В хозяйственной жизни предприятия нередко возникает необходимость выдать наличные деньги сотруднику для осуществления определенных действий в интересах и по поручению работодателя с последующим отчетом. Чаще всего работники авансируются на следующие цели:
- Служебные командировки.
- Приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет.
- Расчет наличными деньгами по договорам на оказание возмездных услуг, заключенным от имени работодателя.
По выполнении задания работник сдает авансовый отчет бухгалтеру, который сделает необходимые проводки.
Как выдать работнику деньги в подотчет
- В п. 6.3 сказано, что деньги выдаются работнику, значит, получателем может быть только человек, официально трудоустроенный на данном предприятии.
- Выдача производится на основании заявления получателя или распоряжения руководства, на котором имеется указание о сумме аванса, и на какой срок он выдается.
- Не позднее 3-х рабочих дней с момента окончания периода, на который давались деньги, работник обязан сдать отчет в бухгалтерию, время на дальнейшую проверку и обработку регулируется положением об учетной политике.
Если окончание срока, указанного в заявлении или распоряжении, пришлось на время болезни работника или отсутствия по другой уважительной, документально подтвержденной причине, трехдневный период отсчитывается со дня выхода на работу.
Оформление авансового отчета
Для оформления авансового отчета предусмотрена форма АО-1, код по ОКУД 0302001. На лицевой стороне подотчетным лицом заполняются:
- наименование организации;
- структурное подразделение;
- фамилия и инициалы;
- профессия;
- назначение аванса.
Затем в левой табличке указывается остаток или перерасход по предыдущим авансовым отчетам, сумма, полученная из кассы, сумма, израсходованная на приобретение ТМЦ, и рассчитывается остаток или перерасход по текущему отчету. Нужно отметить, что по старому Порядку ведения кассовых операций запрещалось выдавать деньги в подотчет работнику при наличии остатка по ранее выданным авансам, но в действующем документе такого требования нет.
В правой таблице авансового отчета бухгалтерия заполняет проводки, отражающие выплату денег из кассы:
| Дебет | Кредит | Примечание |
| 71 | 50 | Выплачены наличные в подотчет из кассы |
На обратной стороне отчета заполняются данные всех документов, подтверждающих расходы:
- дата;
- номер;
- наименование;
- сумма.
Подотчетное лицо заполняет сумму по документу, а принятую к учету должен заполнить работник бухгалтерии.
Отчет по приобретению ТМЦ
| Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 10.1 | 71 | Приобретение сырья и материалов |
| 10.3 | 71 | Приобретение ГСМ |
| 10.5 | 71 | Приобретение запасных частей |
| 41 | 71 | Приобретение товаров |
Заполнив свою часть, подотчетное лицо ставит подпись и передает отчет бухгалтеру, который должен заполнить расписку внизу первой страницы, указав, сколько документов, на скольких листах и на какую сумму он принял. Подписав и отрезав расписку, бухгалтер передает ее подотчетному лицу.
Оплата наличными по договорам оказания услуг
Еще нюанс: если на командировки, ТМЦ, договоров услуг можно выдать наличные, поступившие в виде выручки, то на оплату по контракту аренды помещения, выплате и возмещению займов, операций с ценными бумагами придется получить деньги с банковского счета. Подтверждающими документами по оплате договоров, являются акты выполненных работ, чеки кассовых аппаратов, квитанции к приходному ордеру. Проводки по авансовому отчету будут следующие:
| Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 60 | 71 | Произведена оплата подрядчику за оказанные услуги |
Как отчитаться за использование суточных в служебной командировке
Служебные командировки - неотъемлемая составляющая предпринимательской деятельности. Выезды сотрудников для заключения контрактов, приемки товаров, в обособленные подразделения требуют правильного оформления и отражения в учете. Служебные поездки оформляются на основании письменного решения руководителя. Командировочное удостоверение не обязательно, подтвердить количество дней пребывания можно приказом, проездными билетами, документами о проживании.
Размер суточных определяется в "Положении о командировках", являющемся приложением к коллективному договору. Налоговый кодекс не ограничивает верхний предел суточных, однако надо помнить, что сумма суточных, превышающая 700 руб. в командировках по России и 2500 руб. в заграничных служебных поездках облагается НДФЛ, а с 2017 г. и страховыми взносами.
В авансовом отчете по командировке проводки зависят от того, какие цели она преследовала:
| Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 20 | 71 | Расходы на поездки, связанные с основной производственной деятельностью |
| 44 | 71 | Расходы на поездки, связанные с основной деятельностью торгового предприятия |
| 28 | 71 | Расходы на поездки, связанные с сопровождением бракованной продукции |
Отчет о проезде в служебную командировку
Также разрешено возмещать затраты работнику, отправившемуся в служебную поездку на личном транспорте. В этом случае подтверждением расходов будут чеки заправочных станций, справка о норме расхода ГСМ, ПТС, справка о расстоянии до цели поездки и обратно. Если все документы приняты и утвержден авансовый отчет, проводки аналогичны приведенным по учету суточных.
Составляем отчет о проживании в служебной командировке
Формирование по авансовому отчету проводок в 1С
Если приобретались материальные ценности, на основании предоставленной счет-фактуры создается документ "Поступление материалов по счету 71". Этот документ аналогично привязывается к авансовому отчету, и в нем в разделе произведенных расходов можно выбрать это поступление материалов. Таким образом, к отчету привязаны и в нем отражены и получение денег, и оприходование приобретенных ТМЦ, остается распечатать бланк, в котором отразятся бух. проводки по авансовому отчету и все данные по сотруднику: наличие задолженности или перерасхода.
Работа в программе 1С позволяет сформировать отчет по состоянию на любую дату о задолженности сотрудников, выданных авансах, распределению командировочных расходов по структурным подразделениям. Это важно для принятия управленческих решений.
