Доверенность на участие в тендере - это юридический документ, который подтверждает полномочия представителя организации-участника тендера. Такая доверенность требуется для того, чтобы уполномоченный сотрудник компании мог подавать заявки и предложения, вести переговоры от имени организации на торгах.
Правильно оформленная доверенность позволяет избежать проблем при подаче тендерной документации. Давайте разберемся, какие требования предъявляются к такому документу, из каких частей он состоит и как правильно его заполнить.
Общие требования к доверенности на тендер
Доверенность на участие в тендере должна соответствовать следующим требованиям:
- Быть оформлена на фирменном бланке организации;
- Содержать исходящий регистрационный номер и дату составления;
- Быть подписана руководителем и заверена печатью организации;
- Содержать паспортные данные и должность лица, которому выдается доверенность;
- Детально описывать полномочия уполномоченного лица.
Доверенности могут быть разовыми (на конкретный тендер) и долгосрочными. Срок действия разовой доверенности ограничен сроком проведения торгов. Долгосрочные могут выдаваться на срок до года.
Структура и реквизиты доверенности
Стандартная доверенность включает следующие разделы:
- Заголовок с указанием вида документа;
- Реквизиты организации, выдающей доверенность;
- Паспортные данные и должность уполномоченного лица;
- Объем передаваемых полномочий;
- Срок действия доверенности;
- Подпись руководителя, печать организации.
Рассмотрим подробнее содержание каждого пункта.
1. Заголовок доверенности
В заголовке указывается, что это за документ - доверенность. Например: "Доверенность No12345 от 17.05.2022". Здесь содержится регистрационный номер и дата составления.
2. Реквизиты организации
В этом разделе указывается полное наименование организации в соответствии с учредительными документами, ее юридический и фактический адрес, ИНН, ОГРН, КПП, банковские реквизиты. Эта информация берется из выписки ЕГРЮЛ.
3. Данные уполномоченного лица
Здесь указываются паспортные данные сотрудника, которому выдается доверенность: ФИО, серия и номер паспорта, дата выдачи, орган, выдавший паспорт. Также указывается должность этого лица в организации.
4. Полномочия представителя
Это самый важный раздел, в котором подробно перечисляются действия, на которые уполномочивается представитель организации. Например:
- Подавать заявки на участие в тендере, вносить в них изменения и отзывать;
- Представлять интересы организации при рассмотрении заявок заказчиком;
- Подписывать протоколы закупочных процедур;
- Подавать ценовые предложения от имени организации;
- Подписывать договор по итогам тендера.
Перечень полномочий зависит от правил конкретного тендера. Лучше указать максимально широкий список разрешенных действий.
5. Срок действия доверенности
Здесь указывается дата, до которой действует доверенность. Для разовой доверенности это обычно дата завершения тендера плюс несколько дней. Для долгосрочных доверенностей указывается период до 1 года.
6. Подпись и печать
Документ обязательно подписывается руководителем организации: генеральным директором или лицом, имеющим право первой подписи. Также ставится печать организации.
Образец доверенности на участие в тендере
Вот пример оформления доверенности с указанием всех необходимых реквизитов:
Доверенность No123 от 17.05.2022
ООО "Ромашка", ИНН 7756283012, ОГРН 1187746729834, адрес: г. Москва, ул. Летняя, д. 5, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, уполномочивает главного бухгалтера Петрова Петра Петровича, паспорт серия 4501 123456 выдан ОВД района Люблино г. Москвы 12.03.2010:
Представлять интересы ООО "Ромашка" при участии в тендере No1234, проводимом ООО "Лотос" для выбора поставщика офисной мебели. В рамках данных полномочий:
- Подавать заявку на участие в тендере, вносить в нее изменения, отзывать ее;
- Присутствовать при вскрытии конвертов с заявками;
- Подписывать протоколы заседаний тендерной комиссии;
- Подавать ценовые предложения от имени ООО "Ромашка";
- Подписывать договор по итогам тендера.
Срок действия доверенности: до 31.12.2022.
Генеральный директор _______________ /Иванов И.И./
Такая доверенность соответствует всем требованиям и позволит представителю компании полноценно участвовать в торгах.
Правила составления доверенности
Чтобы доверенность была корректно оформлена, придерживайтесь следующих правил:
- Указывайте должность лица, которому выдается доверенность, это обязательное требование;
- Перечисляйте максимально широкий круг полномочий, не ограничивайтесь только подачей заявки;
- Ставьте печать организации, без нее доверенность будет недействительна;
- Указывайте срок действия с запасом 2-3 дня после окончания тендера;
- Доверенность должна быть заверена нотариально, если этого требуют правила тендера.
