Организация как живой организм представляет собой систему организованных информационных процессов, поступающих извне, циркулирующих внутри, создаваемых в качестве результата. При этом далеко не все они формируются сознательно руководством и/или сотрудниками, объективная реальность играет свою заметную роль.
Модель функциональная - это система связанных систем: помимо запланированного, многие структурные элементы, процессы и функции возникают в том числе как результат ошибок в управлении, непонимания сотрудником поставленной задачи или необъективной оценки достигнутого результата руководителем. Неадекватный анализ внешних воздействий, дублирование задач, многообразие решений, психология принятия решений и многие другие обстоятельства являются основаниями для исследования, которое анализирует модели управления организацией и предлагает эффективные решения.
В любой момент времени можно определить, как выглядит модель функциональная организации в состоянии «как есть» (AS IS). С позиций сложившихся методик можно выполнить анализ полученных представлений и сформулировать пути более эффективной работы и дальнейшего развития организации.
Существующий опыт и методики
Основная методика моделирования IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) в настоящее время представлена различными вариантами и реальным положительным опытом. В его основе лежит представление о неделимой частице – блоке, который отображает некоторую бизнес-функцию. Стороны блока – его роли. Левая – вход, правая - выход, верхняя – управление, нижняя - механизм.
Такое формальное отношение к организации позволяет представить ее в виде взаимосвязанных блоков (бизнес-функций). Следовательно, структурная модель организации представляется совокупностью простых элементов. Принцип функциональной декомпозиции: один блок – одна бизнес-функция. Принцип ограничения сложности ограничивает количество элементов на каждой диаграмме. Принцип контекста – суть бизнес-функции самой организации представляется как комбинация представлений о том, что планировалось создать, что есть и как это работает.
Для объективного построения модели управления организацией также важен достигнутый опыт разработки и внедрения автоматизированных рабочих мест, стимулом которому стал прогресс в развитии компьютерной техники, появление локальных и глобальных сетей.
Результат применения методики: «как будет» (TO BE) обычно представляет, как внедряется та или иная информационная система, а процесс развития компании рассматривается как переход из сложившегося состояния в заданное. Само по себе применение методики не всегда дает существенный результат. Далеко не каждая функциональная модель управления может быть адаптирована к той или иной современной информационной системе.
Фундамент начала моделирования
Модель функциональная организации - очень непростая задача. Для упрощения работы следует для начала допустить, что материальная составляющая находится в нормальном состоянии и функционирует безупречно, а технические службы организации обеспечивают ее всем необходимым, контролируют инженерные сооружения и поступление необходимых видов энергии в достаточных количествах.
При этом предположении можно определить, как выглядит модель функциональная для данной организации в положении «как есть» (AS IS) в чистом виде. Если впоследствии окажется, что материальная составляющая показала себя не с лучшей стороны, потребуется другое моделирование.
Для достижения успеха, прежде чем включить прибор, нужно предположить, что в розетке есть нужное напряжение.
Начальная цель моделирования
Сформулировав бизнес-функцию организации, ее положение в окружающем социально-экономическом пространстве, можно определить спектр входящих информационных процессов и исходящий трафик. Материалы, инструменты оборудование, а также результат функционирования организации: продукция, услуги, общественно полезная деятельность вторичны и представляются в ходе моделирования в качестве описаний, информации о действующих реальных объектах.
Общая бизнес-функция как система, объединяющая множество элементов и процессов, представляется как совокупность блоков, реализующих простые бизнес-функции. На этом этапе определяются дублирующие блоки, формируется спектр решаемых задач.
Понимать модели управления организацией очень важно.
Управление в организации
Организация предоставляет управление собственнику, директору, менеджерам, руководителям различного уровня. Но модель функциональная должна отражать реальное положение вещей и рассматривать персонал компании как специфический активный ресурс.
Не суть важно, кто выполняет построение модели. Это может быть сторонняя организация или собственное подразделение. Существенно разграничение: управление организацией – это одно, моделирование – это совершенно другое.
Для точного определения состояния «как есть» не следует ориентироваться на мнение сотрудников – в данном случае персонал по всем его позициям есть прежде всего предмет исследования. Их описывает функциональная модель процесса, в конечном итоге дающая полную картину всех процессов.
Руководящая и направляющая…
Влияние руководства и собственников существенно замедляет процесс моделирования, что ухудшает функционирование организации. Об этом говорит опыт применения методики. Построение модели «как есть» в контексте понимания ее руководством носит специфический личный характер.
Выбрав исполнителя, следует принять как безусловный факт: именно он несет ответственность за свои действия и не обязан выполнять советы, рекомендации или прямые указания со стороны организации.
