Заработная плата работников в бухгалтерском учете отражается с использованием кодов начисления. Эти коды позволяют классифицировать различные виды выплат, производимых в пользу работников. Расшифровка кодов начисления заработной платы необходима для правильного отражения в учете операций по оплате труда.
Основные правила применения кодов начисления заработной платы
Коды начисления заработной платы представляют собой цифровые обозначения, которые используются в бухгалтерском и налоговом учете для идентификации различных видов выплат в пользу работников. Применение кодов регулируется нормативными актами.
Согласно действующим правилам бухучета, каждому виду начислений и удержаний должен соответствовать отдельный код. Перечень кодов утверждается приказом руководителя организации.
Основным документом, регламентирующим применение кодов, является Приказ Минфина РФ от 31.12.2016 N 256н. В нем приводится расшифровка кодов видов доходов и вычетов для расчета НДФЛ.
Коды начисления заработной платы в бюджетных организациях
Для бюджетных учреждений действует отдельный перечень кодов, установленный Инструкцией No 162н. Он включает более 150 кодов начисления заработной платы.
Коды начислений в государственных и муниципальных организациях имеют структуру XXX-XXX-XXX, где:
- 1-й разряд - код вида финансового обеспечения (деятельности);
- 2-3-й разряды - код вида поступлений или выбытий;
- 4-5-й разряды - код классификации операций сектора государственного управления;
- 6-7-й разряды - код статьи бюджетной классификации.
Например:
- 211-000-000 - оплата труда и начисления на выплаты по оплате труда;
- 212-000-000 - прочие выплаты персоналу в денежной форме;
- 213-000-000 - прочие выплаты персоналу в натуральной форме.
Коды начисления заработной платы в коммерческих организациях
Для коммерческих организаций действует упрощенный перечень кодов начислений и удержаний заработной платы.
Согласно ПБУ 10/99, обязательными для применения являются следующие коды:
- 1 - начислена оплата труда;
- 2 - начислены пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам;
- 3 - начислены выплаты за период отпуска;
- 4 - произведено удержание НДФЛ;
- 5 - произведено удержание по исполнительным листам;
- 6 - произведено удержание за материальный ущерб.
Организация вправе дополнить перечень кодов начислений заработной платы в учетной политике.
Расшифровка кодов начисления заработной платы в РБ
В Республике Беларусь действует унифицированный перечень кодов, утвержденный постановлением Минфина от 31.12.2008 No 208.
Коды начислений заработной платы в белорусских организациях имеют 4-разрядный формат XXXX, где:
- 1-й разряд - код вида начислений;
- 2-й разряд - код группы работников;
- 3-4-й разряды - порядковый номер начисления в группе.
Например:
- 1111 - оплата труда по тарифным ставкам (окладам) рабочих;
- 1112 - оплата труда сдельщиков по сдельным расценкам;
- 1113 - доплата за совмещение профессий рабочим;
- 1121 - оплата труда по тарифным ставкам (должностным окладам) руководителей.
Код начисления заработной платы РЖД
Для учета операций по оплате труда ОАО "Российские железные дороги" разработан собственный перечень кодов начислений заработной платы.
Коды начислений РЖД имеют 5-разрядный формат ХХ-ХХХ, где:
- 1-2-й разряды - код подразделения бухгалтерского учета (01 - учет труда и его оплаты);
- 3-5-й разряды - порядковый номер начисления в подразделении.
Например:
- 01-001 - начисление заработной платы за отработанное время;
- 01-002 - начисление заработной платы за неотработанное время;
- 01-010 - начисление пособий по временной нетрудоспособности;
- 01-030 - начисление оплаты отпусков.
Таким образом, коды начисления заработной платы являются необходимым инструментом для отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по оплате труда. Правильное применение кодов в соответствии с установленными требованиями обеспечивает достоверность учетных данных.
Автоматизация процесса присвоения кодов в программах бухучета
В современных программах автоматизации бухучета, как правило, реализована возможность автоматизированного присвоения кодов начислениям и удержаниям на основе заданных пользователем правил.
Это позволяет существенно упростить работу бухгалтера по кодированию операций расчетов с персоналом по оплате труда и минимизировать вероятность ошибок.
Однако в любом случае бухгалтер должен контролировать корректность присваиваемых программой кодов начисления заработной платы и при необходимости корректировать их в соответствии с действующими нормативными документами.