При соблюдении этих рекомендаций у вашего представителя не возникнет проблем с полномочиями, и он сможет полноценно участвовать в торгах.
Выводы
Доверенность на участие в тендере - важный юридический документ, позволяющий аккредитовать представителя организации. Образец такой доверенности должен содержать все необходимые реквизиты и соответствовать установленным требованиям.
При правильном оформлении доверенность даст вашему представителю возможность действовать от имени компании в полном объеме на всех этапах тендера. Это повысит ваши шансы на победу и заключение выгодного договора.
Требования законодательства
Доверенности на участие в тендере регулируются гражданским законодательством РФ. Согласно статье 185 ГК РФ доверенность от имени организаций выдается за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами.
Также существуют отдельные требования к доверенностям для госзакупок. Они установлены ФЗ No44 "О контрактной системе". Доверенность для участия в гостендере должна быть нотариально заверена.
При участии в корпоративных или коммерческих тендерах правила могут быть менее строгими. Но лучше все же оформить нотариальную доверенность, чтобы избежать возможных проблем.
Способы оформления
Существует несколько способов оформления доверенностей на тендер:
- На фирменном бланке организации;
- В свободной форме на простом листе;
- У нотариуса;
- Через личный кабинет на портале госуслуг.
Бланк доверенности можно скачать на сайте компании или составить в Word. Главное включить все необходимые реквизиты.
Оформление у нотариуса или на портале госуслуг обеспечит юридическую значимость. Это особенно важно для гостендеров.
Срок действия
Срок действия доверенности на тендер устанавливается исходя из:
- Продолжительности самой процедуры торгов;
- Срока для заключения договора;
- Возможности подписания допсоглашений.
Рекомендуется устанавливать срок не менее 2-3 месяцев с запасом после предполагаемых дат. Это позволит иметь время на финализацию договора.
Доверенность для электронных торгов
Для участия в тендерах на электронных торговых площадках требуется регистрация уполномоченного лица и выдача ему сертификата ЭП.
Доверенность для электронных торгов может быть многостраничной, так как должна содержать:
- Полный перечень торговых процедур;
- Список действий на ЭТП;
- Разрешение на использование ЭП.
Лучше заранее уточнить требования конкретной электронной торговой площадки, например, РТС-тендер.
Продление и отзыв
Если срок действия доверенности истекает, а процедура тендера еще продолжается, нужно составить дополнительное соглашение о продлении полномочий.
Досрочный отзыв доверенности производится путем направления уведомления заказчику за подписью руководителя. Новый представитель должен предъявить оригинал своей доверенности.
При смене представителя рекомендуется заблаговременно подготовить новую доверенность, чтобы избежать простоя в работе с заказчиком.
Таким образом, правильно оформленная доверенность позволит полноценно участвовать в тендере и добиваться максимально выгодных условий по итогам торгов.
Риски при оформлении доверенности
Неправильно оформленная доверенность чревата следующими рисками для участника тендера:
- Отказ в допуске к торгам из-за несоответствия документов;
- Ограничение полномочий представителя;
- Невозможность подписания протоколов;
- Проблемы при заключении договора;
- Отстранение от участия на любом этапе.
Чтобы этого избежать, нужно тщательно следовать требованиям к оформлению. Используйте проверенные образцы доверенностей или образцы с сайта заказчика.
Особенности доверенностей для РТС-тендер
Электронная торговая площадка РТС-тендер имеет свои требования к доверенностям:
- Доверенность выдается на подачу заявок и участие в процедурах закупок;
- Должно быть указано полное наименование РТС-тендер;
- Необходимо включить полномочия на использование ЭП.
Рекомендуется использовать типовые формы доверенностей, размещенные на сайте РТС-тендер. Это позволит учесть все требования площадки.
Актуализация доверенности
Со временем доверенность может устареть и перестать соответствовать действительности. Это происходит в случаях:
- Изменения наименования, адреса или руководителя организации;
- Замены уполномоченного лица;
- Добавления новых видов полномочий.
Чтобы доверенность сохраняла актуальность, нужно своевременно вносить в нее изменения или переоформлять при необходимости. Можно также выдавать разовые доверенности для каждого нового тендера.
Хранение доверенностей
Оригиналы выданных доверенностей рекомендуется хранить:
- В отдельном деле по доверенностям;
- Вместе с документами по конкретному тендеру;
- У сотрудника, которому выдана доверенность.
Желательно оставлять копии доверенностей в бухгалтерии и у руководителя организации. Это позволит оперативно отозвать или аннулировать доверенность при необходимости.
Грамотное оформление и хранение доверенностей - залог успешного участия в тендерах и заключения выгодных контрактов.