Информационные системы: нужная функциональность
Констатируя достижения в сфере разработки информационных систем для электронного документооборота, бухгалтерии, логистики и т. д., приходится признавать, что жесткость решений стала традицией. Пока еще нет таких систем, которые бы могли выходить за пределы сформулированных в начале задач. Задачам свойственно развитие, программные решения не развиваются.
Взяв любую существующую систему (например, "1С: Бухгалтерия", "1С: Документооборот", eDocLib), можно не только видеть уровень представлений разработчика о ее функционале, но и сразу столкнуться с ограничениями в реализации определенных бизнес-функций.
Но надо учитывать то обстоятельство, что, не применив хотя бы один из существующих способов, нельзя получить представление о том, какая именно функциональность нужна, а какая очевидно излишняя.
Внедрив ту или иную информационную систему, часто приходится дорабатывать алгоритмы, разрабатывать дополнительное программное обеспечение. Это очень важный момент для моделирования основной бизнес-функции организации.
Информационный сервер компании
Для эффективного применения сложившихся методик и формирования модели функциональной как идеальной (желаемой) структуры функций и процессов удобно рассматривать компанию в форме, например, сайта. Это позволяет создать собственную внутреннюю инфраструктуру (основной офис и удаленные подразделения), имплантировать в нее используемые программы (бухгалтерия, логистика, документооборот) и предоставить функционал соответственно должностным обязанностям сотрудников.
В такой форме удобно не только формализовать функции каждого элемента (персонал, оборудование, используемые программы, важные таблицы и т. д.), но и обеспечить их развитие в процессе работы компании.
Текущий электронный "винегрет"
Трудно недооценивать вклад, который внесли электронные таблицы и "вордовские" документы в организацию электронного документооборота. С точки зрения моделирования и построения функциональной модели организации, анализа информационных процессов используемые таблицы и файлы имеют важное значение.
Систематизировав информацию об используемых ресурсах, легко определить источник их изменений, потребителя, а прежде всего актуальное содержание. Сложившаяся традиция часто приводит к тому, что полноценные электронные документы в своих форматах включаются в те или иные системы документооборота. С точки зрения реализации это приемлемо, но с точки зрения эффективности - нет.
В последнее время появились и получили свое развитие инструментальные средства для создания и обработки электронных таблиц и документов при помощи библиотек PhpOffice (PhpExcel и PhpWord). Использование этих средств позволяет вычленять из реальных документов только нужную информацию и формировать нужные результаты, которые можно открывать традиционно в MS Excel и MS Word.
Частное обобщение результатов
Применение популярных методик функционального моделирования, выбранных информационных систем, бухгалтерских и логистических программ, объединенных в единую собственную информационную систему (сервер), позволяет создать желаемую модель управления организацией. А при помощи инструментальных средств типа PhpOffice можно придать ей гибкость, возможность развития.
К сожалению, без дополнительного программирования построить желаемую информационную систему редко представляется возможным. Однако очень важно учитывать достигнутое понимание функциональности в используемых программных продуктах.
В частности современная электронная таблица - это прежде всего нужный функционал, а реальное ее содержимое - актуальное отражение того или иного функционального блока на структурной модели. Если в качестве примера взять "1С: Бухгалтерию", то можно заметить, что ее структура и функциональность полноценно отражают действительность. При этом техническая поддержка производителя нивелирует жесткость системы, предоставляя возможность потребителю получать нужный функционал, отражающий изменения в информационном бизнес-пространстве.
Форс-мажор: непредвиденные обстоятельства
Упоминая в своих внутренних и внешних отношениях про обстоятельства непреодолимой силы, организация достоверно свидетельствует о своем незнании того, как выйдет из той или иной ситуации. И тем самым автоматически расписывается в гарантированном снятии с себя обязательств.
Способность организации отвечать по своим обязательствам имеет важнейшее значение для партнеров, для клиентов и для собственных сотрудников, то есть для окружающей социально-экономической среды.
Формула идеальной компании
Природа целесообразна, каждый ее организм продуман до мелочей и способен не только адекватно реагировать на любое изменение окружающей среды, но и восстанавливаться самостоятельно, без постороннего вмешательства.
Идеальная организация - такая, которая, по сути, "не существует", но функция ее выполняется. Когда организация органично вписывается в окружающую ее социально-экономическую среду, становится ее незаменимой частью и адекватно развивается, только тогда эта среда обеспечит жизнь компании и будет заботиться о ней, как о части своего организма.
Обратный цикл
Результат любого моделирования любой организации - прежде всего основание повторить процесс. Моделирование – это более высокий уровень программирования действительности, менее формальный и жесткий, чем построение информационных систем.
Любая программа (так свидетельствует опыт) может быть улучшена, поскольку сама по себе решена. Это дает основание пересмотреть алгоритм решения, его результат и более компетентно оценить входные данные.
Построенная модель – программа более высокого порядка. При внедрении она дает неоценимый практический опыт работы, является хорошим поводом вернуться к началу.
