Деловое письмо является кратким официальным документом с заданной структурой. Оно имеет определенный формат. Умение его писать может пригодиться при разных обстоятельствах. От подачи заявления на работу до написания благодарственной записки или отправки извинений. В этой статье будет подробное описание как писать деловое письмо + образец на английском языке. Важно, что оформление и строение делового письма зависит от его вида.
Основные виды деловых писем
- Письма о продаже, коммерческие (Sales Letters). Прямая рассылка, которая используется, чтобы рассказать своим потенциальным клиентам о том, что им предлагают, какие услуги и условия. Письмо раскрывает преимущества сотрудничества и призвано заинтересовать клиента.
- Письма о деловом предложении (Business Proposal Letters). Предложение о сделке или партнерстве. В письме говорится о том, что получат обе стороны от сделки, какие преимущества и выгода.
- Отправка запроса (Making an Inquiry). Письмо содержит в себе запрос на предоставление дополнительной информации о продукте или услуге в виде брошюр, каталогов, телефонных контактов и т. д.
- Ответ на запрос (Replying to an Inquiry). Успешный ответ на запрос может помочь вам завершить продажу или привести к новым продажам. Клиенты, которые делают запросы, заинтересованы в конкретной информации.
- Бизнес поздравления (Business Congratulations). Если кто-то из ваших бывших коллег или знакомых открыл новый бизнес или получил повышение, то написать письмо — это прекрасная возможность поздравить его.
- Письмо об увольнении (Resignation Email). Иногда по стечению обстоятельств приходится отправлять электронное письмо вместо звонка или личной встречи. Профессионально и вежливо написанное письмо поможет вам остаться в хороших отношениях с работодателем.
- Письмо благодарности (Thank you Letter). Если бизнес-партнер оказал вам помощь или клиент порекомендовал кому-то ваши услуги, то такое письмо — это хорошая возможность сказать спасибо. Благодарственное письмо в дополнение к демонстрации вашей признательности может поспособствовать вашей карьере, помочь получить предложение о работе и укрепить отношения с клиентом или поставщиком.
- Письмо с извинениями (Apology Letter). Приносить извинения может показаться сложным шагом, но, справившись с этим, вы обязательно произведете хорошее впечатление. Извинения могут быть принесены как от личного имени, так и от имени компании.
- Предъявление претензии (Making a Claim). Эти письма используются для предъявления претензий в связи с неудовлетворительной работой или продукцией компании. В случае если заказчик не удовлетворен работой подрядчика, он пишет письмо с требованиями выполнить работу более качественно.
- Сопроводительное письмо (Cover Letter). Они крайне важны при подаче заявки на новую должность. Они должны включать краткое введение, выделять наиболее важную информацию в вашем резюме и убеждать потенциального работодателя, что вы хорошо подходите для этой работы.
Правила к написанию делового письма
- Текст письма должен быть прямым и кратким.
- Информация в тексте должна быть достоверной.
- Нежелательно использование сокращенных слов.
- Отсутствие исправлений и зачеркиваний.
- Смысл не должен быть двояким.
- Недопустимо использование сленга.
- Обращение должно быть вежливым.
Также если вы пишите электронное письмо:
- Обратите внимание на выбор размера, цвета шрифта. Убедитесь, что ваше письмо написано простым и профессиональным шрифтом. Иначе адресат может даже не выделить свое время на прочтение такого письма. Слишком маленький или непонятный шрифт может привести к тому, что ваше письмо так и останется непрочитанным.
- Больше всего подойдут шрифты Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
- Рекомендуемый размер шрифта — 10-12. Размер зависит от того, насколько длинно ваше сообщение. Старайтесь, чтобы письмо поместилось на одной странице.
- Избегайте выделения жирным шрифтом, подчеркиваний и курсива. Такие письма могут быть неудобными для чтения.
Перед тем как отправить письмо, проверьте его на грамотность и орфографические ошибки, т. к. их наличие может оттолкнуть получателя. Убедитесь, что все личные имена и названия компаний написаны правильно. Для легкости чтения и восприятия информации разбивайте текст на абзацы.
