Перемещение товаров от поставщиков к покупателям сопровождается составлением различных документов. В них присутствует вся информация о движении груза. Рассмотрим далее подробно товаросопроводительные документы, их виды и содержание.
Общие сведения
Товаросопроводительные документы, перечень которых будет представлен далее, в большинстве случаев оформляются аналогично банковским. К оформлению бумаг предъявляются различные требования. В частности, заполняя товаросопроводительные документы, уполномоченные лица должны избегать помарок, исправлений, подчисток, неточностей и пр. В торговой деятельности, внешнеэкономического характера в том числе, все платежи осуществляются на основании бумаг. Сведения из них используются в бухучете и составлении отчетности. На практике часть неустоек, просрочек и штрафов, нарушений обязательств возникают именно потому, что вовремя не были предъявлены товаросопроводительные документы. Перечень бумаг, которые должны предоставляться с товаром/грузом, может быть различным, в зависимости от характера совершаемых операций. Однако на всех участников экономической деятельности распространяется единое правило. Все товаросопроводительные документы должны быть заполнены безупречно.
Технические бумаги
Что собой представляют эти товаросопроводительные документы? Образцы таких бумаг используются для передачи информации о техническом состоянии груза. К ним относят: описания и формуляры изделий, чертежи, техпаспорта, инструкции по установке, наладке, эксплуатации и ремонту. Требуемый объем таких бумаг оговаривается условиями контракта. В связи с тем, что технические товаросопроводительные документы подготавливаются, как правило, непосредственно производителем, то в договор необходимо включать только самые важные из них. В некоторых случаях в таких бумагах присутствует указание на гарантийное обслуживание. Такая информация размещается обычно отечественными изготовителями. В связи с тем, что российский производитель не имеет ремонтной и эксплуатационной сети за границей, гарантии будут действовать только на территории РФ. Данный момент необходимо согласовывать с зарубежными партнерами. При необходимости или по требованию заказчика товаросопроводительные документы технической направленности могут составляться на иностранном языке.
Сертификаты
Эти товаросопроводительные документы используются при осуществлении экономической деятельности как в пределах страны, так и за рубежом. Сертификаты бывают разные. Например, они могут подтверждать соответствие качества продукции установленным стандартам. Сертификаты происхождения, ветеринарные и радиационные свидетельства предъявляются как товаросопроводительные документы при экспорте или ввозе груза. В первых указывается государство, в котором была произведена продукция. Радиационный и ветеринарный сертификат также могут предъявляться как товаросопроводительные документы при импорте или вывозе изделий за рубеж. Количество отгруженной продукции указывается в комплектовочной ведомости, упаковочном листе и отгрузочной спецификации. Эти бумаги – обязательные товаросопроводительные документы. В Таможенном союзе действуют строгие правила, касающиеся оформления грузов. В случае отсутствия бумаг объекты могут быть арестованы или возвращены отправителю.
Транспортные документы
С их помощью регулируются отношения между отправителем и перевозчиком. Такие товаросопроводительные документы – это и доказательства факта приема объектов транспортной компанией. К этой категории бумаг относят накладные (автотранспортную, железнодорожную), багажные квитанции, страховой полис, коносамент. Последний представляет собой договор на транспортировку груза. Он заключается непосредственно между владельцем объектов и перевозчиком. Коносамент также выступает в качестве расписки капитана судна в приеме груза.
Особенности оформления
Составляется коносамент обычно в двух экземплярах. При необходимости их может быть и больше. При этом все они будут являться оригиналами коносамента. Допускается оформление и копий. Однако они уже не будут выступать как товаросопроводительные документы. К обязательным реквизитам относят:
- Наименование судна.
- Место, где осуществлялась погрузка.
- Название отправителя.
- Наименование получателя.
Нюансы
Важно учесть, что коносамент не будет принят страховщиком, если в нем будет отсутствовать название судна. Это обуславливается тем, что степень риска и, соответственно, величину взноса определяют на основании сведений о состоянии корабля. Подписание коносамента осуществляется там же, где выполняется погрузка. Если оно определено условиями контракта, то его следует указать в заявлении на аккредитив. Банк не примет коносамент, если в нем не будет сведений о месте погрузки.
