Правильное оформление документации при ведении бухгалтерского учета очень важно для процесса формирования сведений бухучета и определения налоговых обязательств. Поэтому необходимо относиться к документам с особой внимательностью.
Специалисты бухгалтерских служб, представители малого бизнеса, ведущие самостоятельный учет, должны знать главные требования к созданию, оформлению, движению, хранению бумаг.
Понятие документа
Нормативные акты по бухучету понятие документа не раскрывают. Поэтому стоит воспользоваться определением, которое установлено 15489-1-2007 ГОСТом Р ИСО.
Учетные документы - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая физлицом или организацией как доказательство при подтверждении деловой деятельности или правовых обязательств.
Первичными документами называют документы, которые содержат исходные данные о процессах и операциях. Это учетные документы, выступающие основой для осуществления бухгалтерских проводок.
Первичными учетными документами называют документы, при помощи которых происходит оформление фактов хозяйственной деятельности. Регламентируется данное понятие ФЗ «О бухгалтерском учете» статьей.
Главное требование, выдвигаемое к их составлению, – они должны составляться, когда совершается факт хозяйственной деятельности либо сразу после его окончания (если такая возможность имеется).
Первичные бумаги
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.
Основными первичными документами являются:
- Товарная накладная, имеющая форму ТОРГ-12.
- РКО и ПКО.
- Бухгалтерская справка.
- Авансовый отчет.
Разновидности первичных документов
Ни один нормативный акт не содержит группировки и классификации бухгалтерских документов. Выделить можно следующие разновидности учетных документов, это документы с учетом:
- Места их составления: внешние и внутренние.
- Применяемых документальных форм: неунифицированные (созданные в соответствии с формами, которые были самостоятельно разработаны организацией), унифицированные (созданные в соответствии с формами, которые содержаться в альбоме унифицированных форм).
- Вида информационного носителя: электронные и бумажные.
- Объема данных: сводные и первичные.
- Вида обязательств, участков бухучета, активов: учет кассовых операций, учет начисления и выплаты зарплаты, учет МПЗ, учет ОС, иные подобные.
Формы первичной учетной документации
Оформление в бухучете учетных документов - это, прежде всего, применение унифицированных и самостоятельно разработанных форм. Использование многих унифицированных с 2013 года обязательным не является.
Все формы первички должны быть утверждены руководителем организации. Обязательными к использованию в настоящее время являются следующие:
- По учету услуг перевозки грузов (272-П Правительства).
- По учету труда, его оплаты (1-П Госкомстата).
- По учету операций кассового характера (88-П Госкомстата, 3210-У Банка РФ).
Стандартная форма предусмотрена также для платежного поручения. В процессе оформления унифицированных форм заполнение учетных документов, а именно всех предусмотренных граф (строк) обязательно. Если какая-либо информация отсутствует, в соответствующей графе должен быть поставлен прочерк.
Стоит отметить, что применение учетных документов, которые в данный момент не обязательны, по-прежнему в организациях используются. С учетом внутренних потребностей предприятия эти формы могут дорабатываться. Их можно сделать более подходящими и удобными для фиксации конкретных хозяйственных действий. К примеру, можно отказаться от использования реквизита печати и пометок лицевой и оборотной стороны.
Утверждение документов первичного учета
На организации возложена обязанность утверждать применяемые формы первички (4 пункт 1/2008-ПБУ). Важно помнить при этом, что простой ссылки на альбом унифицированных форм будет недостаточно.
В учетной политике должны перечисляться конкретные типы документов из альбомов, которые организация будет использовать, а также список лиц, которые имеют право подписи первичных документов.
Формы могут также утверждаться и другими локальными нормативными актами. К примеру, приказом об утверждении форм первичных учетных документов. Учетная политика должна содержать в себе ссылку на такой приказ.
Обязательные реквизиты документов учета
402-ФЗ регламентирует требования к обязательным реквизитам документов первичного учета. Всего таких реквизитов семь:
- Дата составления документа.
- Его наименование.
- Название экономического субъекта, который документ составил.
- Содержание фактов хозяйственной деятельности.
- Величина денежного или натурального измерения (с единицами измерения).
- Наименование должностей лиц, ответственных за сделку.
- Подписи с расшифровками ответственных лиц.
Некоторые документы, не представляющие собой первичную документацию, могут применяться в качестве таковых.
Если организация отражает расходы на арендную плату, то подобные учетные документы - это акты и договор аренды. 611 и 622 статьи ГК устанавливают, что в подобном случае обязательно должны оформляться двусторонние акты приема-передачи подотчетного объекта. Если же рассматривать 753 статью ГК, то первичными документами могут выступать акты одностороннего характера.
Оформление документации в бухучете
Важно рассмотреть частные случаи, которые часто встречаются при оформлении документации.
Отказ от использования печатей. Основным назначением печати является удостоверение подписи, поставленной ответственным лицом. С 2015 года предприятия печать ставить не обязаны. Информация о печати должна отражаться в Уставе организации (82-ФЗ). Печать необходима только в случаях, установленных федеральными нормативными актами.
