Материалы и сырье поступают от подотчетных лиц, осуществивших закупку за наличный расчет, а также от поставщиков. Указанные ресурсы могут появиться на предприятии за счет собственного производства и списания основных средств, пришедших в негодность. Существует определенный порядок, в соответствии с которым осуществляется учет поступления материалов.
Поставщик вместе с отгружаемой продукцией отправляет покупателю сопроводительные документы. К ним относят товарно-транспортные накладные, платежное требование (один экземпляр непосредственно для покупателя, второй – через банк), квитанцию к накладной и прочие. Порядок, в соответствии с которым производится учет материалов в бухгалтерии, предусматривает проверку правильности заполнения сопроводительной документации бухгалтером покупателя. После проверки документы передаются ответственному лицу – исполнителю по снабжению.
Отдел по снабжению осуществляет проверку соответствия ассортимента, объема, качества, сроков поставки, цен и прочего. По результатам сверки на расчетном или прочем сопроводительном документе делается отметка о частичном или полном акцепте (согласии на произведение оплаты).
Порядок, в соответствии с которым производится учет МПЗ (материально-производственных запасов), предусматривает мероприятия по контролю над поступлением груза и его розыск. Для этих целей предусмотрен специальный журнал. В журнале учета указывается регистрационный номер, наименование поставщика, дата записи, род груза, номер и дата транспортного документа, приходного ордера либо акта приема запроса на розыск груза и прочие сведения. В примечаниях указывают сведения о совершении оплаты либо об отказе от нее.
После осуществления проверки платежные требования поступают в бухгалтерию. Квитанции передаются экспедитору, осуществляющему получение и доставку груза.
В соответствии с порядком, по которому производится учет МПЗ, экспедитор принимает прибывший груз по массе и количеству мест. При обнаружении признаков, которые вызывают сомнение в сохранности поступившего груза, уполномоченное лицо вправе потребовать проверки от транспортной организации. При недостаче массы, мест, выявлении повреждений в таре, порчи составляется специальный (коммерческий) акт. Этот документ является основанием, в соответствии с которым предъявляются претензии к поставщику либо транспортной организации.
Получение материалов со склада в другом городе осуществляется экспедитором в соответствии с нарядом и доверенностью. В документах указывают перечень товаров, подлежащих получению. В процессе приемки экспедитором осуществляется не только количественная, но и качественная проверка.
Принятая продукция доставляется на предприятие. Экспедитор сдает материалы на склад. Приемку осуществляет заведующий складом, проверяющий соответствие качества и количества груза сведениям счета поставщика. Порядок, в соответствии с которым осуществляется учет МПЗ, предусматривает оформление приходного ордера кладовщиком на полученный груз. Ордер подписывается экспедитором и заведующим складом.
Учет МПЗ осуществляется в соответствующих единицах (числовых, линейных, объемных, весовых). При поступлении груза в одних единицах, а расходе в других одновременно применяется две единицы измерения.
Если отсутствуют расхождения между фактическими сведениями и данными поставщика, допускается оприходование без оформления приходного ордера. В таких случаях на документе поставщика проставляется штамп, содержащий основные реквизиты ордера.
Отпуск материалов осуществляется со склада предприятия на хозяйственное потребление, производственные нужды, для переработки, а также в порядке реализации неликвидных и излишних запасов.
