Отмена записи в трудовой книжке - это процедура, которая позволяет работодателю исправить ошибочную или некорректную запись о трудовой деятельности работника. Такая ситуация может возникнуть по разным причинам: из-за описки в дате приема на работу, неправильного указания должности или подразделения, ошибки в фамилии работника и т.д. Для того, чтобы отменить неверную запись в трудовой книжке, работодатель должен издать соответствующий приказ и внести исправления в трудовую книжку работника.
Рассмотрим подробнее процедуру отмены записи в трудовой книжке на конкретном примере.
1. Выявление ошибочной записи в трудовой книжке
Предположим, при заполнении трудовой книжки Иванова Ивана Ивановича, принятого на должность менеджера по продажам, по ошибке было указано подразделение "Отдел маркетинга" вместо "Отдел продаж". Данная ошибка была выявлена при проведении кадровой проверки.
2. Подготовка проекта приказа об отмене записи
Кадровая служба готовит проект приказа об отмене ошибочной записи в трудовой книжке Иванова И.И. В приказе указываются:
- основание для отмены записи;
- фамилия, имя, отчество работника;
- содержание ошибочной записи;
- дата внесения ошибочной записи;
- ссылка на соответствующий пункт Правил ведения и хранения трудовых книжек.
В резолютивной части приказа указывается, какая запись подлежит отмене с указанием даты.
3. Издание и регистрация приказа
После подготовки проекта приказ об отмене записи в трудовой книжке подписывается руководителем организации, регистрируется в журнале учета кадровых приказов, присваивается номер и дата. Заверенная копия приказа подшивается в личное дело работника.
4. Ознакомление работника с приказом
С изданным приказом об отмене записи в трудовой книжке должен быть ознакомлен работник под подпись в течение трех рабочих дней. Ознакомление оформляется на отдельном бланке ознакомления с кадровым приказом.
5. Внесение исправлений в трудовую книжку
После ознакомления работника с приказом кадровая служба вносит соответствующие исправления в трудовую книжку Иванова И.И. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом вносится новая, правильная запись. Внизу страницы делается запись "Исправленному на основании приказа No___ от ДД.ММ.ГГГГ верить". Запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью организации.
Таким образом происходит отмена ошибочной или некорректной записи в трудовой книжке работника. Соблюдение описанной выше процедуры позволяет избежать конфликтных ситуаций и разногласий при внесении исправлений в трудовые книжки.
6. Особенности отмены записи о приеме на работу
Рассмотрим особенности процедуры отмены записи в трудовой книжке в случае ошибки при оформлении приема сотрудника на работу. Например, если при приеме Иванова И.И. на должность менеджера по продажам по ошибке была указана другая дата начала работы. В этом случае процедура отмены записи будет аналогична описанной выше, но со следующими особенностями:
- В приказе нужно будет указать правильную дату приема на работу.
- Потребуется внести изменения в трудовой договор с работником с указанием фактической даты начала работы.
- Необходимо внести корректировки в записи о стаже и другие документы, оформленные с ошибочной датой приема на работу.
Таким образом, при отмене записи о приеме на работу потребуется скорректировать сразу несколько кадровых документов, чтобы избежать дальнейших ошибок.
7. Отмена записи об увольнении работника
Если по каким-то причинам в трудовую книжку была ошибочно внесена запись об увольнении работника, ее также можно отменить на основании соответствующего приказа. При этом потребуется:
- Аннулировать записи об увольнении в других кадровых документах.
- Восстановить трудовой стаж работника за период между фактическим и ошибочным увольнением.
- Произвести перерасчет заработной платы и отпускных за этот период.
Таким образом, отмена ошибочной записи об увольнении потребует значительных усилий по восстановлению кадровых документов и трудовых прав работника.
8. Особенности отмены записи о переводе на другую должность
При отмене записи в трудовой книжке о переводе работника на другую должность также потребуется комплекс мероприятий:
- Издать приказ об отмене перевода.
- Внести исправления в должностную инструкцию.
- Скорректировать записи об оплате труда.
- Отменить или переоформить приказ о надбавке за выполнение дополнительных обязанностей, если таковой был.
Таким образом, при отмене записи о переводе на другую должность важно учесть все сопутствующие кадровые документы, которые необходимо привести в соответствие.
