В течение рабочего дня нередко дел оказывается столько, что невозможно справиться. А другие сотрудники уже собираются домой, и остается лишь грустно посмотреть им вслед, опять окунувшись в работу. Как все успевать? Тайм-менеджмент для женщин и мужчин поможет в этом.
Утро начинается с создания рабочего графика
На самом деле мало кто знает, как организовать работу, чтобы все успевать. Чтобы весь процесс прошел наиболее продуктивно и закончился тогда, когда и у других сослуживцев, нужно начинать день немного раньше, чем обычно. Встав на полчаса ранее, можно не спеша собраться на работу, задав быстрый, но размеренный ритм. "Поспешай не торопясь" – в этом совете, доставшемся нам от предков, очень много полезного.
Опоздав на работу, можно выбиться из рабочей атмосферы на весь день, и к тому же не каждому работодателю это понравится, ведь ему требуется специалист не только профессиональный, но и пунктуальный. А поздний приход может повлиять на собственную работоспособность, особенно если труд коллективный. Способность управления временем здесь придется как нельзя кстати.
Если прийти на работу немного раньше, можно спокойно проверить почту, составить график необходимых дел, ознакомиться с нужной информацией, а заодно выпить чашку ароматного кофе, попутно придумав для компании какое-то выгодное предложение.
Удобный рабочий график
Многие люди взяли за правило планировать рабочее время с помощью графика. При его составлении нужно учесть, что как минимум полчаса уйдет на различные разговоры с сослуживцами, которые к работе, как правило, не относятся. А также могут возникнуть непредвиденные ситуации, когда необходимо посоветоваться с руководством или коллегами. Обычно такие переговоры могут продлиться до часа. Если не ладится работа, можно обратиться за помощью к сотрудникам, а в следующий раз прийти им на помощь.
В перечне работ обязательно должен быть учтен рутинный труд, в который включены ознакомление или сортировка документов, редактирование имеющейся базы данных. Эти процессы обычно вызывают полное отторжение. Уже через 20 минут хочется все бросить и отправиться за очередной чашечкой вкусного кофе. Однако в идеале это желание нужно перебороть. Лучше пройтись по кабинету, послушать любимую мелодию и сразу вернуться на место, вновь окунувшись в работу и закончив ее. Психологи выяснили, что в это время включается послепроизвольное внимание, и этот процесс является самым эффективным для рабочей продуктивности.
Найти место в рабочем графике необходимо и для тех производственных вопросов, что подразумевают выполнение задач, в которых задействованы и другие сотрудники. Например, это совместный труд, совещания, деловые встречи, необходимые обсуждения. Планируйте свой рабочий день. Это поможет максимально распределить время и провести его эффективно.
Как его планировать?
Дома и на работе как все успевать? Тайм-менеджмент для женщин и мужчин рекомендует следующее. Нужно привыкнуть выполнять все похожие дела изо дня в день в одно и то же время. Например, знакомиться с новостями или просматривать поступившую почту с 9 до 10.30, встречи с партнерами или клиентами происходят с 11.00 до 13.00. А в 16.00 часов пусть состоится взаимодействие с коллегами по поводу рабочей деятельности, и неплохо позволить себе при этом обсуждать проблемы с чашечкой кофе.
Тем, кто не знает, как все успеть на работе и дома, необходимо уметь расставлять правильно приоритеты, определив, что нужно выполнить в первую очередь, а что можно отложить на некоторый срок. Можно обратиться к начальнику, чтобы он подсказал, что требуется сделать в первую очередь. И не следует молчать, если впереди предстоит сложная работа, а шеф решил нагрузить дополнительной. В этом случае стоит предложить ему ради только что поставленной задачи отказаться от всех других. Тогда решение вопроса будет осуществляться намного быстрее.
Борьба за чистоту
Рабочий стол – собственная территория, и именно от распределения на ней функционально расположенных вещей зависит быстрота выполняемых заданий. Чтобы здесь было все упорядочено, лучше оставлять все на своих местах перед уходом домой. Опрятность в собственной рабочей зоне играет решающую роль, потому что:
- Облегчает день, проведенный в офисе. Не приходится лихорадочно все перебирать, в десятый раз сортировать и перекладывать.
- Повышается эффективность труда.
- Порядок на столе каждого сотрудника способствует поднятию имиджа всей компании и уровню профессионализма каждого сотрудника.
