помнить, что расходный кассовый ордер является документом строгой отчетности. Это значит, что при его заполнении нужно соблюдать ряд обязательных требований:
- Все реквизиты расходного кассового ордера должны быть заполнены четко и разборчиво, желательно от руки печатными буквами;
- Не допускаются подчистки, помарки и исправления;
- Записи нужно вести чернилами или пастой одного цвета;
- Свободные строки должны быть прочеркнуты.
Несоблюдение этих правил может привести к тому, что расходный кассовый ордер будет признан недействительным.
2. Реквизиты расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер имеет унифицированную форму, утвержденную приказом Минфина России. В нем должно содержаться 13 обязательных реквизитов:
- Наименование документа (расходный кассовый ордер);
- Номер документа;
- Дата составления;
- Наименование организации;
- Сумма расхода прописью;
- Подпись руководителя;
- Подпись главного бухгалтера;
- Основание для выдачи денег из кассы;
- Код вида расхода;
- Сумма расхода цифрами;
- Фамилия и инициалы получателя денег;
- Подпись получателя денег;
- Отметка бухгалтерии об исполнении.
Отсутствие любого из перечисленных реквизитов делает расходный кассовый ордер недействительным.
3. Оформление некоторых реквизитов расходного кассового ордера
Рассмотрим подробнее порядок заполнения наиболее важных реквизитов расходного кассового ордера:
- Номер документа. Номер присваивается расходному кассовому ордеру по порядку в пределах календарного года.
- Дата составления. Указывается фактическая дата заполнения расходного кассового ордера. Это важно для контроля соблюдения кассовой дисциплины.
- Сумма цифрами и прописью. Сумма расхода указывается дважды: цифрами и прописью. Прописью сумма пишется в именительном падеже со словом "рубль" в соответствующем числе и падеже. Обе суммы должны совпадать.
- Подписи. Расходный кассовый ордер обязательно подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и лицом, получающим деньги. Без всех этих подписей документ считается недействительным.
4. Типичные ошибки при заполнении расходного кассового ордера
Чтобы избежать ошибок при заполнении расходного кассового ордера, рекомендуется обращать внимание на следующие моменты:
- Не путать расходный кассовый ордер с приходным кассовым ордером;
- Не заполнять расходный кассовый ордер карандашом;
- Правильно указывать код вида расхода;
- Не допускать расхождений между суммой цифрами и прописью;
- Следить за тем, чтобы подписи и печати стояли в нужных местах.
Тщательная проверка заполненного документа поможет избежать многих ошибок.
5. Порядок хранения и списания расходных кассовых ордеров
Заполненные расходные кассовые ордеры хранятся вместе с другими первичными документами бухгалтерии в течение сроков, установленных законодательством (от 3 до 5 лет). После истечения сроков хранения они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
На основании расходных кассовых ордеров бухгалтерия составляет кассовую книгу, отражает расходы в учете и затем списывает ордера. Списанные ордера повторному использованию не подлежат.
Таким образом, расходный кассовый ордер проходит путь от заполнения до хранения, учета и списания в соответствии с установленными правилами.
6. Особенности заполнения расходного кассового ордера в 1С
В последнее время для учета денежных средств часто используются специализированные бухгалтерские программы, в частности "1С: Бухгалтерия". Рассмотрим особенности заполнения расходного кассового ордера в этой программе.
В 1С для оформления расхода денежных средств используется типовой бланк РКО, в котором автоматически заполняются основные реквизиты: дата, номер, наименование организации. Пользователю остается только ввести сумму, выбрать вид расхода, указать получателя.
Преимущества работы в 1С:
- Автоматический учет номеров РКО;
- Контроль заполнения реквизитов;
- Удобный выбор вида расхода из списка;
- Автоматический расчет суммы прописью;
- Быстрое формирование отчетов по расходным ордерам.
7. Контроль использования расходных кассовых ордеров
Чтобы исключить возможные злоупотребления при расходовании денежных средств, необходимо организовать контроль за использованием расходных кассовых ордеров.
Для этого рекомендуется:
- Хранить бланки РКО в сейфе у главного бухгалтера;
- Выдавать бланки под отчет материально ответственным лицам;
- Вести журнал учета бланков строгой отчетности;
- Сверять расходные ордера с приложенными документами;
- Сверять данные расходных ордеров с кассовой книгой.
Такой контроль позволит минимизировать риск ошибок и нарушений.
