Гриф согласования является важным реквизитом официальных документов в организациях. Он представляет собой запись установленной формы, свидетельствующую о том, что содержание документа не противоречит интересам определенных должностных лиц или организаций. Гриф согласования располагается в правом верхнем углу первой страницы документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), должность и подпись лица, с которым согласован документ, а также дату. Наличие грифа согласования придает документу юридическую силу и гарантирует учет интересов заинтересованных сторон.
Что такое гриф согласования
Гриф согласования - это реквизит официального документа, который указывает на согласование его содержания с заинтересованными организациями или должностными лицами. Гриф согласования имеет строго определенную форму и располагается в верхнем правом углу первой страницы документа.
Как выглядит гриф согласования
Типовой гриф согласования состоит из следующих элементов:
- слова "СОГЛАСОВАНО", написанного прописными буквами;
- должности лица, с которым согласовывается документ, в дательном падеже;
- личной подписи этого лица;
- расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
- даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела Личная подпись И.И. Иванов 01.02.2018
Кто ставит гриф согласования
Гриф согласования проставляется должностными лицами, которые в соответствии со своими полномочиями осуществляют согласование документа. Это могут быть руководители структурных подразделений организации, а также представители внешних организаций.
Например, внутреннее согласование:
- СОГЛАСОВАНО: Начальник планово-экономического отдела
- СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела
Внешнее согласование:
- СОГЛАСОВАНО: Руководитель департамента образования
Назначение грифа согласования
Основная цель грифа согласования - подтвердить, что содержание документа не противоречит интересам заинтересованных сторон. Грифы согласования гарантируют:
- соблюдение прав и интересов сотрудников, если речь идет о внутренних документах;
- соответствие содержания документа законодательству;
- учет мнения компетентных специалистов по теме документа;
- отсутствие противоречий с нормативными актами.
Таким образом, гриф согласования придает документу юридическую силу и обеспечивает его легитимность.
Правила оформления грифа согласования
При оформлении грифа согласования следует придерживаться определенных правил:
- Гриф согласования располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
- Если грифов несколько, их размещают по вертикали в порядке убывания значимости.
- Текст каждого грифа отделяют от предыдущего одним межстрочным интервалом.
- Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают прописными буквами, остальной текст - строчными.
- Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Таким образом формируется корректный гриф согласования документа, соответствующий требованиям делопроизводства.
Визы согласования
Помимо грифа, согласование документа может оформляться визами. Гриф согласования отличается от визы тем, что виза не содержит слова "СОГЛАСОВАНО" и даты.
Пример визы согласования:
Начальник юридического отдела Подпись И.И. Иванов
Виза и гриф могут присутствовать в одном документе. В таком случае гриф оформляется первым, за ним следуют визы в порядке убывания значимости должностей.
Гриф согласования в электронном документообороте
В системах электронного документооборота гриф согласования оформляется в виде электронной подписи или визы согласования. Электронная подпись гарантирует авторство визы не хуже, чем собственноручная подпись на бумажном документе.
Таким образом, при внедрении электронного документооборота гриф согласования не теряет своей юридической силы и значимости.
Разновидности грифов согласования
В зависимости от типа документа и особенностей его согласования могут использоваться различные виды грифов согласования:
- Гриф утверждения - для документов, требующих утверждения вышестоящим органом или должностным лицом;
- Гриф согласия - если документ согласуется col равным по статусу органом;
- Гриф одобрения - применяется при положительной оценке документа;
- Гриф санкционирования - дает право на реализацию документа.
Кроме того, различают общий и частный грифы согласования. Общий гриф означает согласование документа в целом, а частный - только отдельных положений.
Этапы согласования документов
Процесс согласования документа обычно проходит в несколько этапов:
- Подготовка проекта документа;
- Направление документа на согласование заинтересованным лицам;
- Анализ проекта документа на предмет замечаний;
- Доработка документа по результатам согласования;
- Повторное согласование (при необходимости);
- Проставление грифов согласования;
- Утверждение и регистрация документа.
Таким образом, согласование является важным этапом подготовки качественного и легитимного документа.
Требования к оформлению грифа согласования
Помимо стандартных правил оформления грифа согласования, существует ряд дополнительных требований:
- Гриф печатается через 1 межстрочный интервал;
- Реквизиты грифа выравниваются по левому краю;
- Шрифт грифа должен совпадать с основным шрифтом документа;
- Размер шрифта грифа - 12-14 пунктов;
- Допускается выделение грифа курсивом или полужирным начертанием.
Соблюдение этих требований позволяет обеспечить единообразие оформления грифов согласования.
Гриф согласования в договорах
В договорах гриф согласования имеет ряд особенностей:
- Располагается под реквизитами сторон в правом верхнем углу;
- Оформляется от имени каждой стороны договора;
- Является подтверждением согласия сторон с текстом договора.
Гриф согласования значительно повышает юридическую силу договора.
Юридическое значение грифа согласования
Гриф согласования является важным юридическим реквизитом. Он подтверждает:
- Законность содержания документа;
- Компетентность лиц, согласовавших документ;
- Учет интересов заинтересованных сторон;
- Правомочность документа.
Отсутствие необходимых грифов согласования может повлечь признание документа недействительным.
Гриф согласования в системе электронного документооборота
В системе электронного документооборота гриф согласования и визы проставляются в виде электронной цифровой подписи. Это позволяет:
- Оптимизировать процесс согласования;
- Сократить сроки подготовки документов;
- Повысить прозрачность процедур согласования.
Особенности согласования распорядительных документов
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) имеют свои особенности согласования:
- Согласовываются только проекты, а не подписанные документы;
- Обязательно юридическое согласование;
- Согласование осуществляется сначала внутри организации, затем внешнее;
- Гриф согласования на таких документах не ставится.
Типичные ошибки при согласовании документов
Часто встречающиеся ошибки при согласовании:
- Пропуск лиц, чье согласование обязательно;
- Нарушение порядка согласования по старшинству должностей;
- Отсутствие даты согласования в грифе;
- Нечитаемые подписи в грифе;
- Размещение грифа не на положенном месте.
Алгоритм составления грифа согласования
- Определить необходимость согласования;
- Выявить заинтересованные стороны;
- Установить очередность согласования;
- Получить визы и составить грифы;
- Проверить правильность оформления.
Соблюдение алгоритма позволит избежать ошибок.
Перспективы развития процедуры согласования
В будущем можно ожидать дальнейшего развития электронного документооборота и связанной с ним автоматизации процессов согласования. Это повысит скорость и прозрачность подготовки документов в организациях.
