Деятельность человека во все времена представляла собой системный процесс, направленный на достижение определенных целей. При этом деятельность человеческая существенно отличается от животной. Поведение наших меньших братьев в большинстве случаев координируется только инстинктами. В свою очередь, человек работает на основе сознания, путем обработки информации. С течением времени человеческое мышление претерпевало изменение. Это существенно повлияло на способы и методы обработки, фиксации информации. В данных аспектах появилось большое количество формализма.
Помимо того, весомый вклад в механизм человеческой работы с информацией внесло развитие государственного строя и, конечно же, право. Все представленные факторы привели к тому, что одним из главных источников фиксации информации и её отображения стали документы. Многие люди ошибочно полагают, что документами называются лишь письменные источники каких-либо ведомостей. Это далеко не так, потому что представленный способ фиксации информации имеет более широкое значение, а также большую систему функций, о чем пойдет речь далее в статье.
Общее понятие документа
Многие термины существуют на сегодняшний день в доктринальных суждениях и законодательстве. Такая двойственность является позитивным фактором, так как она позволяет вывести наиболее точные и грамотные понятия. Что касается документа, то его значение также существует в нескольких вариациях. Наиболее упрощенный доктринальный вариант говорит о том, что документ – это материальный объект действительности, в котором содержится определенного рода информация. То есть термин характеризует носитель каких-либо ведомостей. Но существуют также иные способы трактовки понятия.
Законодательная формулировка
Значение документа в положениях действующего законодательства является более широким. Согласно нему термином характеризуется носитель информации любого вида, имеющий установленные реквизиты и предназначенный для воспроизведения и передачи определенных ведомостей.
Как мы видим, формулировка такого рода существенно расширяет понимание документа. Потому что она дает описание необходимых элементов подобного носителя информации, которые позволяют считать его таковым.
Основные признаки документов
Учитывая все представленные выше понятия, можно вывести ключевые особенности носителей информации. При этом нужно отметить тот факт, что ключевые признаки исходят от законодательной трактовки представленной в статье категории, так как она является основной в силу наличия исключительного юридического значения. Таким образом, к основным признакам документа относятся следующие:
- материальная форма;
- возможность закрепления информации любого рода (звуковой, речевой, изобразительной и т.п.);
- наличие определенного автора;
- наличие обязательных элементов оформления (реквизитов);
- юридическое значение.
Таким образом, документ является важной частью человеческой жизнедеятельности. Поэтому категория подразделяется на большое количество видов, а также имеет ряд важных функций.
Что собой представляют функции документа?
Практически все существующие на сегодняшний день предметы, явления, научные категории каким-либо образом используются. То есть само их создание было реализовано для чего-то. Документы в данном случае не являются исключением. В повседневной жизни каждого человека они отыгрывают достаточно значимую роль. Таким образом, функции документа – это целевое или же фактическое назначение категории, которое является его неотъемлемой характеристикой вне зависимости от волевых предпочтений автора. При этом нужно отметить, что каждый документ является многофункциональным по своей сути. Это говорит о том, что категория используется в различных отраслях человеческой жизнедеятельности.
Основные функции документа можно разделить на несколько блоков. В первом собраны целевые назначения, которыми наделены категории любой из существующих отраслей, то есть абсолютно все источники информации. Данный блок имеет название «общие функции документа». Существуют также ряд специальных целевых назначений, которые присущи документам лишь в контексте определенных факторов. Необходимо также отметить исключительное значение отраслевых функций. Таковыми, например, являются функции юридических документов.
Общий блок целевых назначений
Как правило, ученые выделяют три классические функции, выполняемые документами всех видов и типов. Данные назначения показывают общую цель, ради реализации которой представленная в статье категория была выведена.
- Информационная функция документа является ключевой. Именно она обуславливает потребность существования категории для хранения, передачи и воспроизведения разной по своему типу информации.
- Социальная функция документа подчеркивает его исключительную важность для общества. Иными словами, категория не только координирует социальные отношения, но еще и порождает новые. Таким образом, документ занимает важное место в обществе и государственной деятельности.
- Коммуникативная функция свидетельствует о том, что документ является своеобразным примером людского взаимодействия. С его помощью происходит ускоренный обмен информацией любого типа.