Структура письма
- Начните письмо с официального приветствия.
- Можно использовать ссылку на предыдущий контакт или общение.
- Далее укажите причину вашего письма.
- В основной части сообщите суть проблемы с необходимой аргументацией.
- В заключительном абзаце подытожьте смысл написанного и завершите письмо.
- Выразите благодарность получателю за прочтение письма.
- Внизу поставьте вашу подпись и укажите дату.
Как обращаться к получателю в деловом письме на английском? Образец
Ваше обращение к получателю напрямую зависит от ваших с ним отношений. Если вы уже знакомы с человеком лично много лет, то уместно будет использовать только его имя. В другом случае используйте Mr., Ms. или Dr.
Не рекомендуется использовать фразы неформального приветствия, такие как Hello или Hi (привет), Greetings (приветствую), Good Morning (доброе утро), Good Evening (добрый вечер). Используйте личное приветствие, которое включает в себя имя, фамилию или должность получателя. Например: Dear Mr. Dawson (уважаемый мистер Доусон), Dear Manager (уважаемый менеджер).
Если вы пишете этому контакту уже не первый раз, то уместно будет добавить какую-нибудь фразу для вежливости. Например, I hope you are doing well.
Примеры официального обращения
- Dear First name Surname (уважаемый имя и фамилия) - напр., Dear Josh Dawson.
- Dear Mr. или Ms. Surname (уважаемый Mr./Ms. фамилия) - напр., Dear Mr. Dawson or Dear Ms. Dawson.
- Dear Mr. или Ms. First name Surname (уважаемый Mr. или Ms. имя и фамилия). Напр., Dear Mr. Josh Dawson or Dear Ms. Jane Dawson.
- Dear Manager (уважаемый менеджер).
- Dear Sir or Madam (уважаемый сэр или уважаемая мадам). Пишите так, если вы не знаете имя адресата.
- To Whom It May Concern (для заинтересованного лица). В случае если у вас нет информации, кому конкретно адресовано это письмо.
Как подписать деловое письмо на английском? Образец
Не зная человека лично, уместно начать письмо с Dear Sir или Dear Madam, а закончить его, подписав Yours faithfully First name Surname (с уважением, имя/ фамилия)
Фразы Yours sincerely или Yours truly, что переводится как «Искренне Ваш», используются в тех случаях, если до этого вы обратились к получателю по имени или фамилии.
Как следует подписывать деловое письмо на английском? Образец представлен ниже.
Оформление адреса
Свой адрес и контакты нужно указывать в верхнем углу, справа. Там же по желанию укажите название вашей компании, адрес, номер телефона. Если отправляете письмо от лица фирмы, собственное имя указывать не следует.
С левой стороны укажите адрес получателя. Он должен располагаться ниже вашего адреса.
Образец оформление делового письма на английском (адреса) выглядит следующим образом.
Оформление даты
Строгих правил, указывающих, в каком месте ставить дату, нет. Обычно ее указывают над или под адресом получателя.
Важно знать, что не во всех странах даты пишутся одинаково. Например, в Великобритании сначала идет число, а потом месяц — 26 July, 2019. В Америке — наоборот. Пример: July 26, 2019.
Советуем писать название месяца буквами, так как это поможет избежать возможного непонимания.
Содержание письма
Любое официальное письмо следует писать просто и ясно. Не стоит расписывать все на несколько страниц (максимум 2-3 абзаца). Как мы знаем, краткость — сестра таланта.
Для начала поймите цель вашего письма: благодарность, предъявление претензий, предложение о совместной работе и т.д.
Есть фраза, с которой удобно начинать первое предложение: I am writing…, после которой вы можете написать цель письма.
Примеры:
- to inform you about — чтобы проинформировать о;
- ipso facto — по одной этой причине;
- to recommend – порекомендовать;
- to explain — разъяснить;
- to request – запросить;
- in this connection — в связи с этим;
- in reference — относительно;
- to remind you — напомнить;
- to congratulate — поздравить.
В следующем абзаце раскройте суть и цель вашего письма. Избегайте использования лишних слов и фраз. Выражайте свои мысли доходчиво.
