Деятельность любого предприятия в первую очередь связана с образованием огромного количества документов, различных по содержанию и виду. Но далеко не вся документация имеет ценность. Одни могут стать источником для изучения экономической, культурной и политической жизни, поскольку несут в себе ценную информацию. Другие документы имеют узкопрактическую значимость. Следовательно, роль всех документов нельзя считать одинаковой. Главная задача экспертизы состоит в том, чтобы определить документацию, имеющую историческую ценность, и выбрать ее для хранения. Ценность определяют информационные возможности документов, обусловленные научным, историческим, экономическим, социальным, культурным или политическим значением.
Экспертиза ценности документов – выявление социально-культурной, научно-исторической ценности документа и его практической значимости на основании принципов и критериев ценности для отбора на хранение и установления сроков хранения.
Проведение экспертизы документов осуществляется, как правило, специальной экспертной комиссией, создаваемой на предприятии. Комиссия создается из числа более квалифицированных сотрудников приказом руководителя организации в составе четырех-пяти человек. В обязательном порядке членами комиссии являются главный бухгалтер, заведующий архивом и руководитель отдела документационного обеспечения.
В процессе работы комиссия основывается на принципах, выработанных практикой и теорией архивного дела. Это принципы всесторонности, историзма, социально-политической нейтральности и комплексности.
С учетом этих принципов были разработаны критерии, по которым осуществляется экспертиза документа. Критерии представляют собой совокупность признаков, которым должна соответствовать документация. В настоящее время выделяют 3 основных группы критериев для определения ценности данных:
1. происхождение;
2. содержание;
3. внешние особенности.
Группа критериев происхождения документа включает следующие параметры:
1. Значимость лица или учреждения, создавшего документацию. Чем существеннее его роль в народном хозяйстве, системе государственного управления, науке, культуре, других отраслях, тем ценнее будут считаться данные.
2. Место и время образования документов. Важной считается информация, зафиксированная одновременно с описываемым событием либо вскоре после него. Кроме того, информация будет важнее, если она зафиксирована в том же месте, где произошло событие.
3. Интенсивность документирования. Информация будет тем ценнее, чем меньше существует публикаций.
Таким образом, экспертиза ценности документов призвана выделить те документы, которые отражают историю общественной жизни или конкретной организации в решающие моменты.
Критерии содержания включают следующие основные параметры:
1. Значение информации. Документы, которые содержат уникальную информацию, получат большую оценку при экспертизе.
2. Виды документов. В процессе работы предпочтение необходимо отдавать документам, предназначенным для фиксирования наиболее важных сторон деятельности организации и жизни общества.
3. Повтор информации. Информация будет тем ценнее, чем реже она встречается.
Критерии внешних особенностей включают:
1. Подлинность документов. Экспертиза ценности документов необходима также для оценки подлинности информации. В том случае, если оценивается копия, она должна быть правильно оформлена и заверена.
2. Юридическая сила документации. Большое значение в процессе делопроизводства, как уже отмечалось, имеет правильное оформление документации.
3. Степень сохранности документации.
4. Художественные особенности.
Указанные критерии считаются условными. Экспертиза ценности документов может включать и другие критерии в зависимости от поставленных целей и особенностей деятельности предприятия.