9. Порядок учета отмены записей в трудовых книжках
Все приказы об отмене записей в трудовых книжках должны регистрироваться и храниться в кадровой службе. Рекомендуется вести журнал учета отмены записей, в котором указывается:
- ФИО работника, дата его рождения.
- Дата и номер приказа об отмене записи.
- Характер отменяемой записи.
- Причина отмены.
- Дата исправления записи в трудовой книжке.
- Подпись ответственного лица.
Наличие такого журнала позволит вести учет отмены записей и контролировать правильность оформления кадровых документов.
10. Ответственность за нарушение порядка отмены записей в трудовой книжке
Нарушение установленного порядка отмены и внесения исправлений в трудовую книжку влечет за собой административную ответственность в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа.
Также работник имеет право обжаловать неправомерные действия работодателя при отмене записей в суде. По решению суда работодатель может быть обязан возместить работнику моральный и материальный ущерб.
Поэтому работодателю важно соблюдать все требования трудового законодательства при отмене записей в трудовых книжках, чтобы избежать правовых последствий.
11. Образцы документов для отмены записи в трудовой книжке
Для упрощения процедуры отмены записи в трудовой книжке рекомендуется разработать типовые образцы необходимых документов, в частности:
- Образец приказа об отмене записи в трудовой книжке.
- Образец заявления работника об отмене неправильной записи в трудовой книжке.
- Образец акта об отмене записи в трудовой книжке.
- Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при отмене записи о приеме на работу.
Разработка типовых образцов позволит упростить и ускорить процедуру отмены записи, избежать ошибок при оформлении документов, обеспечить единообразие кадрового делопроизводства.
Образцы документов должны быть разработаны на основе требований Трудового кодекса РФ и учитывать специфику деятельности организации. Образцы рекомендуется утвердить приказом руководителя и довести до сведения кадровой службы.
Использование типовых образцов значительно упрощает процедуру отмены записей в трудовых книжках и позволяет избежать многих ошибок при оформлении кадровых документов. Это является залогом соблюдения трудовых прав работников при исправлении кадрового делопроизводства.
12. Взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии при отмене записей в трудовой книжке
Отмена записей в трудовой книжке часто требует внесения изменений в данные о трудовом стаже и заработной плате работника. Поэтому кадровой службе необходимо тесно взаимодействовать с бухгалтерией организации.
После издания приказа об отмене записи кадровая служба должна передать в бухгалтерию копию приказа и заявление о внесении изменений в расчетные документы. Бухгалтерия на основании этих документов вносит изменения в расчетный листок работника, сведения о стаже, отчислениях в пенсионный фонд и т.д.
Такое взаимодействие позволяет избежать разночтений в кадровых документах и вести правильный учет трудовой деятельности сотрудников.
13. Особенности отмены записей о работе по совместительству
Если требуется отменить ошибочную запись о работе по внутреннему или внешнему совместительству, процедура аналогична стандартной, но со следующими нюансами:
- Необходимо отменить или переоформить приказ о приеме на работу по совместительству.
- Скорректировать график работы, если требуется.
- Пересчитать оплату труда, так как она отличается при работе по совместительству.
Таким образом, при отмене записи о работе по совместительству также требуется комплекс действий для исправления кадровых документов.
14. Отмена записей о наградах и поощрениях по ошибке
Если в трудовую книжку были внесены ошибочные записи о награждении работника государственными наградами, присвоении почетных званий и т.п., их отмена производится на общих основаниях с исправлением сопутствующих документов.
Отмена записей о ведомственных наградах, почетных грамотах и благодарностях по месту работы должна осуществляться с согласия работника, так как это его личные заслуги.
15. Оспаривание работником отмены записей в суде
Работник имеет право оспорить решение работодателя об отмене записей, если считает его необоснованным. В этом случае он может обратиться с исковым заявлением в суд.
Для обоснования своей позиции работодатель должен представить доказательства ошибочности записи, соблюдения процедуры ее отмены, отсутствия нарушения трудовых прав работника.
Если суд признает решение об отмене записи незаконным, работодатель обязан будет восстановить запись в трудовой книжке и возместить работнику компенсацию.