И в последнем абзаце вы можете написать о том, чего теперь ждете от адресата. В зависимости от цели написания, это может быть требование переделать работу, предложение купить товар или услугу, выслать больше информации и так далее.
Завершение письма
Обязательно поблагодарите получателя за прочтение и сообщите, что надеетесь на его скорый ответ.
Полезные фразы:
- Thank you for your interesting — благодарим за ваш интерес.
- Please, let me know what you think — пожалуйста, дайте мне знать, что вы думаете.
Пример письма
Как оформить письмо-запрос? Образец в деловом английском стиле выглядит так.
Это образец написания делового письма на английском в форме запроса. Оно отправляется компаниям, которые, возможно, на данный момент не занимаются активным поиском новых сотрудников. Таким образу вы получите шанс показать свое резюме менеджеру по найму. Благодаря письму работодатель заметит, что вы заинтересованы в компании и в определенной должности.
В случае если они не планировали нанимать новых сотрудников, письмо поможет вам оставаться в поле зрения. Когда ситуация изменится, вас рассмотрят как кандидата.
Как писать электронное деловое письмо?
Для начала необходимо знать несколько правил:
- Ваш адрес электронной почты должен выглядеть профессионально и просто. Например, ИмяФамилия@email.com или ФамилияИмя@email.com. Убедитесь, что ваш электронный адрес не назван как-нибудь так — krasotkalisa@gmail.com.
- Также важно, чтобы письма были краткими. В среднем люди не тратят больше минуты на прочтение одного электронного письма. Для того чтобы ваше сообщение заинтересовало адресата, и он дочитал его до конца, пишите только по делу.
- Используйте строку с темой, чтобы убедить читателя открыть ваше письмо. Не делайте ее слишком длинной, а включите побольше ключевых слов. Например, если вы пишете письмо о просьбе принять на работу, просто укажите должность и свое имя с фамилией.
- Завершайте письмо профессионально. Потратьте время, чтобы подписать его правильно. Ваша подпись должна содержать имя и адрес электронной почты. Также можно указать номер телефона, свою должность или адрес личного веб-сайта.
- И последнее правило — редактируйте. Проверьте несколько раз, чтобы электронное письмо было четко написано и отредактировано. Перед отправкой сообщения перечитайте его и исправьте все орфографические и грамматические ошибки.
Что нужно исключить из письма?
- смайлики;
- ошибки и опечатки;
- необычные или цветные шрифты;
- лишнюю и ненужную информацию;
- изображения;
- сленг или сокращенные слова.
Примеры написания разных видов электронных писем
Как писать деловое письмо на английском? Образцы и шаблоны помогут вам отформатировать и упорядочить информацию в письме. Но несмотря на то что образцы могут быть хорошей отправной точкой, не забывайте делать ваше электронное письмо персонализированным.
Вот так выглядит деловое электронное письмо на английском языке (образец на фото):
Этот вид письма — поздравление с открытием нового бизнеса. Ваши слова поддержки и признания запомнятся получателю, а также, возможно, принесут пользу в будущем.
Вот как писать деловое письмо на английском языке. Образец на фото.
Когда вы благодарите человека, говорите, за что конкретно. Дайте адресату понять, что это не рассылка благодарственных записок. Перечислите то, какими способами вам помогли. Например, Сюзанна очень помогла в организации конференции. В ответ Мэри предлагает свои услуги, если будет необходимость. Это показывает, что ее слова не пусты и она действительно признательна за проделанную работу, что готова предложить что-то взамен.
Сотрудничество
Для начала сотрудничества и дальнейшего развития партнерства необходимо написать первое письмо, которое будет содержать ваше предложение или сведения о сделке. Профессиональное письмо заинтересует фирму или клиента и расположит к партнерству.
Так выглядит деловое письмо о сотрудничество на английском (образец).
В письме не забудьте указать ваши контакты: телефон, почту и адрес, чтобы получатель мог связаться с вами любым удобным для него способом.
Используя образец делового электронного письма на английском, вы легко справитесь с написанием собственного.