Рекомендации по формированию учетной политики в части кодирования начислений заработной платы
Для правильного применения кодов начислений заработной платы организация должна утвердить соответствующий раздел учетной политики.
Рекомендуется включить в учетную политику следующие положения:
- ссылку на применяемый организацией перечень кодов;
- порядок формирования дополнительных кодов;
- ответственность за присвоение и применение кодов;
- контроль правильности кодирования;
- порядок внесения изменений в перечень кодов.
Особенности отражения кодов начислений в регламентированной отчетности
Коды начислений и удержаний заработной платы используются не только в регистрах бухучета, но и отражаются в некоторых формах отчетности:
- в форме СЗВ-М - сведения о застрахованных лицах;
- форме РСВ - расчет по страховым взносам;
- форме 6-НДФЛ - расчет сумм НДФЛ.
Поэтому бухгалтер должен контролировать соответствие применяемых кодов требованиям к заполнению конкретных форм отчетности.
Влияние кодов начислений на налогообложение заработной платы
Коды начислений заработной платы влияют на исчисление не только НДФЛ, но и страховых взносов на обязательные виды социального страхования.
Например, для расчета взносов в ПФР применяются только коды, соответствующие выплатам в пользу застрахованных лиц.
По некоторым кодам начислений база для исчисления взносов определяется по иным правилам (например, для пособий).
Контроль правильности применения кодов начислений
Для минимизации риска ошибок целесообразно организовать постоянный контроль за правильностью применения утвержденных кодов начислений и удержаний.
Контроль может проводиться путем:
- выборочных проверок первичных документов по учету труда и его оплаты;
- сверки данных аналитического и синтетического учета;
- анализа изменений кодов в динамике;
- инвентаризации расчетов по оплате труда.
Актуализация перечня кодов начислений заработной платы
Поскольку требования к кодированию операций по оплате труда периодически меняются, организация должна своевременно вносить изменения в применяемый перечень кодов.
Для этого необходимо отслеживать изменения в нормативно-правовом регулировании и при необходимости актуализировать учетную политику и регламенты ведения бухгалтерского учета.
Обучение персонала правилам кодирования операций по оплате труда
Для обеспечения грамотного применения кодов начислений заработной платы необходимо проводить обучение бухгалтерского персонала.
В программу обучения целесообразно включить следующие вопросы:
- нормативное регулирование применения кодов начислений и удержаний;
- структура и состав кодов;
- правила кодирования различных видов начислений и удержаний;
- особенности отражения кодов в учете и отчетности;
- ответственность за нарушения в кодировании.
Обучение должно носить практико-ориентированный характер с использованием наглядных примеров, ситуационных заданий.
Регулярное обновление знаний работников бухгалтерии в области кодирования позволит повысить качество ведения учета расчетов по оплате труда в организации.
Внутренний контроль правильности применения кодов начислений заработной платы
Для снижения риска ошибок в применении кодов начислений заработной платы необходимо организовать систему внутреннего контроля.
В рамках внутреннего контроля целесообразно осуществлять:
- проверку первичных учетных документов по труду и заработной плате;
- сверку данных аналитического и синтетического учета;
- инвентаризацию расчетов с персоналом по оплате труда.
Автоматический контроль кодов начислений в программах бухучета
Современные программы автоматизации бухучета позволяют настроить автоматический контроль корректности присвоения кодов начислениям и удержаниям.
Можно задать контроль:
- соответствия кодов перечню, утвержденному в учетной политике;
- корректности кодирования конкретных видов начислений;
- изменения кодов во времени.
Регулярный аудит кодирования расчетов по оплате труда
Помимо текущего внутреннего контроля, рекомендуется периодически проводить аудит кодирования операций по оплате труда.
Аудит позволяет выявить системные проблемы и разработать меры по совершенствованию процесса кодирования начислений и удержаний заработной платы.
Анализ типичных ошибок в кодировании заработной платы
Полезным инструментом контроля является анализ типовых ошибок, допускаемых в процессе кодирования операций по оплате труда.
Знание типичных ошибок позволяет скорректировать учетную политику, обучение персонала, автоматические проверки в программном обеспечении.
Разграничение полномочий и ответственности при кодировании расчетов с персоналом
Для минимизации ошибок важно четко разграничить полномочия и ответственность сотрудников бухгалтерии при кодировании начислений и удержаний по оплате труда.
Целесообразно закрепить кодирование за определенным сотрудником и установить контроль со стороны главного бухгалтера.