Дополнительные сведения
Грузоотправителем по коносаменту обычно является продавец. Оформление фрахта и отгрузки осуществляется, как правило, экспортером, даже тогда, когда транспортировка выполняется за счет приобретателя. Покупатель компенсирует расходы на это после получения. Существуют разные виды коносаментов. Например, в документе может указываться покупатель в качестве получателя груза. Такой коносамент называется именным. Получателем может быть экспедиторская компания приобретателя. В этом случае коносамент является ордерным. Также документ может оформляться на предъявителя. При передаче коносамента происходит переход прав собственности на объекты, отгруженные по нему. Вместе с этим все оригиналы документа обладают одинаковой силой. В этой связи банк будет требовать все экземпляры коносамента. Для экспортера выгоднее оформлять документ на предъявителя. В случае отказа приобретателя от оплаты, получение груза по ордерному и именному коносаментам превратится для перевозчика в настоящую проблему. В этой связи специалисты рекомендуют выписывать такие документы только при абсолютной уверенности в коммерческой надежности приобретателя. Хотя и в этом случае никто не застрахован от рисков. При предъявлении одного из оригинальных коносаментов прочие экземпляры теряют силу.
Железнодорожная накладная
В нее заносятся сведения о грузе, указываются станции назначения и отправления, маршрут следования, адресат и владелец. Железнодорожную накладную всегда выписывают на конкретного (одного) получателя. Она сопровождает груз в пути его следования. При приеме объектов на станции отправления заключается договор. После прибытия получателю выдается груз и накладная. При этом он должен будет заплатить установленные суммы. Для обеспечения выполнения этого обязательства перевозчик обладает залоговым правом на груз. Аналогичные правила действуют и в отношении автотранспортных накладных.
Расчетные бумаги
Любой платежный документ выступает в качестве требования одного лица оплатить стоимость груза, поставленного другому субъекту. При осуществлении внешнеэкономической деятельности чаще всего оформляются счета-фактуры. Банки совершают платежи исключительно имея эти товаросопроводительные документы. Перечень ГОСТ включает в себя и другие расчетные бумаги. Например, в него входит платежное требование.
Составление счетов-фактур
В качестве обязательных реквизитов таких документов выступают:
- Дата выписки.
- Наименование плательщика.
- Номер счета.
- Государство и город, в котором находится плательщик.
- Сведения об отгрузке.
- Информация о товаре (наименование, стоимость единицы, общая цена партии).
- Название и подпись поставщика.
Все сведения, которые вносятся в счет-фактуру, должны полностью совпадать с информацией, присутствующей в контракте.
Особенности оплаты
Независимо от валюты, в которой совершается платеж, счета по экспортным договорам выписываются в тех деньгах, в которых установлена стоимость товара в контракте. При их несовпадении в документ вносят правила пересчета. В ряде случаев сумма может быть нефиксированной. К примеру, она может зависеть от объема поставок, в ней могут учитываться доплаты и скидки и так далее. В таких ситуациях в счет-фактуру вносят полную базовую стоимость партии, а также величину удержаний с нее.
Страховой полис
При транспортировке груза морским путем существует риск утраты либо порчи груза. В этой связи перевозимые товары принято страховать. Это выгодно и продавцу, и приобретателю объектов. Полис страхования позволит без проблем компенсировать потери. Дело в том, что на практике взыскать убытки с перевозчика достаточно сложно, а в ряде случаев прямо запрещается в законе. К примеру, транспортная компания не отвечает за навигационные просчеты служащих. В контракте обычно прописывается необходимость страхования. Возмещение убытков осуществляется специальной компанией. С ней заключается отдельное страховое соглашение. В соответствии с ним, ответственность этой компании наступает с момента подписания договора. Полис страхования может оформляться на одну или все перевозки, осуществляемые в течение фиксированного периода. В последнем случае он будет именоваться генеральным. При обращении в специализированную компанию следует помнить, что груз нельзя застраховать на сумму, большую его контрактной стоимости. Размер взноса устанавливается страховщиком. При определении его величины учитываются стоимость и характер груза, данные о судне, на котором будет осуществляться транспортировка, особенности маршрута следования и ряд других обстоятельств. При переходе права собственности на перевозимые объекты права страхователя не передаются автоматически приобретателю. Закон допускает переуступку. Она осуществляется путем непосредственной передачи полиса новому владельцу груза. Страховой документ, таким образом, должен обязательно присутствовать в пакете сопроводительных бумаг.
Заключение
Товаросопроводительная документация имеет большое практическое значение при совершении сделок экономическими субъектами. По сути, в ней присутствует вся основная и достоверная информация о перемещаемом грузе. Во избежание проблем с контрольными органами, а также контрагентами, необходимо строго соблюдать требования законодательства, установленные в отношении процедуры оформления товаросопроводительной документации. Следует помнить, что неточности в сведениях, допущенные даже без умысла, могут обернуться большими проблемами. Информация из документов используется бухгалтерией, банками, страховыми компаниями. Неточности или ошибки в них могут привести к серьезным последствиям. Они, в свою очередь, могут стать основанием для расторжения контрактов, причиной потери клиентов, ослабления позиций на рынке. Немаловажно и то, что вероятные сложности часто негативно влияют на репутацию поставщика.