Существуют также иные, более узкие по своей специфике направления действия категории. Таковыми являются функции документа в управлении, организации, культуре и юриспруденции.
Функции документов специального характера
Итак, мы рассмотрели основные функции документов общего блока. Но существует также ряд иных назначений категории, которые проявляются далеко не всегда. Их существование обусловлено определенными юридическими фактами. Специальные функции документа имеют в своей системе шесть основных направлений.
- Наиболее часто встречаемой является управленческая функция. Её существование обуславливает факт того, что документ – это одно из средств или методов управления или же координации конкретной деятельности. Носители информации в данном контексте имеют вид распоряжений.
- Организационная функция документа говорит о том, что категория способна устанавливать и упорядочивать конкретные действия всех без исключения участников правоотношений.
- Общекультурная функция показывает исключительную важность категории для общества. Потому что в документах сохраняется, а потом передается множество культурных позиций, норм, обрядов, ритуалов и т.п.
- Похожей на культурную является историческая функция. Она позволяет передавать ведомости о современности всем грядущим поколениям.
- Правовая функция документа представляет собой возможность категории быть источником права. Но данный тезис применим далеко не ко всем существующим носителям информации. Потому что правовая функция документа присуща исключительно нормативным актам.
Таким образом, представленные функции реализуются многими современными документами. Исключением являются целевые направления, которые характеризуют специальные виды документов.
Классификация носителей информации
Виды и функции документов – это ключевые аспекты, которые необходимо рассматривать в процессе изучения категории. Целевое назначение носителей информации мы уже рассмотрели, поэтому можно уделить внимании их классификации. Следует отметить, что весь массив документов можно разделить на множество групп, основываясь на совершенно разных факторах. Таким образом, на сегодняшний день классификация происходит на основе следующих моментов:
- происхождение носителя информации;
- число разрабатываемых в нем моментов;
- степень ограниченности ознакомления;
- способ непосредственного документирования.
Представленные группы являются основными. Поэтому для более детальной разработки упомянутой в статье категории классификации нужно анализировать в отдельности.
Фактор происхождения
Документом, как мы понимаем, является далеко не каждая бумага с надписями. Чтобы приобрести свой статус, документ проходит процедуру создания и заверения уполномоченными лицами. При этом носитель информации должен содержать обязательные реквизиты. Однако документ вполне может исходить непосредственно от человека. Поэтому носители согласно данной классификации делят на личные и официальные. Первые из них появляются в процессе обычной жизнедеятельности. Официальные документы выдаются уполномоченными на то субъектами. К подобным можно отнести юридически значимые носители. При этом функции нормативных документов будут обусловлены как общей доктриной, так и действующими правовыми рамками.
Виды согласно числу анализированных вопросов
Если в документе есть алгоритм решения какой-либо одной ситуации, значит, он является простым. То есть уникальных правовых последствий в этом случае не будет. Однако если документ затрагивает несколько вопросов, то он является сложным. Как правило, подобные носители информации встречаются в служебной деятельности и выдаются в форме приказов, протоколов, постановлений и т.п.
Классификация по способу документирования
Достаточно важным фактором является способ создания документа. Как уже было указанно ранее, в большинстве случаев документом признается написанный на бумажном листе текст, наделенный определенными реквизитами. Но в теории можно встретить такой институт, как функции электронного документа. В данном случае возникает вопрос о том, что собой представляет подобный носитель информации.
Следует отметить, что электронный документ не является единственным видом. На сегодняшний день существуют текстовые, рукописные, машинописные, фотодокументы, видеодокументы и т.п. Данный список не является исчерпывающим, потому что новые виды носителей появляются вследствие эволюции человеческих отношений.
Степень ограниченности доступа
Существуют документы, информация внутри которых является ограниченной в силу каких-либо важных причин. Поэтому в Российской Федерации создана градация степеней секретности. Каждый уровень ужесточает критерии допуска для ознакомления с документом. Таким образом, выделяют следующие виды подобных носителей информации:
- секретные;
- для служебного пользования.
Заключение
Итак, мы попытались рассмотреть виды, а также основные функции документа. Стоит отметить, что в скором времени тип подобных носителей информации и сам принцип их использования существенно изменятся, потому что человечество неустанно идет вперед в своем прогрессе.
