Многие пользователи стандартного офисного пакета от Microsoft явно недооценивают табличный редактор Excel. Выпадающий список в ячейке, экономящий время, затрачиваемое на ввод или поиск данных, в нем создается за пару секунд, в отличие от Access, где эта процедура сложнее. Ниже будут приведены три основных метода по созданию таких списков и некоторые важные параметры управления ими.
Для чего нужны выпадающие списки?
Сами списки этого типа предполагают широкую область применения. В одной ячейке можно вводить не одно значение, как это делается по умолчанию, а несколько.
Вариантов ввода может быть два:
- Только значения из созданного списка.
- Значения из списка и любые другие данные.
Итак, начинаем работу с Excel. Создать выпадающий список здесь достаточно просто. Но сначала необходимо выполнить несколько предварительных действий, чтобы в конечном итоге вся процедура свелась только к выбору способа ввода нужных данных.
Как в Excel сделать выпадающие списки: общая методика
Начальный этап предусматривает доступ к функции, позволяющей выполнить данную процедуру. Как сделать в Excel выпадающие списки на основе стандартных возможностей программы? Очень просто. Сначала выбираем одну ячейку или несколько, в которых предполагается ввести какой-то диапазон значений, и правым кликом вызываем контекстное меню. В нем используем сначала раздел «Данные», затем – пункт «Проверка данных». И переходим на вкладку параметров.
В ней имеется условие (критерий) проверки со строкой типа данных, где и выбираем значение «Список». В принципе, остальные поля пока можно оставить без изменений. Чуть ниже расположена строка, в которой будет вводиться источник значений. Вот он-то нас и интересует.
Выпадающий список в Excel 2007: ручной ввод данных
Начнем с ручного ввода значений. Если говорить о том, как в Excel сделать выпадающие списки таким методом, решение состоит в том, чтобы в вышеуказанном поле прописывать значения самостоятельно. При этом стоит обратить внимание, что для русскоязычной локализации вводить значения нужно через точку с запятой. Для английского задания применяется только запятая. Неудобство такого метода очевидно: это занимает слишком много времени.
Источник из диапазона
Во втором случае можно использовать и более быстрое решение. Например, нам нужно ввести все значения в ячейках: начиная с A2 и заканчивая A4. В строке указания источника ставим курсор. А затем просто выделяем нужный диапазон. Программа сама поставит знак равенства, но пропишет значение не в виде «(A2:A4)», как это делается в соответствующей строке формул, а в варианте «=$A$2:$A$4».
Метод действительно хорош своей быстротой вставки значений. Но в качестве самого главного недостатка можно отметить невозможность использования диапазонов ячеек, находящихся на других листах, кроме активного в данный момент.
Ввод именованных диапазонов (списков)
Наконец, еще один метод, позволяющий решить проблему того, как в Excel сделать выпадающие списки. Сначала создается сам диапазон с присвоением соответствующего имени. А после этого в строке источника нужно будет просто ввести его название, поставив перед ним знак равенства. Такая методика позволяет создавать списки с использованием данных и значений, которые располагаются на разных листах книги. И именно такой вариант в основном применяется в версиях редактора Excel 2007 и ниже, поскольку эти модификации не умеют работать с диапазонами, в которых указаны данные из разных листов.
Управление параметрами списка
Что касается управления списками, в редакторе Excel есть множество нужных функций. Но самая, пожалуй, интересная – распространение параметров для ввода с одинаковыми условиями. Применяется она в тех случаях, когда на листе имеется слишком много проверок и их условия нужно поменять. Для этого в разделе проверки данных, который использовался во всех предыдущих методах, обращаемся к вкладке "Сообщения для ввода". Тут можно ввести подсказку, которая отобразится при активации соответствующей ячейки. Сообщение можно и отключить, просто убрав галочку с пункта его показа. На вкладке об ошибке можно ввести предупреждение о неправильности вводимых данных. Это пригодится при отсутствии жестких условий контроля значений или в случае их частичного изменения.
Заключение
Как видно из всего вышесказанного, проблема того, как в Excel сделать выпадающие списки, разрешается не так уж и сложно. Вопрос в другом: какой метод использовать? Если данных не много, подойдет простейший вариант. Второй способ является более распространенным. Рядовому пользователю он подойдет лучше всего. Но если знания программы у юзера не ограничиваются только использованием простейших функций, здесь оптимальным станет создание именованных списков с последующим вводом диапазонов данных именно из них. Поскольку в самом именованном списке изменение производится быстро и просто. В общем, выбрать для себя самый удобный способ можно без проблем.