Она должна присутствовать на следующих документах: двойных складских свидетельствах, актах о возникновении несчастных случаев на производстве, документах, предоставляемых в органы таможни, доверенности, позволяющей представлять интересы юрлица в судебных инстанциях.
Обязательным реквизитом печать не является, однако ее присутствие может предусматриваться формой документа первичного учета, которая утверждена руководителем хозяйствующего субъекта.
Документы, составленные на иностранном языке. К учету могут быть приняты документы исключительно на русском языке. Если документ составлен на другом языке, то должен присутствовать перевод на русский язык, причем он должен быть построчным. Заверение перевода не требуется за исключением случаев, оговоренных Гаагской конвенцией:
- Нерублевые измерители в документах первичного учета. Данные стоимостного характера в документах бухучета допускается отражать в условных единицах, в валюте, в рублях.
- Первичка в электронном виде.
402-ФЗ допускает оформление первичных документов хозяйствующими субъектами не только в бумажном, но и в электронном виде.
В электронном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, установленные для учетных документов, а также электронная подпись.
Электронные подписи бывают трех разновидностей – простые, усиленные неквалифицированные, усиленные квалифицированные. По мнению Минфина, использоваться может любая из этих трех подписей.
Доверенность на подпись документов первичного учета
У сотрудника организации имеется право подписи, если составлен один из следующих документов:
- Доверенность на подпись первички (185-189 статьи ГК).
- Приказ о праве совершения подписи.
Если сравнивать с приказом, дающим право подписи, доверенность может выдаваться и лицам, которые сотрудниками организации не являются. По соглашению сторон для подписи первичных документов может применяться факсимиле (160 статья ГК).
График осуществления документооборота в бухучете
Под графиком документооборота понимается описание, которое может иметь вид таблицы или схемы, процедур по созданию, движению, обработке, хранению учетных документов. Утверждаться график может как приложение к учетной политике или как локальный нормативный акт. Во втором случае учетная политика должна содержать ссылку на этот акт.
График документооборота должен обязательно отражать:
- Сроки, в течение которых должны оформляться, передаваться, обрабатываться, храниться документы.
- Должности лиц, ответственных за операции, отраженные в графике документооборота (105-П Минфина).
Журнал по учету первичной документации
Ведение такого журнала является скорее правилом рационального ведения документооборота, а не бухучета. Он необходим для регистрация учетных документов - входящих и исходящих первичных документов. Специалисты советуют вести подобный журнал и в тех случаях, когда бухучет ведется без применения специализированных бухгалтерских программ.
К примеру, при использовании 1С журнал документации можно сформировать и вывести на печать при первой же необходимости. Так, реестр документов поступления отобразит документы поставщиков, а реестр кассовых документов, соответственно, документацию по кассе предприятия.
Бухучет, в отличие от налогового, допускает отражение фактов хозяйственной деятельности при отсутствии документов первичного учета, но только в том случае, если позже они все равно поступят.
В этом случае факты хозяйственной деятельности должны отражаться в учете с использованием оценочного значения. Когда документ поступает, его сторнирование не осуществляется. Следует лишь скорректировать дату его поступления.
Данный подход регламентируется 21/2008-ПБУ, 119н-П Минфина, АКПИ16-443-Р ВС.
Исключением из данного порядка выступают документы, касающиеся посреднических сделок. Посредник обязан передавать всю документацию. В случаях, когда отчет по совершенной сделке оформлен с допущением ошибок или неточностей, доверитель может имеет право предъявлять возражения в течение 30 суток с момента его получения (999, 1008 статьи ГК).
Хранение и уничтожение документов бухучета
Порядок хранения первички определяется 558-П Минкультуры. Общий период хранения документации, в соответствии с 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", статья 9, составляет 5 лет. Отвечает за организацию хранения документации руководитель предприятия.
Некоторые документы должны храниться в течение более длительного периода:
- О приобретении движимого имущества – минимум 10 лет.
- По сделкам с недвижимым имуществом – бессрочно.
- Ведомости по выплате дивидендов и командировочные удостоверения по командировкам в области Крайнего Севера – 75 лет.
Если срок хранения внутренних учетных документов истек, их можно уничтожить. Решение о возможности уничтожения должна принимать экспертная комиссия, создаваемая каждый год или действующая постоянно. По результатам деятельности такой комиссии должен быть составлен акт, в котором отражается список документов, подлежащих уничтожению.
Ликвидировать документацию предприятие может собственными силами либо передав ее для этого в специализированную организацию.
Ответственность за хранение первички
Штрафные санкции предусматриваются за грубые нарушения требований к бухучету и финансовой отчетности. Одним из самых грубых документов является отсутствие у хозяйствующего субъекта обязательных первичных учетных документов, регистров бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторского заключения.
При обнаружении подобных нарушений возлагаются штрафы в следующих суммах:
- Должностные лица – 5-10 тыс. рублей.
- Повторное нарушение должностными лицами – 10-20 тыс. рублей либо дисквалификация на 1-2 года.