8. Электронный документооборот расходных кассовых ордеров
Согласно законодательству, расходные кассовые ордеры можно составлять не только на бумажном носителе, но и в электронном виде с электронно-цифровой подписью.
Преимущества электронного РКО:
- Быстрота оформления и обработки;
- Удобство хранения и поиска;
- Экономия бумаги;
- Сокращение риска ошибок и подделок.
Однако переход на электронный документооборот требует настройки программного обеспечения и получения электронных подписей.
Таким образом, электронный РКО - это удобный и современный способ учета расходов, но переход на него нужно осуществлять постепенно.
9. Образец заполнения расходного кассового ордера
Чтобы закрепить знания о порядке заполнения расходного кассового ордера, рассмотрим конкретный пример:
Как видно из приведенного образца, в расходном кассовом ордере заполнены все необходимые реквизиты:
- Указан номер документа;
- Проставлена дата оформления РКО;
- Указано полное наименование организации;
- Введены сумма цифрами и прописью, они совпадают;
- Указан вид расхода - заработная плата;
- Указаны подписи руководителя, главного бухгалтера, получателя.
Таким образом, данный образец расходного кассового ордера полностью соответствует требованиям и является наглядным примером правильного заполнения.
Используя подобные образцы, можно избежать типичных ошибок при оформлении РКО и научиться грамотно заполнять этот важный документ.
10. Внесение исправлений в расходный кассовый ордер
Несмотря на требование заполнять расходный кассовый ордер аккуратно, без исправлений, на практике возможны ситуации, когда в уже заполненный РКО нужно внести изменения.
Чаще всего это связано с неверно указанной суммой либо реквизитами получателя. Как правило, исправления вносятся до подписания РКО.
При этом все помарки, подчистки и изменения должны быть оговорены и заверены подписями тех же лиц, которые подписывают сам расходный ордер.
11. Утрата и порча расходного кассового ордера
В случае утраты или порчи расходного кассового ордера составляется акт, который подписывается комиссией из представителей бухгалтерии и администрации.
На основании акта оформляется новый РКО с теми же реквизитами и пометкой "Дубликат". По возможности новый бланк должен иметь тот же номер, что и утраченный.
12. Хранение испорченных и исправленных расходных кассовых ордеров
Испорченные при заполнении и исправленные расходные кассовые ордеры не уничтожаются, а хранятся вместе с корешками РКО в течение установленного срока (как правило, не менее 5 лет).
Это необходимо для проверки правильности оформления РКО и полноты отражения расходов в учете. При уничтожении таких ордеров могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов.
13. Ответственность за нарушение порядка ведения расходных кассовых ордеров
За нарушение порядка оформления, учета и хранения расходных кассовых ордеров организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности.
Штрафы за нарушение правил работы с денежной наличностью могут достигать 50 000 рублей. Поэтому очень важно четко следовать всем требованиям при работе с РКО.
14. Особенности оформления РКО в разных организациях
Несмотря на наличие унифицированной формы, в некоторых организациях могут быть особенности оформления расходных кассовых ордеров.
Например, в бюджетных учреждениях РКО может дополнительно подписываться их руководителем и главным бухгалтером вышестоящей организации.
В кредитных организациях расходные ордера могут именоваться иначе, например "денежный чек". При этом реквизиты остаются стандартными.
Также в некоторых компаниях используются дополнительные реквизиты в РКО: код подразделения, центра затрат, номер договора и т. д.
15. Автоматизация оформления РКО
В крупных организациях и холдинговых структурах часто внедряются автоматизированные системы для учета денежных средств.
Это позволяет формировать и обрабатывать расходные кассовые ордера в электронном виде, исключая ручное заполнение бланков.
Однако и в автоматизированных системах должны присутствовать все обязательные реквизиты РКО согласно законодательству.
16. РКО как объект налогового контроля
При проведении налоговых проверок расходные кассовые ордера являются одним из основных объектов контроля.
Налоговики изучают порядок оформления РКО, проверяют наличие подписей и соответствие сумм, указанных в ордерах, данным кассовой книги и бухгалтерского учета.
Поэтому очень важно тщательно подходить к оформлению и хранению расходных ордеров, чтобы избежать претензий контролирующих органов.
17. РКО в исторической перспективе
Расходные кассовые ордера используются в России уже более 100 лет. За это время форма документа практически не менялась.
Изменения касались в основном наименования ордера, например в советское время это был "Ордер на выдачу денег". Однако реквизиты оставались прежними.
Это свидетельствует, что РКО давно зарекомендовал себя как эффективный документ для оформления расходования денежных средств.
