Сегодня электронная почта является одним из основных средств общения и обмена информацией. Бывают ситуации, когда вы осознаете, что отправили письмо по ошибке или слишком поспешно. К счастью, в Outlook есть возможность отозвать уже отправленное сообщение.
В этой статье мы разберем несколько способов, как быстро отозвать письмо в Outlook версий 2010, 2013 и 2016.
1. Отзыв письма сразу после отправки
Самый простой способ отозвать письмо - это сделать это сразу после его отправки. В Outlook по умолчанию включена функция задержки отправки писем.
После нажатия кнопки "Отправить" письмо не сразу уходит адресату, а остается в папке "Отправленные" в течение короткого времени - обычно нескольких секунд.
Этого времени достаточно, чтобы понять, что письмо отправлено по ошибке. Чтобы отозвать его:
- Перейдите в папку "Отправленные".
- Найдите нужное письмо и щелкните по нему правой кнопкой мыши.
- В открывшемся контекстном меню выберите "Действия" > "Отозвать это сообщение".
Письмо исчезнет из папки "Отправленные" и не дойдет до адресата.
2. Отзыв письма с помощью кнопки "Отозвать"
Если вы не успели отозвать письмо в течение задержки отправки, это можно сделать другим способом.
В ленте Outlook 2010, 2013 и 2016 есть специальная кнопка "Отозвать", с помощью которой можно отменить отправку письма даже спустя некоторое время.
- Найдите нужное письмо в папке "Отправленные" и откройте его.
- Нажмите кнопку "Отозвать" в ленте.
Письмо будет отозвано, если получатель еще не успел его открыть. В противном случае Outlook выдаст сообщение, что отзыв невозможен.
3. Отзыв письма через меню "Действия"
Если кнопка "Отозвать" по каким-то причинам недоступна, отзыв можно выполнить через меню "Действия":
- В папке "Отправленные" щелкните по нужному письму правой кнопкой мыши.
- Выберите "Действия" > "Отозвать это сообщение".
Этот способ работает как при открытом, так и закрытом письме. Главное, чтобы получатель не успел его прочитать.
4. Использование команды "Отозвать" для группы писем
Чтобы отозвать сразу несколько писем в Outlook 2013 и 2016, можно воспользоваться командой "Отозвать":
- Выделите в папке "Отправленные" нужные письма.
- Щелкните правой кнопкой мыши по выделенным письмам.
- Выберите "Отозвать".
Это позволит быстро отменить отправку целой группы сообщений.
Таким образом, в Outlook существует несколько способов отозвать отправленное по ошибке письмо. Главное - сделать это как можно быстрее, пока адресат не успел его открыть и прочитать.
При разумном использовании функции отзыва писем вы сможете избежать неловких ситуаций и недоразумений.
Если же адресат успел прочитать письмо, придется объясняться и извиняться.
Будьте внимательны при составлении электронных сообщений и проверяйте правильность адресов!
5. Предотвращение поспешной отправки писем
Чтобы избежать ситуаций, когда приходится отзывать письмо, рекомендуется настроить Outlook таким образом, чтобы минимизировать вероятность ошибочной отправки.
Во-первых, можно увеличить время задержки отправки до 1-2 минут. Для этого:
- Перейдите в Файл > Параметры > Почта.
- В разделе "Отправка и получение" найдите параметр "Задержка отправки" и установите желаемое значение.
Теперь после нажатия кнопки "Отправить" у вас будет больше времени передумать и отозвать письмо.
6. Настройка предупреждения перед отправкой
Полезной функцией в Outlook является предупреждение перед отправкой писем определенным адресатам или содержащих ключевые слова.
Чтобы настроить такое предупреждение:
- Откройте Файл > Параметры > Почта > Составление и ответы.
- В разделе "Предупреждение" нажмите кнопку "Правила предупреждения".
- Создайте новое правило для нужных адресатов или ключевых слов.
Теперь при попытке отправки подходящего письма Outlook выдаст предупреждение, и вы сможете проверить сообщение перед отправкой.
7. Отключение автоответчика на время отпуска
Если вы уходите в отпуск и не будете проверять рабочую почту, отключите автоответчик на это время.
Иначе в его отсутствие могут непреднамеренно отправляться автоматические ответы коллегам и клиентам, что создаст неблагоприятное впечатление.
8. Установка подтверждения удаления писем
Чтобы предотвратить случайное удаление важных писем, рекомендуется включить запрос подтверждения при удалении.
Для этого в меню Файл > Параметры > Почта установите флажок "Показывать подтверждение удаления".
Теперь при каждом удалении письма Outlook будет запрашивать дополнительное подтверждение этого действия.
9. Сохранение черновиков писем
Рекомендуется включить автосохранение черновиков писем. Это позволит не потерять содержимое неотправленного письма при сбое или закрытии почтового клиента.
Для включения автосохранения черновиков откройте Файл - Параметры - Почта и установите флажок "Сохранять черновики писем каждые XX минут".
С этой настройкой вы можете смело писать длинные письма, не опасаясь потерять информацию.