Что делать дальше?
После обеда или легкого перекуса следует остатки пищи тоже убрать, чтобы они не мешали, не отвлекали запахами – все эти мелочи будут отвлекать от работы.
А если работа коллективная, то желательно, чтобы и коллеги знали, что в каком месте стола можно будет взять, не нарушая при этом заведенный порядок. И если документов много, можно составить их перечень и прикрепить на видное место. Тогда время на поиски у всех будет значительно сокращено.
Любую справку или записи личного характера лучше спрятать в стол, определив и для них конкретные места. Зная, где что находится, не придется растрачивать время на постоянные искания. Удобно приготовить папки разных цветов или наклеить на них цветные полоски, чтобы всегда можно было выделить нужную.
Любой рабочий стол со временем наполняется все новыми бумагами, поэтому периодически нужно делать ревизию, освобождаясь от ненужных вещей и бумаг. Если делать это постоянно, уборка не будет отнимать много времени.
Время зависит от коллег
У многих рабочее пространство – это одна большая зона, именуемая открытой планировкой. Считается, что так образуется функциональная гибкость и экономичность, но для коллектива это не всегда удобно, так как постоянно кто-то вторгается в личное пространство, мешает сосредоточиться. Нужно научиться управлению временем и работать в такой обстановке, а не тратить драгоценные минуты на разговоры. Для личных вопросов наступит возможность после окончания работы.
Помощь и все о ней
Еще один способ, как все успевать на работе, - это не позволять использовать себя. Помочь – это святое, но если подобное превращается в постоянное действие, то пора задуматься, а не ошибка ли это – регулярно выполнять работу за другого, а собственную делать, когда все ушли домой? В итоге сложится мнение, что работник не успевает справляться с заданием. И очередное повышение может достаться именно тому, кому приходилось помогать, растрачивая собственное время.
Если что-то на работе не получается, поддаваться паническим настроениям не стоит. Объективный взгляд и концентрация помогут успокоиться и понять, что не все так драматично. Лучше потратить дополнительно полчаса, чтобы обдумать сложившуюся ситуацию. Может, придется за помощью обратиться к коллегам или руководителю, чтобы не тратить время на нерешенную проблему.
Иногда можно и признаться, что в каких-либо вопросах в одиночку решение не приходит, так как возможности человека, к сожалению, не безграничны, как и рабочее время. Но постоянно отказываться от работы или приглашать на помощь других не стоит, чтобы руководство не решило, что этот сотрудник ничего не умеет.
Но может случиться, что новое задание забирает много времени, а старых накопилось тоже достаточно. Тогда есть несколько вариантов: взять дополнительное время или попросить перенести задание на потом. Можно и отказаться от поручения, если оно чем-то не понравилось, но так делать можно некоторое количество раз, иначе руководству надоест сотрудник, проявляющий подобную самостоятельность.
Если усталость не позволяет трудиться
Большое количество работы иногда не позволяет вовремя отдохнуть. Пытаясь побыстрее закончить рабочий процесс, человек не замечает, что устал и давно пришло время отдыха. А потом наступает расплата – головная боль, недомогание, плохое настроение, пассивность.
Но утомление – это лишь недолгое снижение работоспособности, когда внутренние ресурсы истощились, но во время передышки вновь восстановятся.
Потому тем, кто не знает, как на работе все успевать, следует помнить, что после интенсивного труда должен обязательно последовать отдых. Лучше всего, если погода благоприятная, выйти на свежий воздух, хотя бы на маленький промежуток времени. Если нет такой возможности, то желательно выпить витаминный чай или съесть фрукты.
Не истощать себя
Питание во время работы поддерживает организм. Хорошо, если в компании или на производстве фиксированный перерыв. Для нормальной трудоспособности нужно хорошо подкрепиться. И некоторые спешат сразу на перекур, когда уже пора приступать к работе. А если посчитать, что в среднем выкуривается одна сигарета в час, и это время занимает примерно до 10 минут, без учета, что во время этого завязалась интересная беседа с коллегой, то получается значительная цифра.
На чашечки кофе или чая в день тратится дополнительно до 1,5 часа, на телефонные разговоры с детьми или родителями тоже уходит много времени, вот и получается, что рабочие будни подходят к концу слишком рано, а все дела еще не сделаны.
